概念

企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。

企业行政管理的地位

企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面，也不同于政府机关的行政管理，具有相当的特殊性。因此，在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。

1、能够使企业更好地适应形势发展的需要

改革开放以来，中国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进中国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不但是当前形势发展的需要，而且对于企业的发展同样具有十分重要的指导作用。而企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进企业取得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，企业才能更好地适应形势发展的需要。

2、能够增强企业的核心竞争力

除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用，企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强企业的核心竞争力。

3、能够保证企业平稳、有序地健康发展

在企业发展的过程之中，企业在发展中会碰到一些困难，企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题，这些因素，都是不利于企业稳定、健康发展的因素。同时，企业也需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务，就是要努力同政府部们打交道以为企业争取良好的外部环境，并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境，为企业发展取得良好的内部环境。这样，就可以保证企业平稳、有序地健康发展。

企业行政管理的主要特点

1、权威性。

企业行政管理的有效形式建立在企业内部组织结构的上级权利与权威基础上的，上级行政机构没有相应的权利和权威就不能下达命令、指示或规定等。但是，还要指出的事，现代企业行政管理的有效性还要取决于上级权力是否运用得当和下级的是否服从等诸因素。

2、及时性。

由于企业行政管理使用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动，鼓起手段和方式直接具体，而且具有较强的针对性，同时又配以对违抗管理的惩罚措施，因而能迅速发挥作用；而通过经济手段进行管理或通过思想政治工作达到管理目的时，则必须由执行——回馈——调整——执行的操作过程，因而常发生滞后。因此，在企业大量性日常性经营活动处理及人事处理中，或企业遇到突发事件及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。

3、 纵向性。

因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的行政关系进行自上而下的指挥和协调，往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求，因此主要是纵向性的。

企业行政管理的内容和作用

企业行政管理使企业参与社会化大生产及市场的客观要求。在现代经济生活中，随着社会生产力的发展，生产分工日趋专业化，这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效的组织企业生产经营，就必须有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理，否则，企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业内以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段，把企业各环节各部门联合成一个健康有序的有机体，并通过各种行政管理手段有效的组织企业生产经营活动，是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。

具体而言，企业行政管理是通过以下方式发挥作用的：

1、计划工作。既确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性，这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。

2、组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理管道畅通无阻。

3、指挥工作。企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各即行政管理人员按要求完成各项工作。

4、控制工作。对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。

企业行政管理的工作要求

生产经营活动要求的行政管理活动主要侧重于组织经济活动，包括财务和销售管理、信息、沟通以及公关和劳资关系等。实际上，这种要求一半属于企业生产经营范畴。纯粹的企业行政管理工作本身则要求：

1、实行和完善行政首长负责制。实行行政首长（厂长或者经理）负责制，建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求，首先必须明确行政首长的职责和权限，保证其有足够的行政权力和必要的权威；其次必须保证行政首长的管理措施有可靠的行政实施管道，再次，行政首脑必须有一个高水平的咨询机构，保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。

2、合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是以来行政机构和行政管道进行的，所以，选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示灯迅速流动贯彻的重要前提，是达到行政管理目标的重要条件。行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、管道间沟通不畅、环节繁多，从而造成公文旅行效率低下等弊病。因此，合理选择与设计行政组织机构与行政管理科学化密不可分。

3、选拔优秀的行政管理人才。现代企业行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括：良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括：以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力和以善于选择实施办法、用人知人善任、协调统筹全局、应变临阵不乱为内容的决策制定能力。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识三大方面。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理制胜的法宝之一。

4、确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化是现在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作，而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合，激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。

5、讲究行政管理的艺术性。行政管理中还有许多艺术性问题，真正时候下达命令或指标、怎样下达、词语如何表达等，都须因人因时因地而已。这就要求行政领导善于行政管理艺术，注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉性行动。

行政管理人员应具备的素质

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”。这就要求企业行政管理人员要从以下几个方面要求自己：

1、思想素质

具有良好的个人品德，荣誉感和奉献精神强，事业心强，有较高的自我成功期待，思辨能力强。企业行政管理工作大都是重复性、繁琐性工作，只有具有良好的个人品德，较高的自我成功期待和奉献精神，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。

