物资采购决策的概念

物资采购决策是指物资企业在进行物资采购前,对物资采购的对象、采购方式、采购渠道、采购数量等所做出的判断和决择。物资企业在采购时要解决下列几个问题:

1.采购什么物资?即确定采购物资的品种、规格等。

2.采购多少?即确定计划期企业采购物资的总量和分品种、规格的数量。

3.向谁采购?即企业确定进货的渠道、选择进货方式和供应单位。

4.如何订购?这是解决市场采购的形式和方法问题。如现货订购还是期货订购?同种物资向一家订购还是向多家订购?定量定购、定期定购、还是随机订购等。

5.一次订购多少?即决定订购的批量。

6.什么时间提出订购?即确定物资订购的时间和进货时间。

以控制和协调,以保证全面实现采购决策目标。

物资采购决策内容

(一)物资采购决策应遵循的原则

1.系统原则。物资采购是物资企业经营活动的开始,它对物资的销售,对企业的经营活动必将产生巨大的影响。系统原则,要求把企业的经营活动看成一个整体,它是由许多相互联系、相互作用的要素系统来共同完成的。这就要求物资采购决策要以企业经营整个系统的总目标为核心,求得实现整体的最优化。

2.量力而行原则。物资采购决策既要考虑企业的外部环境,即市场变化的规律,未来市场的发展趋势,同时还必须考虑到企业内部条件,即企业所拥有的优势和劣势、经营素质和能力,并把两者结合起来,从实际出发,量力而行。市场采购决策就是要在两者之间进行平衡协调,使决策既切实可行,又有较好的经济效益。

3.民主原则。企业决策解决企业重大问题,往往十分复杂,影响因素多,牵涉面广。为解决这样的问题需要多方面的协调,这就是发扬民主,倾听各方面的意见,集中群众智慧、经验,提出不同意见的修改补充,才能保证决策的正确性。决策如能具有广泛的群众基础,有利于转化为群众的自觉行动。

4.创新原则。物资采购是与外部环境联系非常密切的经营行为,而外部环境复杂多变,使企业经常面临许多新问题,没有现成的解决方法。创新,就是要冲破旧框框,丢掉老习惯,发扬创新精神,创建新思想,开辟新路子,寻找新方法。

5.讲究效益原则。讲究效益是企业经营决策的根本目的,也只有重视决策的经济效益,才有决策的价值。物资采购的目标是要及时地组织适销对路的物资,满足供应任务的需要,最大限度地降低采购成本,增加利润,最终有利于提高经济效益。在选择优化方案时,经济效益的论证是最主要的。应当说明,物资采购经济效益不仅是企业经济效益,而且还要考虑社会效益,这是物资企业特有的地位所决定的。

(二)物资采购渠道决策

物资采购渠道是指与物资供应和销售相关的各种社会产品的来源,即到哪里去采购物资,向谁去采购物资。由于物资来自国内生产、国外进口、国家储备、以及社会潜在物资的利用等若干方面,因此,物资企业的采购必然反映出多渠道、多方面特点。

1.物资采购渠道的分类。(1)按分配方式的不同,分为:①计划内物资分配渠道,即通过计划分配,企业获得物资资源的渠道。国家分配物资是通过物资订货获得的。在订货会上供需直接见面,经过双方就具体的供货条件、供货时间及一些技术、经济问题共同研究和协商后,签订供需合同和协议;②计划外物资采购渠道,即计划分配以外的所有物资资源采购渠道。随着我国社会主义市场经济的发展和完善,计划分配物资的品种和数量越来越少,而市场采购的物资则成为企业物资来源的主导方面。(2)按所有制性质,分为:①全民所有制企业采购渠道;②集体所有制企业采购渠道;③中外合资企业采购渠道;④中外合作企业采购渠道;⑤外商独资企业采购渠道;⑥国内私营企业采购渠道。在上述若干条采购渠道中,占主导地位的是全民所有制企业和集体所有制企业两条主要渠道。

(3)按物资的地区来源不同,分为:①地产资源渠道,即本地区生产的物资进货渠道;②外区调入资源渠道,即由兄弟地区生产的物资,调入本地区作为采购对象时,形成的采购渠道;③国外进口物资资源渠道,即由国家外汇进口,并调给本地区的物资资源和地方外汇进口的物资资源所形成采购对象时的物资采购渠道。(4)按物资的经营分工,分为:①系统内物资采购渠道,即在物资系统内获得物资资源的渠道;②系统外物资采购渠道,即除了物资系统内所获得的以外,所有物资资源渠道。(5)按部门不同,分为:①工农业生产部门的物资采购渠道;②国家储备拨入物资采购渠道;③国外进口物资采购渠道;④社会收购物资采购渠道。

2.物资进货渠道的选择。随着我国社会主义市场经济的发展和完善,市场采购渠道已成为物资企业主要的进货渠道。

目前,物资部门、教育部门、工业部门和生产企业等都经销生产资料,不同的物资供应渠道都具有不同的特点。在进行物资采购时应对各渠道、各供应单位进行充分的了解,并结合企业自身的经营特点,对物资供应者进行对比分析和经济比较,从中对物资采购渠道进行选择。

