什么是劳动合同管理
劳动合同管理是指根据国家法律、法规和政策的要求，运用组织、指挥、协调、实施职能对合同的订立、履行、变更和解除、终止等全过程的行为所进行的一系列管理工作的总称。劳动合同管理是人力资源管理中重要的一个环节。加强劳动合同管理，提高劳动合同的履约率，对于提高劳动者的绩效，激发劳动者的积极性，维护和谐的劳动关系，促进企业的健康发展来说具有十分重要的意义。
劳动合同管理的内容
劳动保障行政部门和用人单位对劳动合同的管理主要有以下几个方面的内容：
1．建立一套科学的劳动合同管理制度，包括相配套的管理办法，如制定劳动合同行为规范、提供示范合同或标准合同范本等。
2．督促、检查、指导用人单位与劳动者依照劳动法律、劳动法规及有关政策签订劳动合同，切实履行劳动合同。通过引导的方法和服务的手段使劳动合同当事人双方的行为依法实施。这项管理内容贯穿于劳动合同订立的事前或事后。
3．对用人单位的劳动合同管理工作进行业务指导。例如，帮助用人单位建立关于劳动合同归档保管制度，劳动合同执行情况的定期检查、统计制度，以及与劳动合同履行相关的职工工资、职级晋升档案和职工医疗期等台账。
4．制止和纠正违反劳动法律、法规、政策和劳动合同的行为。根据《劳动法》第85条的规定，劳动保障行政部门对违反劳动法律、法规的行为有权制止，并责令改正。如用人单位非法招用未满16周岁的未成年人、诱骗劳动者签订劳动合同从事非法活动、拖欠职工工资、非法限制职工人身自由等，劳动保障行政部门除依法采取行政处罚手段责令改正外，需要追究刑事责任的，还应移交司法机关处理。
5．用人单位应设立专门的部门和指定专人管理劳动合同，除制定劳动合同书管理的具体办法外，还应制定与劳动合同运行相配套的各项制度，如考勤制度、奖惩制度、分配制度等。
劳动合同管理的作用
(1)加强劳动合同管理，有利于促使劳动合同依法订立严格履行。现阶段，由于人们的法制观念和合同意识还不强，不依法订立和履行劳动合同的现象在不少地区和单位不同程度地存在着。有的单位不尊重劳动者的合法权益，单方面拟定合同条款，包办签订劳动合同；有的劳动合同条款未能体现公平原则，只规定劳动者违约应承担的责任；有的劳动合同条款不清，标的不明，例如有的用人单位随意变更劳动合同约定的工种和期限；有的用人单位和职工违反法律规定擅自解除劳动合同。这些问题的存在，造成了矛盾和纠纷，导致劳动合同无法履行。通过加强劳动合同管理，及时发现和纠正劳动合同订立和履行中存在的问题，维护劳动合同的严肃性，可以有效地提高劳动合同的履约率。
(2)加强劳动合同管理，有利于提高劳动合同双方遵守和执行劳动合同的自觉性，促进劳动关系的稳定和发展。随着用人制度的改革，劳动合同履行中的问题越来越多。在一些国有企业，劳动者“跳槽”的现象十分严重，有的劳动者没有“合同”观念，合同期限未满即不辞而别，给企业生产带来困难，影响了企业的发展；而在一些非国有企业，用人单位违反劳动合同规定，随意解雇职工的现象很严重，给劳动者的就业和生活造成很大困难。以上两种情况，都严重影响劳动关系的稳定，甚至引发恶性事件。因此，通过加强对劳动合同执行情况的监督检查，教育劳动合同主体双方严格履行劳动合同，并对违约者给予一定的处罚，对于劳动关系的稳定和健康发展，维护双方的合法权益，促进企业内部生产秩序和工作秩序的稳定，提高企业的经济效益，都具有十分重要的意义。
(3)加强劳动合同管理，有利于预防和减少劳动争议，促进企业劳动制度改革的深化。据对因劳动合同的原因发生的劳动争议案件分析，大致有以下几种情况：劳动合同这种法律形式尚未被劳动关系双方所认识，体现在行动上，不能按劳动合同条款办事；劳动合同制度不完善，尤其缺乏必要的劳动合同管理制度，对在执行中出现的问题，难以通过制度加以约束和解决；由于对劳动合同监督检查不力，无法及时发现和处理劳动合同履行各个环节出现的问题等。加强劳动合同管理，包括进行法制教育，健全各项管理制度，开展监督检查等活动，使劳动合同制度化、规范化，就可以有效地防止劳动争议案件的发生；一旦发生矛盾和纠纷，也能及时发现和采取有效的处理办法，从而使双方的矛盾和纠纷得以缓解和解决。