2、心理素质

勇于创新，富有远见，意志坚定，灵活应变，包容性强，成就欲强，镇静自若，条理性好，乐观进取。企业行政管理结构，可能因为企业状况的变化，要相应的改变行政管理人员的工作范围，而且企业行政管理工作也常遇到一些突变的情况，所以，只有具有良好的应变能力才能较好的控制企业的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。

3、身体素质

身体健康，精力充沛。行政管理人员要服务于领导群众，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务群众。

4、能力素质

沟通协调能力强，善于识人用人，公关社交能力极强，富于创造性思考、策划和研究能力，发现问题和处理危机的能力强，擅长授权和人际关系管理，具有一定的决策能力。企业行政管理作为综合部门，是为企业全局工作服务的，要站在全局的角度去想大事，议大事，做到“五事务考虑”，大事主动考虑、要事提前考虑、急事全权考虑、全局的事统筹考虑、领导们想到的事尽量替他考虑。行政管理人员要善于和敢于实事求是地分析问题，做“实干家”。

在企业中一些关系尚未理顺的情况下，各部门之间在工作中难免会出现一些摩擦和互相扯皮的问题。这些矛盾如何协调，关系怎样理顺，如果我们按照领导的意图，把这方面的工作做好了，就能减少各部门之间的摩擦和内耗，疏通中便阻塞，有利于各项部署和决策的贯彻落实。这就要求行政管理人员，顾大局、识整体，实事求是，秉公办事，积极主动地做好协调工作。

5、知识素质、专业要求

丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识。作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”，这就要求行政管理人员要具有专业知识，并了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识，在在全面、大量的情况基础上，经过去伪存真、去粗取精，由此及彼、由表及里的比较、分析、加工、综合，找出带有规律性、普遍性的问题。对各公司、各部门报来的情况，既不能简单罗列，搞加减式的归纳，又不能脱离实际地任意拨高，设计“空中楼阁”。要通过行政管理这个“综合加工厂”，为领导决策提供高层次、高质量的“实用产品”，为各部门提供准确及时的情报信息资料。

总之，行政管理工作涉及面广，综合性强，行政管理人员要有较宽的知识面和较高的理论水平、政策水平、业务水平，必须把学习作为一项重要任务，并紧密同工作结合起来，做到理论联系实际，在实践中增长才干。同时发扬务实求实，注重实效的作风。

企业行政管理案例分析

案例一:中国企业行政管理的现存问题及改革思路

一、企业行政管理对中国企业发展的重要作用

(一)有助于增强中国企业的适应能力

改革开放以来，中国得到迅速发展，综合国力和竞争实力大大加强。为促进中国更快更好地发展，科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出，这不仅是目前形势发展的需要，而且对于中国企业的发展同样具有非常重要的指导作用。

而中国企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务，并以此为指导来促进他们获得更好的发展，就必须通过企业行政管理来实现，也只有这样，中国企业才能更好地适应形势发展的需要。

换言之，企业行政管理有助于增强中国企业的适应能力。

(二)有助于增强中国企业的核心竞争力

除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上讲，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用。中国企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能够提高中国企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强中国企业的核心竞争力。也就是说，企业行政管理有助于增强中国企业的核心竞争力。

(三)有助于保证中国企业健康发展

在中国企业发展过程中，它们会碰到一些困难，其职工也会存在思想上和实践中的一些问题，这些问题是中国企业健康发展的不利因素。同时，目前我国处于从传统计划经济体制向社会主义市场经济体制转型的时期，政企不分的现象依然存在。在这种情况下，中国的企业需要同一些政府管理部门打交道，以争取项目和资金。而企业行政管理的任务就是努力同政府部门打交道，为企业争取良好的外部环境；通过各种途径解决企业职工思想上的和实践中的难题，帮助企业走出困境，为企业发展取得良好的内部环境。由此看来，企业行政管理有助于保证中国企业健康发展。

