什么是组织知识储存

组织知识储存指组织将内、外对组织有价值的知识，经过选择与过滤和加工与提炼来进行知识萃取，将最终所获得的知识储存在适当媒介并设计多元、便利、简易的界面供组织员工使用，且依知识的类型、生命周期进行更新，以维持其效用谓之。

组织知识储存的其他定义：指组织将有价值的知识经过选择、过滤、加工与提炼后，储存在适当媒介内以利需求者能更便利、快速地撷取，并随时更新与重整其内容与结构。

组织知识储存的原因

储存的愈多，使用的机会愈多，价值愈高。

储存的愈多，愈容易吸收学习新知识及创造新知识。

避免成员流失，造成知识容易流失。

降低重覆开发与重蹈覆辙的损失与成本。

组织知识储存的分类

员工个人的知识储存

保留具有核心知识资源的员工，防止其流失。

当一个具有重要知识的员工即将离职时，组织应该安排包括主管及其下属，与一位知识蒐集专家，来进行一个深度、开明、融洽及具建设性的访谈，以将这位员工所掌握的重要外显知识(包括文件、合约、系统流程)与内隐知识(例如重要专案的经验与教训)仔细明确地记录下来。此外，应瞭解重要员工真实的离职原因，组织亦可透过此种资讯或知识的获取来从事「亡羊补牢」，以降低员工的离职率。

对于具有重要知识的离职员工，组织可以：

聘请其为顾问式讲座

聘请其兼差式地回来处理特殊的事件。

维持这些年纪稍长或退休员工间密切联酪的人际网路。

群组团队的知识储存

群组讨论的过程中，成员们花了许多心力在蒐集资料、分析、归纳各种内外部因素，所以当然是组织应该储存的重要知识。此种知识储存的主要效益包括：

当组织在下次面临类似的议题时，则有充分的资料可做参考，不用再重新投资于资讯的蒐集与分析。

对于没有参与会议的有关成员与部门，可以透过这项纪录以便清楚地瞭解决策的过程与思考的重点，并可马上进入状况。

可藉此瞭解组织的历史，形成一种组织的记忆，且可瞭解一些重要流程设计或决策背后的原因与诠释架构。

组织系统的知识储存

知识的记录储存应尽量地自动化与电脑化：

利用自动化的电脑辅助设计(CAD/CAM)来储存设计蓝图。

利用产品发展管理(Product Development Management, PDM)软体，来自动记录储存与整个产品发展生命週期相关的知识与资讯。

利用电脑辅助软体工程(Computer Aided Software Engineering, CASE)来自动记录，及储存资讯系统的分析设计文件。

利用工作流程软体(Workflow Software)来自动地记录，及储存工作流程之设计与管理的法则。

利用专案管理软体(Project Management Software)来自动地记录，及储存专案管理中主要的流程文件与报表。

利用群组抉策支援系统(Group Decision Support System, GDSS)来自动地记录，及管理会议的主要议题与内容。

利用专家系统(Expert System)将专家解抉问题的Know-how与法则自动地记录储存下来。