作为一种新型的用人制度，劳动合同制度已在全国普遍推行，但是，巩固和发展还需要漫长的路程。加强劳动合同管理，是巩固和发展劳动合同制度的重要环节。通过加强劳动合同管理，提高劳动关系双方对劳动合同制度的认识，发挥劳动合同制度的优越性，这项制度就能在调动劳动者的积极性、提高企业的经济效益方面发挥更大的作用。
劳动合同管理的方式
1．劳动保障行政部门加强劳动合同管理的主要方式
对用人单位和劳动者进行政策指导、咨询服务、监督检查以及提供劳动合同范本、开展劳动合同鉴证等，是各级劳动保障行政部门加强劳动合同管理的主要方式。
(1)宣传贯彻劳动法律、法规，促使双方当事人依法签订和履行劳动合同。劳动保障行政部门应当通过开展普及劳动合同基本知识和劳动法律、法规的宣传教育活动，帮助用人单位和劳动者学习掌握劳动合同的法律知识以及违反劳动合同应当承担的法律责任，促使当事人依法订立和认真履行劳动合同。
(2)进行经常性的执法监督检查工作，发现劳动合同订立和履行中的问题并及时解决。劳动保障行政部门对用人单位与劳动者之间是否订立以及履行劳动合同的情况依法进行执法监督，开展定期或不定期的检查，有助于当事人提高劳动合同的法律意识，强化劳动合同的法律约束力，从而保证劳动合同制度的顺利推行。在检查中，要吸收用人单位主管部门和各级工会参加。工会有依法维护劳动者合法权益的权力，充分发挥工会的作用，不仅能有效地维护劳动者的合法权益，也能调动劳动者的生产积极性，帮助用人单位提高经济效益，形成“双赢”局面。
(3)实行劳动合同鉴证制度，掌握劳动合同订立、变更、解除、终止等环节的动态情况。劳动合同鉴证是劳动保障行政部门依法审查和证明劳动合同真实性和合法性的一项有效的监督、服务手段。劳动保障行政部门通过对劳动合同依法进行签证，可以及时发现合同双方当事人是否具备主体资格，合同内容是否符合法律、法规和政策的规定；合同签订是否符合平等自愿、协商一致的原则，合同条款是否完备，双方权利义务和责任是否明确，从而可以及时发现并有效地处理不完善合同、违法合同和假合同，使劳动合同的订立符合法律法规的规定，有利于把合同争议消灭在萌芽状态，一旦发生争议，由于劳动合同鉴证是具有法律效力的，它可以为劳动争议仲裁委员会和人民法院提供具有法律效力的证明，有利于及时准确地进行裁决和判决。
(4)对用人单位主管部门劳动合同管理工作进行业务指导。劳动保障行政部门除对劳动合同进行统一管理外，还应对本地区用人单位主管部门劳动合同管理工作给予业务指导，帮助他们建立健全劳动合同管理制度，帮助培训劳动合同管理人员，对企业内部劳动合同管理工作中出现的问题进行分析，找出原因，研究提出解决办法，推动用人单位加强内部劳动合同管理。
(5)建立健全劳动合同管理制度。劳动合同管理制度，是指劳动合同管理机关对劳动合同进行管理的具体手段，也是劳动合同主体双方必须遵守的规则。劳动合同管理制度，在很大程度上是通过建立制度来实现的，如果没有建立必要的管理制度，或者管理制度不完善，就难以有效地对劳动合同实施管理，影响劳动合同制度的实施。因此，必须研究建立一套必要的劳动合同管理制度，使劳动合同管理逐步实现制度化、规范化。从实践上看，一般要建立劳动合同签证制度、劳动合同履行情况检查制度、劳动合同档案制度、劳动合同统计制度以及劳动合同审查备案制度等。
(6)处理违法劳动合同。查处违法劳动合同，是劳动合同管理机关行使管理的重要内容。只有对违法者依法严肃处理，才能震慑违法者，同时教育大多数，提高合同主体双方的合同意识和法制观念，从而自觉履行劳动合同。
2．行业主管部门劳动合同管理的方式
