沟通渠道的选择概述

层出不穷的新技术给职场中的人们提供了前所未有的沟通渠道的选择，选择一个最有效的沟通方式往往是成败的关键。

我们面对的问题并不是选择哪一种沟通渠道，而是在什么情况下怎样有效地运用某种渠道。每种沟通渠道都有自己的优势和劣势。先撇开这些利弊，我们来了解一下如何有效传递信息的总规则。遵守好这些准则可能会带来戏剧性的效果。在一项调查中，那些以“媒体敏感”著称的管理者——他们总是能给信息选择适当的传播渠道，得到更高评价的机会是他们不够“媒体敏感”的同仁的两倍。

注意语气

总的来说，口头沟通最适合于私人层面的沟通。比如，当内科医生和医院或者健康护理中心的行政人员通过口头沟通而不是其他没那么私人化的沟通方式交流时，他们的关系会得到改善，问题会减少。此外，口头沟通更加适用于需要视觉支持的信息传递，例如需要示范、展示图片或者幻灯片的时候。最后，当双方沟通需要即时反馈时，口头沟通也更加有效，比如在提问回答的环节或者快速回复某个观点的时候。

如果双方的沟通是相对正式的，最好选择书面沟通的形式(电子邮件除外)。对文字格式等要求比较严格时，书面沟通通常也是最合适的方式。另外，如果你要表达的意思比较复杂，需要信息接受者花一点时间思考的话，书面沟通也比口头表达更加合适。此外，如果你不想听到对方的疑义，也可以采用书面形式。最后，在需要保存记录的情况下，也应该使用书面形式。要注意的一点是，在职场上我们可以使用确认信函或者备忘录，以备在日后产生误解或者争议的时候作为参考。而手写的表达感谢或者同情的便条可以让对方感受到我们的细心，也增加了打印信息缺失的人情味。

注意公司文化

除了考虑与信息相关的因素，所在企业的文化也会影响对沟通渠道的选择。比如微软公司就非常喜欢用电子邮件，有一些员工的语音提示语竟然是：“如果你也是微软的员工，请尝试用电子邮件与我联系。”但在有些公司，员工却更倾向于使用语音留言，比如Silicon Gmphics公司的副总裁Kink Froggatt说过：“语音留言更加人性化，你可以听到留言者的语调，听出他们的热情，人们更加喜欢这样的感觉。”最近一项调查显示，那些按照公司规定使用电子邮件或者IM的员工甚至能得到更好的工作表现评价。除了考虑整个公司的总体偏好，我们还要考虑到某个部门甚至某个人的偏好。比如有些公司的电脑技术人员习惯于回复电子邮件，而另一些公司的技术人员可能更喜欢员工直接打电话报修；再比如，你的老板或者同事只有当你当面问他的时候才会回答，那你肯定会采用当面沟通的形式。

注意多沟通渠道的运用

在很多情况下，传递一个信息的时候同时用到口头和书面两种方式是非常明智的。这种看似多余的做法实际发挥了两种沟通方式的优点，适用于以下一些场景：

• 在演讲的时候，给听众分发书面材料或者演讲大纲。
• 在邮寄信件、发电子邮件或者传真以后，再打个电话确认，或者先打个电话，再着手准备要传递的材料。
• 呈递上报告或者计划书以后，再和对方约时间面谈。

实际上，你常常没有选择沟通方式的机会。但是，当你正确地选择沟通方式，会让你的信息更加清晰和有效。本章的职场贴士和技术指导可以指导你礼貌并且有效地利用电子的沟通方式。