什么是科技档案管理学
科技档案管理学是研究科技档案的形成、特点、作用和科技档案工作的原则、方法及发展规律的一门新兴学科，是介于自然科学和社会利学之间的边缘学利。
科技档案管理学的研究内容
科技档案管理学研究的内容是科技档案及其组织管理工作。也就是说它的内容是：研究科技档案的形成过程及其规律性；科技档案的形成和本质；科技档案的种类、构造及其特点；科技档案工作的性质、原则以及科技档案的宏观管理、微观管理和现代化管理等。
科技档案管理学的性质
(1)科技档案管理学是档案学的一个分支学科
科技档案管理学是档案学的一个分支学科,它是从档案科学的发展中产生的。科技档案是档案中的一个门类,它和其它档案特别是一般政务档案相比,有很强的专业性,其内容构成复杂,在管理上也具有特殊性。因此,便产生了专以科技档案及科技档案工作为研究对象的科技档案管理学。它研究科技档案的本质属性、形成规律、种类和特点等,也研究科技档案工作的性质、科技档案的实体管理和信息的开发利用,以及科技档案事业的组织和管理,从而形成了有自身特色内容的理论知识体系。
然而,科技档案仍然是档案的一种,它在具有区别于其他各种档案的特殊属性的同时,更具有一般档案的共同属性。因此,人们首先还是将科技档案作为档案来加以认识和对待的,科技档案工作首先也还是一种档案工作。无论是从科技档案管理学的理论中还是从科技档案工作的实践中都可以看出这一点。例如,在科技档案管理学的理论研究中,在研究科技档案的本质属性时,首先应明确它作为档案的本质属性——原始记录性,然后再突出其自身的特质。在确定科技档案工作的基本原则时,首先也应全部反映一般档案工作的原则,即集中统一管理、保证科技档案的安全、完整,以及档案的有效利用,然后才是根据科技档案的特点,保证科技档案的系统性和成套性。
在科技档案工作的实践中,也随处可见一般档案工作的实践经验、理论对科技档案工作的影响和指导。人们采用一般档案工作的基本思路,将科技档案工作看作一个由若干相互联系、相互作用的业务环节组成的、具有一定结构和功能的有机整体,将科技档案工作分为科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等环节,在各个具体的环节中,也吸取了一般档案工作的经验和可取的做法。在此基础上,才能根据科技档案自身的特点,科技档案的产生、形成规律以及生产、科研工作的实践需要,切合实际地开展各环节的工作。
所以,科技档案管理学是对档案学理论的继承吸收和引申发展,它以档案学的理论知识为指导,在科技档案工作的实践中,逐渐形成自己的专业理论知识体系。这一方面用以指导科技档案工作的实践,推动科技档案事业乃至整个档案事业的发展,丰富档案学的知识内容;另一方面,它又随着科技档案事业的发展而不断地充实和丰富自身的内容。
(2)科技档案管理学具有科学学的分支学科——科研管理学的属性
科学学是一门把科学当作一种社会现象来研究的学科。科学学的研究对象是作为整体的科学及其与整个社会的关系。它不研究各门具体学科的理论和方法,而是把科学作为一个完整的体系来考虑,着重研究整个科学体系内部和外部的关系,并且把各方面的相互联系和相互作用有机地结合起来加以综合分析。它不仅要分析研究科学技术的内部运动和发展规律,同时要广泛地考察科学活动与各有关社会因素之间的相互作用,对科学内部运动和科学与外界的关系进行多方面、多层次的综合研究。
作为一门元学科,科学学正处于蓬勃发展与分化时期,它与其他学科相互作用、相互结合,不断产生出新的边缘性的分支学科。科研管理学就是其分支学科之一。
科研管理学作为科学学的一个分支学科,它不是研究与科学有关的各种因素及其关系,而主要是通过对科学活动的特点和科学研究活动的规律的分析,探讨如何才能对科学研究活动进行有效的管理,如何才能使社会的科学潜力和科学工作者的积极性得到充分的发挥,怎样的科研组织方式更合理等问题,以不断地提高科学研究的效率。