行业主管部门是基层用人单位的领导机关和行政管理机关，对基层用人单位的经营管理活动负有领导责任，对用人单位的劳动管理也负有领导责任。劳动合同管理制度是用人单位劳动管理的重要组成部分。行业主管部门应当协助劳动保障行政部门对所属用人单位加强劳动合同管理制度，行业主管部门可以根据行业特点，结合企业改革及减人增效的要求，制定行业标准，指导所属用人单位开展劳动合同制度的基础管理工作，对本单位岗位进行测评和分类，按照精干、效能和科学合理的原则实行定员定额管理，合理确定领导组织，制定岗位规范和考评标准，明确职工岗位责任，为劳动合同的顺利履行打下基础。
根据职责范围，行业主管部门对用人单位的劳动合同管理可以开展以下几项工作：
(1)宣传劳动法律、法规和政策，提高企业经营者和劳动者的法制观念和劳动合同意识，为劳动合同制度在本单位的顺利实施奠定坚实的思想基础。
(2)培训业务骨干。帮助基层用人单位培训负责劳动合同管理的业务骨干，帮助他们系统地学习《劳动法》以及与《劳动法》相配套的法规规章，特别是有关劳动合同的法规和政策，提高他们的思想水平和业务素质。
(3)对劳动合同的订立和履行情况进行监督检查。与劳动保障行政部门相比，行业主管部门对所属用人单位的用人情况更了解，行业主管部门发挥自身优势，在职责范围内，检查和监督基层用人单位依法订立劳动合同、依法履行劳动合同的情况，作用明显。对不认真履行劳动合同的，给予批评教育，督促其认真履行；对违反劳动合同的，帮助其及时纠正。
3．用人单位劳动合同管理的主要方式
用人单位加强劳动合同管理，完善劳动合同制度，维护劳动合同制度的正常运行，能够有效地发挥劳动合同制度的激励作用，调动劳动者积极性，促进企业深化改革，提高企业经济效益。用人单位劳动合同管理制度主要有以下几种方式：
(1)完善劳动合同内容。用人单位应当经常检查已签订的劳动合同，对其中内容不符合《劳动法》及有关规定的条款进行修改，必备条款不全的应尽快补充；条款过于原则的，可与职工协商一致签订补充协议，也可将有关具体内容直接补充到劳动合同中。通过以上措施，使劳动合同比较全面细致地规定双方的权利和义务，使劳动合同易于履行。
(2)建立和运用切实有效的管理手段，促进劳动合同的履行。用人单位应建立劳动合同台账，对劳动者的基本情况、实际工作年限、劳动合同期限、劳动合同约定条款进行动态管理。有条件的用人单位，应当逐步实现管理手段现代化。
(3)建立和完善与劳动合同制度相配套的规章制度。用人单位要依照国家法律法规，建立健全支撑劳动合同制度运行的企业内部配套规章制度，包括工资分配、工时、休息休假、劳动保护、保险福利制度以及职工奖惩办法等，并把劳动合同履行情况与职工的劳动报酬、福利待遇联系起来，促进工资能多能少、岗位能上能下、人员能进能出的新型劳动用人机制的形成。
(4)强化劳动合同制度运行的日常管理工作。用人单位制定的实施方案应当经过职工代表大会或职工大会讨论通过，实施方案应就劳动合同签订、履行、变更、解除和终止等各个环节进行具体规定，作为劳动合同运行的依据。要对劳动者履行劳动合同情况主要是其个人工资、休假、保险福利、加班及奖惩等进行必要的记录。劳动合同期满前应提前一个月向职工提出终止或续订劳动合同的书面意向，并及时办理有关手续。
(5)落实劳动合同管理工作的责任制。用人单位要指定专职或兼职人员，负责本单位劳动合同的日常管理工作。通过培训，使劳动合同管理人员熟悉和掌握有关法律法规，做到依法管理，提高劳动合同管理水平。
(6)加强劳动合同管理制度的监督工作。工会和职代会要积极参与本单位劳动合同制度的建立和管理工作，监督本单位劳动合同的履行情况，对劳动合同履行过程中存在的问题和不足，提出意见和建议。劳动争议调解委员会也要做好本单位劳动争议调解工作，减少劳动争议的发生，保持劳动合同的正常履行。
劳动合同管理的措施
一、劳动合同鉴证
