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新董事就职过程

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新上任的执行董事或者非执行董事应该花费一定的时间和董事长在一起,这是就职过程安排适当的一部分,无论对执行董事还是非执行董事都适用。除此之外,非执行董事还必须有一定的计划时间去直接了解组织经营的资源和员工,并且还要花费一定时问和执行董事在一起以了解他们的工作。在执行董事被任命的大约前6个月当中,执行的职责不可避免地会优先占用他们的时间。仅仅是因为这个原因,在这一阶段董事长暂时取消与该执行董事有关的一些简短、计划良好的生产性会议的做法就很重要,这有助于确保他们成为高效的董事会成员。

如果新董事打算在合理的短暂时间内就能够很好地承担其角色,适当的就职过程对于所有的新董事而言都非常重要。执行董事需要逐渐熟悉他在公司内的特定的执行角色,但是所有董事应该知道通常公司是如何被管理的,特别是公司如何和顾客、供应商和员工建立良好的关系,以及公司员工是如何被组织和激励的。如同董事长引导他们进入董事会事务一样重要,董事会的风格、在会议上以及会议之外的事务是如何被处理的、报告的方式以及信息被提交的方式也同样重要。对每个董事会成员作简要了解会非常有用,包括他们的个性、他们特有的专长和经验。董事长也可以就这些相同的内容说明新董事如何能够促进董事会达到更好的平衡,以及如何帮助董事长更高效地领导董事会和管理董事会事务。新任命的董事也要熟悉公司的历史、政策、个性和文化等重要方面。新董事还必须了解公司的战略目标以及在过去一年左右董事会会议所讨论的主要问题。知道董事会在未来可能面临的问题也同样重要。

对于新董事如何在董事会会议上表现得更好以及如何赢得其他董事们的接受和尊重也应该进行指导。这个方面尤其重要,因为如果新董事没有被他的同事们认为是一位值得尊重的同事,那么他或她不会成为被接受的董事会成员。除非在最初的3个月左右就达成这一印象,否则新董事被接受可能就会成为一个难题,并且最终导致该董事任命的完全失败。

公司秘书在最初的这一阶段也可以发挥积极的作用,因为他在多个方面为董事会及董事会成员服务。例如,新董事应很好地了解公司章程和组织条例,而公司秘书可以在这方面担任一个有用的向导。就职应了解内容的列表,这一过程至少应包括如下内容:

  • 公司通常是如何被管理的。
  • 公司如何与其主要利益相关者建立良好关系。
  • 公司员工如何被组织和激励。
  • 董事会的风格。
  • 董事会事务被如何处理。
  • 所提交的董事会需要的信息和报告。
  • 每一位董事的个性、专长和经验。
  • 新董事的优势。
  • 任命者如何向董事长提供帮助。
  • 董事的历史、个性、文化和政策。
  • 公司的战略目标。
  • 过去一年左右董事会的主要议题。
  • 董事会可能面临的问题。
  • 董事会会议和其他会议上的举止。
  • 公司章程和组织条例。
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