(四)有助于保证中国企业实现生存发展目标

一般来说，企业行政管理通过开展如下工作发挥作用：一是计划工作，即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标；二是组织工作，即企业行政管理人员必须明确工作的内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理渠道的畅通无阻；三是指挥工作，即采取具体措施，调动和协调企业行政管理人员按要求完成各项工作；四是控制工作，即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整。在我国企业的运作中，以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段开展计划、组织、指挥和控制工作，把企业各环节、各部门联结成一个有序运行的有机整体，并通过各种行政管理手段及时有效地组织企业生产经营活动，从而保证企业生存发展目标顺利实现。

二、中国企业行政管理的现存问题

(一)全盘照搬党政机关行政管理模式

由于受计划经济思维惯性的影响，在目前中国企业行政管理的实际操作中，还存在着一些“机关作风”、“机关习气”较重的企业行政管理干部，他们完全不考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点，全盘照搬党政机关行政管理模式，搞形式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班；清规戒律、条条框框；文牍主义、官样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。这样一种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情。这同样造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响企业效益。

(二)企业行政管理中存在“游击作风”

在目前中国企业行政管理的实际操作中，也往往存在着完全摈弃“机关习气”、完全凭主观意愿办事的“游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。

往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改，朝秦暮楚。企业处于一片“打乱仗”状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。

(三)企业行政管理人员时常脱离各部门实际

企业行政管理还普遍存在一种现象，即企业行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各业务部门实际，发布的规定不宜推行或根本无法推行，引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己的工作；除非是有什么必须要行政管理部门帮助解决的事，否则宁愿与行政管理部门老死不相往来。企业行政管理人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门，或是对其它部门有一种抵触情绪，干脆大家有事说事，没事散伙；如果再加上“老爷作风”、“衙门习气”，双方的隔阂和抵触就更深。这样就陷入了恶性循环：企业行政管理部门对其他部门的工作接触越少，就越不了解情况，其管理就越脱离实际；反过来，企业行政管理越脱离实际，就越遭受各业务部门的排斥，从而也就越不了解各业务部门情况。

(四)企业行政管理体系缺乏或欠缺

目前中国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上，诸如办公室管理、文书档案管理、总务后勤管理等。这一思路，明显地带有计划经济的色彩，为了与国家政府机关匹配，企业设置了相应的内部管理机关，对于这一部分机构的管理就成了企业行政管理的主要内容，这导致对于企业行政管理的研究集中在事务性活动范围，研究重点集中在行政事务活动开展上的技术革新方面与相应的行政人员素质的提升方面。而正是企业行政管理部门围绕着一些具体的事务开展工作，造成企业行政管理体系缺乏，甚至可以说缺失。

三、中国企业行政管理的改革思路

(一)选择合适的企业行政管理模式

为了解决中国企业行政管理现存的一些问题，有必要在考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点的基础上选择合适的企业行政管理模式。企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，这要求企业行政管理部门甘当幕后英雄。企业行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。企业行政管理部门应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，特别是不能把自身变成“门难进，脸难看，事难办”的官府衙门。

还必须强化企业行政管理部门的企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部，但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在企业行政管理部门，“企管口”和“行政口”二者的职能往往发生重叠和冲突。在此情况下，企业管理部实际上只起到了一个类似“法规处”的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政管理部门又被削弱了管理职能，沦为“总务处”。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，“行政口”与“企管口”必须合而为一，要将一般企业的“企业管理部”的职能注入企业行政管理部门，强化其企业管理职能。