劳动合同鉴证，是劳动合同鉴证机关依法审查、证明劳动合同真实性和合法性的一项行政监督和服务措施。鉴证机关为地方劳动行政部门，其鉴证职能一般由劳动保障行政部门中的劳动仲裁办事机构具体实施，其管辖范围以合同签订地或履行地为标志具体界定。劳动合同鉴证的范围，及于我国境内各种用人单位和各种劳动者的劳动合同，包括法定应当鉴证的劳动合同和当事人自愿申请鉴证的劳动合同，包含劳动合同订立、续订、变更等各个环节。
根据有关立法规定，劳动合同鉴证系列活动如下所述：
1．鉴证审查的内容包括：(1)双方当事人是否具备签订劳动合同的资格；(2)合同内容是否符合法规和政策；(3)双方当事人是否在平等自愿和协商一致的基础上签订劳动合同；(4)合同条款是否完备，双方的责任、权利、义务是否明确；(5)中外合同文本是否一致。
2．鉴证过程中当事人应履行的主要义务有：(1)应当到场参加鉴证。其中，用人单位一方应当为法定代表人、主要负责人或者委托代理人；劳动者一方应为本人或委托代理人。(2)应当依法提交有关材料。其中包括劳动合同文本3份；法人单位法定代表人或非法人单位主要负责人的身份证明或授权委托书；非法人单位营业执照；劳动者身份证明；鉴证机关认为需要的其他材料。(3)应当按法定标准缴纳鉴证费。
3．鉴证机关对不同情况分别作下述处理：(1)对审查合格的劳动合同，应予鉴证，由鉴证人员在合同文本上签名并加盖鉴证专用章，注明鉴证日期。(2)当事人提供的合同文本及证明材料不完备的，应通知当事人补全。(3)对不真实、不合法的劳动合同，不予鉴证，并向当事人说明理由，在合同文本上注明。(4)对审查不合格的劳动合同，应指导当事人修改或重新签订，然后再办鉴证手续。
已鉴证的劳动合同，因其依据的法规政策发生变化而与现行法规政策有矛盾的，可免费重新鉴证；劳动合同鉴证后发现确有错误的，应立即撤销鉴证并退还鉴证费，或重新鉴证。
二、劳动合同备案
劳动合同备案，是劳动合同备案机关依法对劳动合同进行审查和保存，以确认劳动合同的订立、续订、变更和解除的一项监督措施。它由劳动保障行政部门和地方工会组织分别在各自职能范围内具体实施，以订立、续订、变更的劳动合同和解除劳动合同的事实为备案对象，表明对劳动关系存续和解除的确认。各种劳动合同的订立和解除都应当备案，而经劳动保障行政部门鉴证或批准的劳动合同不必再由劳动保障行政部门备案。
三、劳动合同示范文本
劳动合同示范文本，是由劳动保障行政部门统一制发的，为劳动者和用人单位订立劳动合同提供示范的劳动合同书。它具体表明劳动合同内容的基本结构，记载劳动合同的一般性条款。合同当事人双方一般应当按照合同示范文本的条款进行协商以确定合同具体内容，也可从实际出发增减部分合同条款。使用合同示范文本，有助于保证合同内容的完备性和合法性，以实现合同内容和格式的规范化。劳动保障行政部门对合同示范文本的设计，既要符合劳动法规政策对合同内容的一般要求，又要体现劳动关系的行业特色和职业特色，这样更便于对劳动合同订立的指导。
四、劳动合同履行的监督检查
我国《劳动合同法》第六章以七条的篇幅(第73—79条)，专章对劳动合同的监督检查作了规定。主要内容如下：
(一)监督检查机构的规定
国务院劳动行政部门负责全国劳动合同制度实施的监督管理。县级以上地方人民政府劳动行政部门负责本行政区域内劳动合同制度实施的监督管理。县级以上各级人民政府劳动行政部门在劳动合同制度实施的监督管理工作中，应当听取工会、企业方面代表以及有关行业主管部门的意见。
(二)监督检查内容的规定
县级以上地方人民政府劳动行政部门依法对下列实施劳动合同制度的情况进行监督检查：(1)用人单位制订直接涉及劳动者切身利益的规章制度及其执行的情况；(2)用人单位与劳动者订立和解除劳动合同的情况；(3)劳务派遣单位和用工单位遵守劳务派遣有关规定的情况；(4)用人单位遵守国家关于劳动者工作时间和休息休假规定的情况；(5)用人单位支付劳动合同约定的劳动报酬和执行最低工资标准的情况；(6)用人单位参加各项社会保险和缴纳社会保险费的情况；(7)法律、法规规定的其他劳动监察事项。
