工作分析一般采取以下五个步骤。
成立工作分析的工作组
一般包括数名人力资源专家和多名工作人员，它是进行工作分析的组织保证。工作组首先需要对工作人员进行工作分析技术的培训，制订工作计划，明确工作分析的范围和主要任务。同时，配合组织做好员工的思想工作，说明分析的目的和意义，建立友好的合作关系，使员工对工作分析有良好的心理准备。
其次，工作组还需要确定工作分析的目标和设计职位调查方案。在一开始，确定工作分析所获信息的使用目的。信息的用途直接决定了需要收集哪些类型的信息，以及使用哪些方法来收集这些信息。在此基础上，工作组对信息调查方案进行设计，不同的组织有其特定的具体情况，可以采用不同的调查方案和方法。当然，如果能够把工作分析的任务和程序分解为若干工作单元和环节，那将更有利于工作分析的完成。
收集与工作相关的背景信息
工作分析一般应该得到的资料包括：劳动组织和生产组织的状况、企业组织机构和管理系统图、各部门工作流程图、各个岗位办事细则、岗位经济责任制度，等等。
很多组织都会有自己的“定岗、定编、定员”的具体规章制度，这些背景信息将会为下一步调查和分析过程产生重要的影响。其中一个最重要的作用在于，它能帮助工作分析人员进行有效的清岗工作，即对组织当前所有部门的岗位进行清理。在背景信息的帮助下，通过与该组织的人事部门工作人员进行讨论，分析人员能够清楚了解组织各个部门的岗位以及各岗位上的人数和大致的工作职责，并可以用一个标准的职位名称来规范各岗位。
收集工作分析的信息
职位调查是调查收集和工作相关的资料，为正确地进行编写职位说明书提供依据。这个阶段的任务是根据调查方案，对组织的各个职位进行全方面的了解，收集有关工作活动、职责、工作特征、环境和任职要求等方面的信息。在信息收集中，一般可灵活地运用访谈、问卷、实地观察等方法来得到有关职位工作的各种数据和资料。职位调查是工作分析中十分必要的准备工作，它的真实程度以及准确性直接关系到工作分析的质量。
整理和分析所得到的工作信息
工作分析并不是简单机械地积累工作的信息，而是要对各职位的特征和要求做出全面说明，在深入分析和认真总结的基础上。创造性地揭示出各职位的主要内容和关键因素。整理和分析过程应该包括以下三个措施：
- 整理访谈结果和调查问卷，剔除无效的访谈信息和调查问卷，并按照编写职位说明书的要求对各个职位的工作信息进行分类。
- 把初步整理的信息让在职人员以及他们的直接主管进行核对，以减少可能出现的偏差，同时也有助于获得员工对工作分析结果的理解和接受。
- 修改并最终确定所收集的工作信息的准确性和全面性，以作为编写职位说明书的基础。
编写职位说明书
职位说明书在企业管理中的作用非常重要，不但可以帮助任职人员了解其工作，明确其责任范围，还可为管理者的决策提供参考。一般而言，职位说明书由工作说明和工作规范两部分组成。工作说明是对有关工作职责、工作内容、工作条件以及工作环境等工作自身特性的方面所进行的书面描述。而工作规范则描述了工作对人的知识、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。当然，工作说明和工作规范也可以分成两个文件来写。