科技档案管理学具有科研管理学的属性,一方面是由科技档案管理学的研究目的决定的,即让科技档案工作更好地服务于科研、生产活动,以提高科研、生产活动的效率。更重要的是,这也是由科技档案管理学的研究对象——科技档案和科技档案工作的性质决定的。科技档案产生于生产活动和科技活动当中,记述和反映人们认识自然、改造自然的各种活动,是一种科技信息及其载体。
科技活动具有继承性的特点,任何一项科技活动都需要吸收和借鉴已有的科技成果。而科技档案又具有知识储备功能,它记载和存储前人或他人的科技成果、工作经验和其它有关的科技信息,对于人们进一步认识和探索自然具有启迪和参考作用,是在各种科研工作、工程和产品设计工作以及其他科学技术活动中可供继承和借鉴的必不可少的文献材料。
科技档案工作是伴随着科研、生产活动同时产生的,又是继续进行科研、生产活动的必要条件,这就决定了科技档案工作的性质。
科技档案工作是一种具有科技管理性质的工作,因为科技档案工作已经成为各种科研、生产活动管理的不可或缺的一部分。在企事业单位中,它是生产、技术管理或科研设计管理的一部分;在城市建设管理部门,它是城市规划、建设、管理的一部分;在其他专业技术部门,它是相关的专业技术管理的一部分。工程技术和科研人员在制定和研究技术规范、科研程序等技术工作中,注意了科技档案的形成与管理,科技档案工作者无不都是以自然科学技术的学科知识、技术规范为依据,来研究、论述科技文件的形成、管理、价值鉴定和开发利用的。
科学技术知识是研究科技档案管理的理论依据,而科技档案工作又是科研管理工作的组成部分。
它们密不可分的关系,在档案学术研究成果中得到了充分反映。以科技档案管理学的论著来说,王传宇教授编著的《农业科技档案管理概要》从章节设置、科技档案的分类到档案价值的判定、开发利用,都是以农业科学为基础理论来加以论述的。这既是一本科技档案管理著作,也具有农业管理著作的意义。
所以,科技档案管理学主要是通过对各专业的科技、生产活动的特点和科学研究活动的规律的研究,探讨如何对这些活动的知识产品或软成果进行妥善保管和科学管理,如何尽最大可能地挖掘科技档案中存贮的各种科技信息资源,其最终目的,是为各种科研、生产及其管理服务,为科研、生产活动提供可资借鉴的成果,使科研、生产的管理更加方便、科学,从而提高科研、生产活动的质量和效率。因此可以说,科技档案管理学具有科研管理学的属性,它是以特定的方法和角度对科技、生产领域的一个方面——科技活动的知识产品进行研究,探讨其规律,以利于科研、生产活动的进行。
(3)科技档案管理学具有信息科学的属性
信息科学以信息论和控制论为理论基础,并与电子学、计算机科学和自动化技术相结合,包含有仿生学、人工智能、系统工程等方面的内容,是一门以信息为对象,以研究信息本质及其运动规律为内容,以信息科学方法论为方法,以扩展人类信息功能为目的的科学。信息科学撇开对象的具体运动形态,把各种运动抽象成为一个信息转换过程,实施从信息输入、存储处理、输出信息、反馈的工作机制。它作为一门横断科学,既是多学科理论相互作用、相互渗透的产物,又发挥着一般科学方法论的功能,运用于越来越多的学科。
科技档案管理学也具有信息科学的性质。因为如果我们将信息科学的研究对象——信息具体化,便可以发现科技档案管理学的研究对象——科技档案和科技档案工作构成了一个信息系统。
