什么是文书归档

文书归档是指将企业内所有的文书分别归类放置，以便于日后他人的查询和使用。

文书归档的方法

1、文书夹

俗话说“工欲善其事，必先利其器”。文书存档有赖于好的器具；没有好的器具，随手一放，过不了多久就找不着了。

（1）书经分类整理之后，必须即时放入文书夹中。原则上一册文书夹存入一种（类）文书，或者一个专题，或者一种称谓。每册文书夹存放量不宜过多，以60张（页）为限。同类文书如果超出60张（页），可以分别存放。

（2）在文书夹的凸出部分，列出能反映或表示文书内容的“标题”；而且，标题的表示方式，必须能让他部门、他科室，乃至所有与文书有关的人员都能理解与识别。标题千万不能写得太抽像，诸如“参考资料”，“其他”，“普通文件”，“有关信件”等等，别人看了无法立即明白其中装入的是什么文件；甚至过些时日，连装文书的人都不知其中有一些什么。

（3）一些文件很难归类，或者一些文书很零散，可以把这些零散的文书归在一册文书夹中，标题就写“零散文书”。等这些零散文书逐渐增多，可以根据文书的称谓或名称，按项文字母进才了”排序”与“归类”。如A类、B类等等。等到某类文书超过五份，就单独立项分开存放。

2、文书盒

文书分类归入文书夹中之后，必须按一定的排列顺序存入文书盒中，可以用英文字母，也可以用拼音字母排序（如图1）。有时可以按文书发生或得到的时间顺序排序，有时可以按数字排序。排序方式根据文书分类要求进行。

（1）一列与第二列是用字母表示的分类索引，第一列是大分类，第二列是小分类或细分类。

（2）第三列是零散文书索引，一般零散文书存放在一个文书夹中，用一个字母表示并用，在排序上，放置在同一字母表示的文书夹的最后一排。譬如零散文书的编排字母为A，则这一册文书就放在字母“A”打头的文书夹的最后一排（参阅图1）。零散文书的索引，用第三列表示。

（3）第四列是专题文书的名称或标题，表示某册文书的位置。

（4）第五列是借出文书的索引，表示某位置的某册文书已经借出。以便从总体上把握文书的存借状态。

3、文书借出卡

文书的借出必须要有记录，并用把出借的状态表示出来，这就需要单独设立“文书借出卡”（图2）。

（1）文书一旦借出，就必须按文书借出卡的要求填写，登记上借出的日期、文书名称、借阅者签名盖章等等，然后把文书借出卡夹入被借文书夹中，连文书夹一起放在文书盒中。

（2）必要时可以设单独的借出台账，把文书借出情况，按文书借出卡的栏目和内容要求进行登记。

（3）从文书盒的第五列中一眼就能看出哪类文书被借走，便于催讨。

（4）借出文书一旦归还，再把文书借出卡抽出，放入返还的文书即可。

（5）如果整理文书连文书带文书夹都被借走，可以用空的文书夹替代原文书夹的位置。

文书归档体系

文书在分级归档过程中需要接口，以减少重复归类整理工作，使文书归档事务具有“始终一贯性”。

（1）首先是采用统一的“文书盒”，即无论是个人保管的待处理文书，还是部门暂管的文书或档案库保存的文书，都采用统一格式、同一尺寸和统一分类、标识的文书盒。

（2）其次是统一存放文书的“文件柜”。无论是分散保管，还是集中保存，文件柜大小尺寸，都必须适合统一的“文书盒”。

（3）最后以制度表示规定归档阶段、时限和路线。（参阅图2）