选择、评价供应单位的一般标准是:(1)物资质量合适。物资质量是实现物资功能的保证。如果质量过低,则会影响到生产和销路,影响企业信誉,所以在进货前,必须首先对物资的质量进行考察。但如果物资的质量过高,或功能过于繁多,则经常会伴随物资价格的提高,这往往是花费一定的代价购买了物资不必要的功能。所以物资的质量要合适,而不是越高越好。(2)价格低。进货成本在很大程度上影响着企业的经济效益。如果物资无法以合适的价格订购,就会直接影响到企业的经营。物资价格偏高,则经营成本偏高,从而直接影响到企业的利润和物资的销路。物资价格过低,则可能是物资质量过低,这样就会减弱所经营产品的市场竞争能力。需要说明的是,价格标准需结合其他选择标准,如运输条件、服务质量等因素一起进行综合评价。(3)费用省。选择进货单位时,要全面衡量运输费用、订购费用和储存费用等各项费用支出。有时某一项费用支出增加,会使别的费用支出减少,或某项费用减少,而其他费用增加,因此,应以总费用支出最小作为评价标准。在物资质量、价格等条件合适的前提下,就地就近选择供应单位,对节省运输费用和储存费用有很大好处,也便于加强同供应单位的联系。(4)交付及时。供应单位能否按商定的交货期限或交货条件组织供货,会直接影响到物资企业经营活动的连续性,因此它也是选择供应单位的一个重要标准。交货及时,信誉高的供应单位,自然是需用单位选择进货的重点对象。交货的及时性一般用合同完成率或委托任务完成率来表示。(5)服务好。物资企业在组织物资采购,选择供应单位时,还应比较供应单位所能提供的服务。例如,各种技术服务项目、方便订购者的措施、为进货者节省费用的措施等。

此外对各个供应单位的生产能力,技术力量,成品储备能力,生产稳定性,管理水平等方面,也要进行比较,这样有助于在选择供应单位、掌握理想的进货渠道方面作出正确的决策。

(三)物资采购方式决策

物资采购方式是指物资企业作为需方同供货单位建立买卖关系,实现物资购销所采取的交货形式和组织方法。物资采购方式决策则是从采购实现的程度、市场经济环境、企业人力、物力、财力消耗大小及企业经济效益等方面,选择交货形式和组织方法的过程。不同的采购方式具有不同的特征和实现条件,在决策采购方式时应具有针对性。

1.按物资管理权限划分的采购方式。(1)计划订购,是指物资企业按照国家和地方政府下达的计划分配指标,向指定的生产企业购进物资的一种进货方式。其供需衔接一般是在物资主管部门召开的订货会议上,通过与供货单位签订购销合同来实现的。(2)市场选购,是指物资企业根据以销定进的原则和择优选购的原则,自主购进非指令性计划分配物资的一种采购方式。其供需衔接是由物资企业和供货单位双方在自愿互利的基础上,通过市场来实现的。

2.按购进物资的交割时间划分的采购方式。(1)现货采购,是指物资企业同供货单位协商成交后,即时交割。这种订购形式灵活性较大,较能适应需要的变化和市场行情的变动。

(2)远期合同订购,是指一种预先买卖,供需双方协商成交,约定交割时间。远期合同订购有利于获得稳定的资源,能加强供需的计划性,密切供需双方的关系。通常对需要量大、需用规律明显的物资,可采用远期合同订购方式。

3.按企业内部业务分工划分的采购方式。(1)集中采购,是指物资企业内部实行进销分工,专门设立进货部门,统一负责企业经营范围内的物资采购工作,然后按进销衔接计划分配给各有关销售部门的采购方式。(2)分散采购,是指物资企业内部实行进销合一,由各销售部门根据销售任务自行组织采购业务的采购方式。

4.按采购时间划分的采购方式。(1)随时采购,是指物资企业根据市场状况和供求关系,随时到市场采购物资的采购方式。(2)定时采购,是指企业根据采购计划,确定采购时间的采购方式。也就是说定时采购的周期基本相同。

物资采购决策的要求

1.积极收购,促进生产。物资企业的进货工作,同工业企业的再生产有着密切关系。进货管理必须从促进生产,保证供应出发,在国家计划的指导下,加强市场调查和预测,及时反映市场情况,做好产需衔接。根据国家计划分配指标和市场需要,通过签订产销合同,促进物资生产部门按需生产。同时,积极、及时地收购物资,充分发挥物资企业的“蓄水池”作用,使社会再生产顺利进行,国民经济不断发展。

2.扩大资源、保证供应。物资企业的中心任务是组织好物资的销售工作。这首先要有适销对路的物资和可靠的物资来源。为此,物资企业要在积极支持工业企业挖潜增产的同时,广泛开展物资节约、综合利用、协作串换、调度调剂和清仓利库等工作,千方百计地广开门路,挖掘资源潜力。要按照市场供应的需要,及时收购数量足够、质优价廉、适销对路的物资,以保证市场供应。