再者，如果只是一般地要求企业行政管理部门深入各业务部门，增强为企业第一线服务的观念，克服衙门习气和老爷作风，恐怕难收实效。因为企业行政管理人员如果没有一个切入口介入各业务部门的工作，会感觉“师出无名”，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各业务部门的正常工作，引起各业务部门的反感和排斥。强化企业行政管理部门的管理职能后，企业行政管理部门深入各业务部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情。企业行政管理部门为了使制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各业务部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入跟踪各部门业务的进展，并与各业务部门保持良好的合作关系。由此，企业行政管理部门在通过强化管理职能而深入了各业务部门工作之后，也就能把其工作做得更好。比如，由于深入了各业务部门，对于各业务部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益。又如，企业行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各业务部门出谋划策，做好上下沟通和跨部门协调等等，这能解决各业务部门自身难以解决的一些问题，甚至起到企业高层领导都难以起到的作用，等等。这一切都有利于搞好企业行政管理部门自身与各业务部门的协调，改善双方的关系，改善企业行政管理部门的形象。

(二)选择规范的企业行政管理模式

目前中国企业行政管理中的“游击作风”、“打乱仗”的现象是我们应当大力反对的。这种现象反映的实质就是企业的管理体系混乱。企业行政管理是企业内部管理不可缺少的一部分，如果没有健全有效的内部管理，企业的制定的各项规章制度就不可能得到很好的执行，经营者也不可能及时的发现企业经营管理中的失误，从而给企业带来败局。所以为了改变这种现状，企业行政管理的核心应该在于设置合理有效的行政管理规章制度和结构体制，使各部门各岗位在行政管理工作的协调下处于良好的运作状态。因为“社会生活最重要的方面——我们需要的与其说是最好的人，还不如说是好的制度”。在企业行政管理的具体工作中，上下级和各岗位之间不但要分工明确，还要明确应有其职责权力，使职责不会被推委，也不会被包揽。

(三)联系实际开展工作

企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据企业实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以企业利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧。同时，要联系实际加强企业文化建设，培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感，提高他们的职业道德素质，使他们以身作则，带头遵守企业的规章制度；要深入各业务部门了解情况，制订符合实际并切实可行的管理制度，其中包括建立业绩考评制度，以提高企业行政管理人员的业务能力；要根据日常实际工作的特点，选拔有耐心的、有服务意识的企业行政管理人员。

(四)构建企业行政管理新体系

1.构建企业行政管理的权力体系

构建企业行政管理的权力体系就是设计企业行政架构。企业行政架构的设计与应时而变是企业行政管理的核心内容，这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设计的原理和内容、企业组织力量的整合、行政流程的结构设计、职能分解、岗位设置、人事相合等。

2.构建企业行政管理的技术体系

企业行政管理需要技术支撑。企业行政管理的技术体系包括：(1)企业行政管理中的领导与管理，这部分是关于在组织中行政管理人员如何进行有效领导与管理的内容；(2)企业行政管理中的沟通与协调；(3)企业行政控制与监督。

3.构建企业行政管理的事务体系

事务管理是企业行政管理的重要组成部分。构建企业行政管理新体系离不开其事务体系的构建。企业行政管理的事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理、企业行政信息系统管理，等等。

综上所述，要做好企业行政管理工作，不但要有与本企业实际情况相符合的、规范的企业行政管理模式，做到有章可循，有条可依，还有要良好的人文环境、工作环境和企业行政管理体系，这样的企业的行政管理工作才能杂而不乱、繁而不烦、张弛有度。

案例二:浅析电力多经企业行政管理的改进

电力多种经营大多从八十年代起步，为主业的减人增效、推动主业改革发展创造了前提条件。随着国务院于2002年4月l1日批准了《电力体制改革方案》，电力体制改革也由过去“三项制度改革”、“两改一同价”，进入了“打破垄断，引入竞争，厂网分开，主辅分离”的新阶段，一个政府监管下的“政企分开、公平竞争、开放有序、健康发展”的电力市场体系正在逐步形成。在这一变革过程中，随着原有运行模式与利益格局的打破，电力多经企业不可避免地置身于市场化竞争的大环境中。因此，提高企业管理水平，增强核心竞争力是十分重要的。当前，不少企业通过引进规范化、现代化的管理理念，逐步实现由传统企业向现代企业的迈进。

企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。就电力多经企业而言，其构架基本上是以总经理为最高领导(部分单位还设有行政副总分工负责)，由专门的职能部门(总经理工作部或综合管理部等)组织实施、操作，工作范围涉及企业各部门、分支机构的一个网状体系。

