什么是职工档案

职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。职工档案是国家档案的组成部分。

职工档案的问题

企与企业建立劳动关系的所有员工的人事档案,既包括传统意义上的企业职工档案,也包括企业内的一般干部档案和流动人员档案。业劳动、人事部分在招用、分配、培训、审核、奖惩和任用。职工档案管理工作具有长期持续性的特点，尽管企业人事部门做了大量的基础工作，但仍有问题存在：

①对档案的重视程度不够、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，部分单位档案室的维护工作不到位，档案室硬件环境设施不齐全，难以达到最佳条件致使一些档案提前老化，给档案的使用寿命造成威胁；

②档案管理工作一般都是人事部门人员分管，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，由于兼顾其他212作，对档案维护投入时间少，档案信息收集意识淡薄，严重影响了档案管理水平，同时也增加了入档材料的遗失风险，给查找最新的职工档案信息带来不确定性和一定的困难；

③部分年代久远的档案材料纸张暗黄发脆、字迹模糊褪色难以辨认。如果能使用信息化手段及时将这些档案转化为电子档案，将最大限度地延续这些档案的使用价值，然而该企业职工档案信息化管理总体水平滞后，很多二级单位的档案信息库建设还处于摸索阶段；

④人事档案利用范围狭窄。提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小，频率低。

职工档案的管理建议

1.健全档案管理制度建立档案工作制度必须遵循以下要求：

①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；

②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用；

③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。

2.全面提升档案管理人员素质

①应加强思想教育，使管档人员深刻意识到档案管理工作的重要性；

②建7f管档人员业务培训的长期机制，通过分期分批次对管档人员进行学习培训，使管档人员可以更好地熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，切实掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，提高档案管理质量和工作效率，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

3．切实加快信息化建设步伐企业职工档案信息化是完善档案管理工作的当务之急与必然趋势。因此，必须要增加资金投入，依靠科技进步，利用计算机、扫描仪等电子设备，将纸质档案资料转变成电子资料存储，建立企业职工档案信息库，完善档案管理信息系统。而利用信息系统完成档案编录、检索、统计和查询工作，既可以提高查阅档案信息的时效性、准确性，又可以有效避免纸质档案的缺损。

4.积极发挥档案信息服务工作企业职工档案管理的最终目的在于“信息”服务，因此，管档人员要积极配合档案的查阅工作，发挥好档案信息的服务职能，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。