“倒金字塔”的组织概念是一种新的管理思想潮流,通过将顾客置于最顶部,由位于中间的工人为其服务,而工人又得到位于底部的经理的支持,这种观点试图将重点重新放到市场和顾客需求上去。尽管这只是关于正式组织结构的一种概念而不是对其的实际描述,但这种思想代表了现代工作环境中组织的新趋势幕后的力量。这些趋势中有一个共同的主题——使必要的凋整形成不断的流程以提高成本效率,并使更多的员工参与到组织经营活动的各个方面。
缩短指挥链
典型的组织图说明了将各种职位与管理的逐个层次垂直联结起来的指挥链(chain of command)或权力流程。当组织的规模扩大时,因为更多的管理层加到了指挥链中,所以它们可能会变得更长。这就增加了一般管理费用,拉长了沟通距离,限制了高层和低层之间的接触并因此降低了决策速度。这就是为什么具有许多管理层次的“高长型”组织经常被指责缺乏效率和生产力低下的原因。目前的趋势就是取消不必要的管理层次使组织趋于流线型。扁平结构被认为是竞争优势的潜在源泉。
加宽控制幅度
控制幅度(span of contr01)是指直接向一个管理者汇报的人员的数量。当控制幅度很“窄”时,只有少数人受到直接监督;而“宽”控制幅度则表明一个管理者要同时监督许多人。宽控制幅度组织往往呈扁平型并有较少的管理层次,窄管理跨度则呈高长型并有较多的管理层次。高长型组织相比扁平型组织而言,成本较高,但是效率较低,缺乏灵活性并缺乏对顾客需求的敏感性。目前的趋势是向能缩短指挥链并增加员工授权的宽控制幅度发展。
减少统一指挥
传统的管理理论强调统一指挥原则——组织成员向一个并只向一个上级报告。这种一个员工对应一个主管的观点是为了避免员工从一个以上的来源获取工作指示时可能会产生的混淆。而矩阵结构的“双头领导”系统则颠覆了统一指挥。矩阵结构有意如此并试图以此改善横向关系和项目团队。在利用跨职能团队的结构中,统一指挥的统治地位也有所下降。目前的趋势是减少而不是增加组织中的统一指挥。
更多的委托和授权
所有的管理者和团队领导人都应当明确:哪些工作必须由他们自己完成,哪些可以交由其他人完成。这里我们要探讨的就是授权(delegation)——将工作分配和委托给其他人的过程。不幸的是,管理中一个常见的错误就是授权失败。一旦如此,管理者就很容易由于要承担那些可以并且应该由其他人完成的任务而超负荷工作。并且,授权失败会使其他人无法在工作中充分发挥其聪明才智。与此相对,好的授权使人们可以自由地发表意见,并以最好的方式完成各自的工作。举个例子,在利奥·马林成为三角洲航空公司的首席执行官时,他立即开始关注员工。他会见了整个系统中的所有员工,广泛征集他们的意见并重新鼓舞士气。他授予经理们更多的日常经营决策权,以加快解决问题的速度,并改善服务质量。目前的趋势是多一些授权,这样各个层次的员工就可以得到适当的授权,在他们自己的工作领域内进行决策。
分权与集权
经理们经常问的一个问题是: “大多数决策是应该由高层管理者统一做出呢,还是应该由各管理层次广泛讨论之后分别做出?”前者是集权(centralization),后者就是分权(decentralization)。实际上,这并不是一个二选一的选择。现代的组织可以进行较大程度的分权,但不会丧失集中控制。做到这一点可以利用计算机网络和先进的信息系统,它们可以使高层领导更容易地了解大范围内的日常事务。因为高层能够方便地获取经营成果信息,所以就允许更大程度的分权。如果出现意外,信息系统会及时发出警报,高层管理者就可以及时采取纠正行动。目前的趋势是较大程度的分权,同时利用先进的信息系统保持集中控制。
精简参谋人员
组织中参谋人员的任务在很大程度上就是给直线部门的人员提供专家意见和指导。这有助于维持参谋人员具有专长的领域的绩效标准。问题在于,参谋人员的规模可能变得过大,使得一般管理费用超过其具有的价值。这就是为什么在缩减规模和节约成本的努力中,裁减参谋人员通常是组织的首选之举。对任何组织而言,最好是形成具有成本效益的参谋人员成分——当然不要反应过度,以满足运营部门对专门技能的要求。对组织而言,目前的趋势是要尽量最小化参谋人员成分以提高经营效率。