各种科技档案中存储着各类科技信息,而科技档案的产生、收集、整理、保管、鉴定以及开发利用过程便构成了信源——信道——信宿这样一个完整的信息过程。因此,从信息科学的角度出发,便可认为科技档案工作、科技档案以及科技档案周围的环境构成了一个信息系统。对这样的信息系统,科技档案管理学的研究便可以立足于一个全新的高度,跳出科技档案工作的具体细节,从信息的观点出发,统揽全局。即从分析科技档案的运动状态和运动方式入手,考察科技档案所存储的科技信息的输入、输出渠道及方式,考察这些信息如何服务于科技、生产活动及其管理,以及后者对这些科技信息做出的反应、收集其反馈信息,以此探讨信息输入更合理的方式,根据反馈信息,寻求信息输出的方式和内容,以求得最佳效果。
有了这样的总体把握,再考察科技档案工作的各环境的具体工作,探明各个前后相续的环节所包含的具体的信息运动过程,并对这一过程作出必要的定量分析和描述,以期建立一个完整的科技档案信息模型,从而在整体上和逻辑上把握科技档案及科技档案工作的工作机制。
以前已经将系统论、信息论等方法用于科技档案管理学的研究,但运用融系统论、信息论、控制论于一体的信息科学的眼光来完整地考察科技档案及科技档案工作,这方面的工作在科技档案管理学的研究中还做得不多,只能作以上的粗浅设想。这是一个趋势,这不仅是科技、生产活动对科技档案工作的客观需要,也是科技档案管理学自身完善和发展的需要,是现代科学理论和方法的发展给科技档案管理学的研究注入的新生力量。
(4)科技档案管理学是一门新兴的应用型的边缘性学科
边缘性学科是两三门学科相互作用、相互融合而形成的学科,其作用和结合的方式主要有两种,一是在发生作用的各学科(原学科)的边缘地带,产生出一门新兴学科,这门新学科带有原学科的某种属性。另一种是用一门或两门学科的理论和方法,去研究另一学科的问题,以此产生出一门新学科,这种交叉学科的特点是研究对象属于某一门原学科。
科技档案管理学的产生就属于后一种情况。科技档案管理学的研究对象——科技档案和科技档案工作,究其本质是属于档案学的,而人们则更多地采用自然科学技术的理论和方法以及信息科学的方法论去研究它们,研究科技档案的本质、特点、形成规律以及科技档案的实体管理和开发利用,从而形成了科技档案管理学自己的理论知识体系。
由于科技档案管理学的研究对象和研究内容还属于档案学的范畴,所以,我们将它看成是档案学的一门分支学科。
科技档案管理学的发展
认识了科技档案管理学的学科性质,既使我们认识了它自身所独有的研究对象,也使我们全面了解了它与其他学科的区别和联系。我们认识其学科性质,是为了求得其更好的发展。在认识了其学科性质之后,就更有利于吸收和借鉴其他学科的研究成果,并可以恰如其分地对科技档案管理学的发展做出预测,从而对科技档案专业人员提出要求,以求科技档案管理学能如期发展。
科学的性质决定其研究的方法论和所涉及的知识,科技档案管理学也是如此。这就决定了科技档案管理学的研究内容将随着现代科学技术与生产方式的发展而发展,它也将因各种科学方法论的形成和发展而充实自己的方法论,从而提高其研究的水平,充实和丰富自己的理论知识体系。
在科技档案管理学的理论研究方面,也应该更多地运用现代科学的方法论。例如,可以更多地采用三论——系统论、信息论、控制论来分析科技档案工作及科技档案这一信息系统。也应该更广泛地将数学方法运用于研究,不仅是作一些简单的科技档案统计工作,更要将它引进更深入的研究工作。譬如,可以将数学方法结合现代化手段用于科技档案价值的鉴定,应用模糊综合评判的方法,根据科技档案的价值因素建立相应的模型,使科技档案价值的评估定量化,从科技档案价值量的具体计算和比较中评定其价值的大小,从而确定保管期限的长短和去留存毁问题。可以编制相应的程序,用计算机进行价值量的计算。还可以运用数学的方法,结合信息科学的理论,从信息的观点出发,根据用户提出的要求,建立科技档案信息模型,再通过模拟试验和相应的科技手段来实现该模型,以达到设计和改造该信息系统、使之更好地服务于科技、生产实践的目的。在目前和不久的将来,这些都是科技档案工作的目标,指导着科技档案工作的方向。