3.正确处理产销矛盾,搞好工、物关系。物资进货体现着工业企业和物资企业之间的产销关系。由于工、物双方在社会再生产中所处的地位不同,在根本利益上一致的前提下存在各自相对独立的经济利益,因而,物资的生产和需求之间总会存在某些矛盾。工物双方在衔接产销关系时,就必然会出现这样和那样的矛盾,如物资数量多少、质量好坏、价格高低、交货早晚等,这就要求工物双方应当遵循社会生产原则,密切协作、互相支持、共同协商,以求得正确解决。物资企业在进货工作中,要从支持生产、促进生产出发,及时反映市场供求变化情况,并主动同工业生产企业一起处理好产销矛盾和相互关系,做好产销平衡工作,以保证生产和流通的正常进行。

4.做好进货组织工作,保证进货计划的实现。物资进货是一项十分细致复杂的业务活动,在进货管理中,要建立和健全进货机构和进货制度,采用科学的进货管理方法,科学地做出进货决策和编制进货计划,正确选择进货渠道和进货方式,认真签订进货合同,经常监督检查进货计划和合同的执行情况,及时解决进货业务中的问题,以不断提高进货业务水平和工作效率,保证进货计划的顺利实现。

物资采购决策的影响因素

(一)决策者与采购者

物资企业采购决策的制定、采购结果的好坏,主要取决于物资采购的决策者。人们说,企业竞争的本质是人才的竞争,在物资采购决策上同样表现为决策者的水平。决策对于物资企业具有战略性质,决策正确与否,对企业的发展方向和经营成果具有决定性作用。物资企业采购的决策者是企业负责分管采购的经理与采购管理负责人等共同组成的群体,他们要对社会经济形式、市场状况等做出正确的判断,提出物资采购的总体决策。在总体决策下,由分管各品种物资的负责人,进一步做出具体采购决策,并制定采购计划。

采购者是具体执行采购业务的人员。他们的主要任务是落实领导,即采购决策人所制定的采购计划,与市场进行业务衔接。应当说明,采购者同时也是决策者。当市场发生变化,采购者要对采购的形式做出判断,并在决策总目标的前提下,决策具体的采购业务的实施。

(二)市场变化因素

随着社会主义市场经济的发展,物资市场变得更加活跃,同时也更加复杂,物资采购要经常研究、分析影响物资采购决策的市场变化因素。社会需求为物资企业经营提供了生存和发展的机会,但由于社会需求受各种复杂因素的影响而不断变化,它能给经营者提供机会,但与此同时往往又孕育着风险。影响采购决策的市场变化因素随着经济的发展而日趋复杂,采购决策应在复杂的市场环境中牢牢把握以需求为中心的原则,特别要把消费者的社会需要和企业本身的资源和特长结合起来,扬长避短地开展经营活动。有市场,就有竞争,而竞争者的存在使企业制定采购决策战略更显得必要。变化的市场、变化的竞争者要求经营者要有相应变化的战略和战术,只有这样才能在采购竞争中取得或保持自己的优势。

(三)采购决策的一般过程

1.确定决策目标。是指企业经营活动所希望实现的成果或完成的任务,它既是决策的出发点,又是决策的归宿。采购决策目标应规定得具体明确,即要求:(1)目标是单义的。对目标只能有一种理解,不能说可以这样解释,又可以那样解释。

例如,采购什么物资,采购物资的质量标准等。(2)目标是能层层分解、层层落实的。采购目标要能具体落实到科室班组,以至每个职工,使基层的采购目标为企业的总采购目标服务。(3)明确达到采购目标的衡量标准。

2.拟定各种可行性方案。是指针对采购这一经营问题,具体实施的设想方案。在采购决策中,必须尽可能多地寻找可行性方案,以便进行选择。如果只有一个方案,就无选择余地,那么就不称其为决策了。在拟定采购决策方案时,要求做到:(1)尽可能找到各种可供选择的采购方案,即所谓整体的详尽性。如有遗漏,则在选择方案时,就可能不是最佳方案。(2)备选的方案之间要有差别,相互排斥,即相互排斥性。选用甲方案就不用乙方案,只有这样才能防止漏掉方案。设想的初始方案,需要进一步加工。例如,对采购的费用、资源的可能、人员的配备等都应反复的测算,严格的论证,从而使决策方案更加完备。

3.选取最佳方案。在物资采购的各种方案拟定出来后,需进一步对其进行全面详尽的论证和评价,以便从中选取最佳方案。在评价物资采购决策方案时应从方案的效果、利益、可行性等多方面进行考察。由于物资采购的有些目标不能完全定量化、且经营形式又是经常变化的,有时常常不具备选择最佳方案的条件,此时应在多个可行方案中选出认为最满意的方案。

4.实施和执行决策方案。确定了采购决策的最佳方案后,决策过程并没有结束,还必须落实执行最佳方案。一方面要按照采购的任务和目标,层层分解,落实到人;另一方面,在执行中建立完善的采购信息反馈系统,收集执行情况与预定决策方案的目标对比情况,发现问题,查明原因,及时采取措施,予以控制和协调,以保证全面实现采购决策目标。