什么是文书档案

文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

文书档案的范围

何种资料有存档的价值和保存的必要，或者已无存档价值可以销毁，都要按企业的情况，及从企业整体状况考虑决定。一般企业的存档资料范围大致如下：

1、商业往来文书：如来文、发文副本、内部公文、电传及传真等。

2、财务存档资料：支票、账簿、财产目录、报价单、统计及会计资料等。

3、销售单据类：售货发票、购货定单、运费账单、提货单、装载收据等。

4、重要文件类：法律文件商业交易契约等。

5、重要图表类：各种设计图、地图及统计图等。

6、企业有关参考资料：各种报告、演讲稿及贸易杂志等。

7、报刊、杂志的剪报资料：重要的报刊、杂志，随时做剪报存档。

8、记录要件：股票记录、销货记录、人事档案、图书目录及邮件目录等。

9、会议资料：会议记录、议程、会议报告及其他相关资料等。

10、电脑资料：电脑磁带、磁碟、卡片及显微胶片（Microfilm）等。

文书档案的意义

1、处理业务的参考

一个公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时参考，以便准确、全面和客观地了解公司情况，避免在业务处理上发生差错，而贻人笑柄。

2、可作为法令的依据

一个公司业务的计划与施行，必定牵涉到许多法令或公司本身的规章或会议的决议。而法令、规章与会议记录，都是公司档案的一种，可随时查阅，找到可靠的依据。

3、可作为了解公司历史的参考

介绍一个公司的概况，了解其沿革，惟有参考其档案，以获得正确的资料。

4、可作为研究时的参考

一个公司档案，是研究时最直接、最正确的原始资料。撰写与公司有关的学术报告或业务报告时，档案可提供最佳参考。

5、工作成绩的认定

不论工作如何辛勤或者结果如何成功，若不能完整保存资料，则难以予以评价，后人也不能了解其成就。

6、保密的功用

一个公司的文书，其中必定有些是秘密的，如果没有文书档案管理，就容易发生泄露公司的秘密，使公司业务遭到重大的损害。