(三)监督检查权限的规定
县级以上地方人民政府劳动行政部门实施监督检查时，有权查阅与劳动合同、集体合同有关的材料，有权对劳动场所进行实地检查，用人单位和劳动者都应当如实提供有关情况和材料。劳动行政部门的工作人员进行监督检查，应当出示证件，依法行使职权，文明执法。
(四)其他配套规定
1．县级以上人民政府建设、卫生、安全生产监督管理等有关主管部门在各自职责范围内，对用人单位执行劳动合同制度的情况进行监督管理。
2．劳动者合法权益受到侵害的，有权要求有关部门依法处理，或者依法申请仲裁、提起诉讼。
3．工会依法维护劳动者的合法权益，对用人单位履行劳动合同、集体合同的情况进行监督。用人单位违反劳动法律、法规和劳动合同、集体合同的，工会有权提出意见或者要求纠正；劳动者申请仲裁、提起诉讼的，工会依法给予支持和帮助。
4．任何组织或者个人对违反本法的行为都有权举报，县级以上人民政府劳动行政部门应当及时核实、处理，并对举报有功人员给予奖励。
五、劳动手册
劳动手册是由劳动保障行政部门统一制发的，记载劳动者基本情况及劳动关系运行经历的，在依法填写后有合法证明作用的文书。其内容包括劳动者的姓名、年龄、性别、身体状况、住址、政治面貌、文化程度、学历和职业技能等级等项基本情况，工作经历和劳动合同订立、续订、变更、终止情况，各项保险费缴纳情况以及其他有关事项。除劳动者基本情况由本人填写外，其他事项一般由有关管理机关或用人单位负责填写。劳动手册经依法填写后任何单位和个人都不得随意涂改。劳动者在职期间，劳动手册可由用人单位保管，失业期间可由本人保管或者交就业服务机构保管。
六、劳动合同档案管理
劳动合同档案管理包括两个层次：
1．单位内部管理。用人单位内部的劳动合同管理机构，应当对本单位签订的劳动合同专门立案建档，分类管理，妥善保存。我国《劳动合同法》第50条特别强调，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存2年备查。
2．行政部门管理。劳动保障行政部应当建立经鉴证、备案和批准的劳动合同卷宗，为督促检查劳动合同履行和处理劳动争议提供帮助。微观和宏观层次的劳动合同管理，都包括设立台账卡片目录索引、卷宗等内容。
劳动合同管理的体制
我国劳动合同管理体制的基本框架，由行政管理、社会管理和用人单位内部管理构成。
劳动合同的行政管理，主要由劳动行政部门实施，用人单位主管部门也有一定的劳动合同管理职能。劳动行政部门作为劳动合同主管机关，对劳动合同进行综合和统一管理，在劳动合同管理体制中处于最重要地位。其管理职责主要包括：制定关于合同的规章和政策；指导用人单位实行劳动合同制度；实行劳动合同鉴证和备案；确认和处理无效劳动合同；监督劳动合同履行；统一制发劳动合同书；组织实行劳动合同制度的经验交流和理论研究；等等。
劳动合同的社会管理，主要是由劳动就业服务机构等社会机构和工会、行业协会、企业协会等社会团体，在各自业务或职责范围内，对劳动合同运行的特定环节或特定方面实行管理。其中特别重要的是职业介绍机构对劳动合同订立的中介和指导，工会对劳动合同履行的监督、对劳动合同解除的干预和对劳动争议处理的参与。
劳动合同的用人单位内部管理，即单位行政(主要是劳资机构)及其参与的劳动争议调解机构对劳动合同运行的管理。它是微观劳动管理的基本组成部分和组织劳动过程的必要手段。其内容主要包括：制定劳动合同制度的实施方案；组织和指导劳动合同的签订；监督劳动者和单位行政中有关机构对劳动合同的履行；结合劳动合同履行情况对劳动者实行奖惩；调解劳动合同协议；调研和总结实行劳动合同制度的经验和问题。