一、当前多经企业行政管理中存在的主要问题

1.行政部门的工作定位存在偏差

企业行政工作较为繁杂琐碎，其主要职能涵盖“管理”、“协调”和“服务”三个方面，但定位重点应放在服务。当前不少多经企业为节约成本，仅设立“综合管理部”来统管行政、人事、甚至财务工作。这种捆绑式管理，容易导致部门定位不清，分工不细，只能应付交办事项，没有精力和能力拓展主动性工作思维和做精做细专业工作。由于编制所限，出现了行政兼财务、兼人事的现象，行政人员疲于奔命，结果是“村村起火，处处冒烟”，抓了管理忽略了协调，抓了协调忘了服务，行政成了企业的“救火队”，最终忙了一圈，一件事情都没有做好。

2.行政管理体系的规范化建设有待加强

所谓的行政管理规范化建设主要包括管理制度化、业务标准化、工作流程化、考核及激励机制的科学化等方面。受历史原因制约，多经企业在体制机制上还与现代企业存在不少差距，管理和人才基础相对薄弱。当前，不少企业在运作1年～2年之后，行政管理仍然停留在粗放状态，主要表现在：管理体系及配套制度不规范、不健全，或有制度不执行，以“人治”替代规章，将制度当作摆设；人员素质不高，缺乏培训，业务技能水平低下；缺乏有效的激励机制，工作考核流于形式。人员缺乏压力和动力。

二、加强和改进多经企业行政管理

1.转变企业领导和行政部门的传统观念

首先，企业领导者要对行政工作给予充分的重视。要充分认识行政对于企业发展的重要性，树立行政管理部门在企业中的管理威信，并在人才引进、专业培训、设备配给等方面给予支持，有条件的单位还可以根据实际情况，制定行政管理工作规划，并将其纳人企业发展战略进行统筹考虑，确保行政管理的延续性。

其次，行政管理部门要明确定位，拓展思维。一在“服务”上要甘做配角，只有定位准确了，工作的方法和方式才能清楚。二在“管理”上要善于思考，不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并在实际工作中加以贯彻落实。成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。三在“协调”上要加强沟通，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。应在充分沟通的基础上做好与其他部门和单位的协调与合作，成为企业沟通上下，联系内外的桥梁。

2.夯实企业行政管理体系基础

(1)实行和完善行政首长负责制。企业行政管理体系并不仅局限在行政管理部门，而是一套至上而下的网络系统，而这个系统的最高领导者就是企业的行政首长(总经理)，因此，明确行政首长(总经理)负责制，建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求首先必须明确总经理的职责和权限，保证其有足够的行政权力和必要的权威；其次必须保证总经理的管理措施有可靠的行政实施渠道，再次行政首脑必须有一个高水平的咨询机构，保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。

(2)合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的，所以选择和设计符合企业内外特点的组织机构是达到行政管理目标的必要条件。行政组织机构主要是各单位的办公室、综合部等，这些部门在岗位设置和定员管理上要精干有效，提倡一专多能，并力争实行岗位AB角备份，最大限度地提高工作效率。而切忌机构庞杂、人浮于事，使行政管理部门沦落为“养人”部门。

(3)加强行政制度建设。制度是企业管理的基石，行政管理制度的制定第一步是建立健全，第二部是结合企业的管理实际进行修订和整合，确保实用、管用，实现制度效能的最大化。

(4)全面实行工作流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基础，许多管理环节需要靠流程图来进行直观的界定和描述，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、责权明确”。使行政的各项工作条理清楚。有利于工作效率和工作质量的提升。

3.建立健全行政管理用工和激励机制

(1)建立人才录用选拔机制。首先应制定一个人才引进计划，每年有计划、有重点地从大专院校或人才市场中招聘、吸纳一批企业急需的行政管理的人员，改变目前企业行政管理人才结构不合理的问题。其次是制定培训规划。通过采取走出去、请进来等形式，每年选送一批业务骨干到大专院校接受脱产培训，培养造就企业的复合型人才。创造渠道科学选拔优秀的行政管理人才。优秀的行政管理人才是现代企业行政管理致胜的法宝之一。

(2)确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被管理者积极有效的配合和实施。因此对人的管理是现代企业行政管理的核心工作，而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障，这就要求以恰当的目标来引导正确的反应行为，以准确的绩效评价作为奖励的科学依据，以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合，激励机制才会在企业行政管理中达到预期效果。新形势下，要下大力研究挖掘人才、发现人才问题，重视企业内部员工的主体地位，为人才的成长创造良好的环境，逐步改变论资排辈提拔干部的状况，让一批工作能力强、业务精、有强烈创新意识和创业精神的人才进入到企业行政管理体系。

(3)讲究行政管理的艺术性。行政管理中还有许多艺术性问题，是制度和流程无法规定和设计的，比如什么时候下达命令或指标、怎样下达、辞语如何表达等，都须因人因时因地而异。这就要求行政领导善于行政管理艺术，注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉行动，加强团队的凝聚力和向心力。

总之，建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程，需要外部环境(国家政策法规及相应的机制)和内部条件(企业及部门的自身努力、先进的管理技术和优秀的管理人才)两方面的结合，这些都有待于在电力多经企业不断的自我发展与完善的过程中尽快实现。

案例三:浅谈销售企业行政管理

销售企业行政管理工作主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。

从管理方面来说，行政部门不能仅满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，成为领导不可缺少的高参和臂膀。由于销售企业直接面对当前形势多变的成品油市场，行政管理者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新的领导者，做好一个战略家。

从协调方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足，也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使。行政部门应主动做好上下左右的沟通，在充分沟通的基础上做好协调，没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

从服务上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为销售企业的最终目的是完成营销任务，行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。

相对于一般的行政管理，销售企业的行政管理有以下特点：

一、销售企业的行政管理服务于销售企业的根本目的，即：通过为社会提供石油产品和相关服务而谋取尽可能大的经济效益。销售企业的行政管理不是“为管理而管理”，它的目的在于：充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力等资源；配合企业的市场营销战略和销售网络布局，提高企业的经济效益，加快企业的发展。简单的说，销售网络在哪里展开、加油站开办在哪里，行政管理就要服务到哪里。

二、销售企业行政管理比一般的行政管理更注重内容和实质，而尽量减少不必要的表面文章。销售企业的行政管理部门一般设在办公室、总经理办公室、行政处等部门，着眼于后勤福利、业务接待、房产管理、车辆管理等具体工作，往往根据销售企业自身的实际需要，对行政管理的诸多工作程序和工作环节等进行剪裁和调整，使之变得简洁实用、省时省钱。

三、销售企业行政管理或多或少地与本企业的经营活动相关联，即更讲究实效。虽然不能直接用成品油的批发总额、零售量等数字来衡量具体的行政管理行为，但还是比较直接地与企业的经济效益、长远发展相联系。除此之外，行政部门还负责管理企业日常费用支出，参与研究如何更好的控制人工成本的增长。

四、销售企业行政管理“为基层服务”的色彩比较浓厚。这是由销售企业所属基层单位比较分散决定的。比如辽宁销售公司1.4万名职工分布于14个市、32个县的1000座加油站之中，而加强油库、加油站等一线部门生活服务设施建设是辽宁销售公司行政管理工作当前的首要任务，只有深入基层调查研究，才能得知一线职工的生活服务设施状况，了解他们的真实需要。

销售企业行政管理的特点给行政管理人员提出了这样要求：企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，不能“为管理而管理”；坚决摈弃形式主义，讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，控制人工成本的增长，建立节约型企业，以维护公司利益和提高员工的福祉为最高原则；深入实际调查研究，确立服务观念，打造服务型机关。

销售企业的行政管理部门要完善各项管理制度、岗位责任、工作程序，从而建立起行政部门的“法治”秩序。要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍。行政管理者在工作中要统筹规划，合理安排，让领导和员工集中精力投入到企业的生产经营中去。