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团队发展

团队发展概述

即使团队在组建时经过了合理的设计,完成团队任务的过程也并不总是那么顺利。例如,团队成员可能对完成任务的最佳方式持不同意见,或者有些团队成员可能会认为其他成员没有付出足够多的努力。工作氛围可能会因此变得很紧张,也可能需要更长的时间来完成任务。当任务最终完成时,有些成员可能感觉最终产品不是那么令他们满意。

虽然团队需要合理的设计,一个高效的团队还应当是这样的:团队成员会以一种让每个人都能感受到积极团队体验的方式,进行沟通、作出决策以及完成任务。为了达到这些效果,每个成员都应该对团队任务和战略承担同样的责任,并与团队其他成员建立高效合作的工作关系。

团队发展阶段

在布鲁斯·塔克曼有关团队的研究中,他发现团队通常会经历五个发展阶段:组建期、动荡期、规范期、高效期和休整期。这五个发展阶段反映了团队作出决策的过程。

在组建期,团队成员会确定将要完成什么任务以及这个如何完成,设定团队的基本规则。例如,在苏格兰皇家银行,领导者会就切实可行的绩效目标进行详细的描述,然后制订计划并为需要完成的工作制定时间表。领导者的工作主要是为团队提供必需的资源以及协调团队工作。在组建期,团队成员也会了解彼此的技能和能力。

在动荡期,团队成员会经历因人际关系问题和观念不一致而产生的冲突。团队成员可能在人际关系问题上走极端,导致成员之间的冲突升级。混战以及不团结很常见,这会成为完成任务和发展成员间人际关系的阻力。例如,IBM的女性特别任组务小组可能一开始不会在管理层的其他成员面前表现出团结的一面,还要确信小组的提议可以得到支持,因为她们可能就女性管理者到底应该在成功的事业和家庭之间如何抉择无法达成一致意见。

在规范期,团队成员会找到鼓励更多合作行为的新标准的制定方式。团队成员会接受新的在群体内部形成的标准和角色分工。个人意见通常会被分享,团队成员对彼此的投入持开放的态度。因此,团队成员会接受团队伙伴之间的不同点,团队的凝聚力以及和谐的氛围得以形成。例如,在渣打银行,高管团队公务旅行十分频繁,即便只是为了参加相对简短的会议,以让管理层的行为可以被其他成员看到。这种行为对在整个组织中成提倡合作的组织文化非常重要。

在高效期,团队成员已经能跨越彼此间的差异,支持整个团队完成任务。团队成员接受角色分工并承担起他们的职责,这有效地增强了团队的行动力。这些角色会以某些方式加以平衡考量,为完成任务和解决问题提供支持。

在休整期,团队已经完成其任务并解散。对某些团队成员来说,这一时期会让他们感到情绪沮丧并会作出自我评估,因为他们已经对团队产生了依赖感。而另一些人则会感到放松,因为他们认为现在已经可以去迎接下一个挑战了。

塔克曼提出,团队通常会按照一种预先设定的顺序发展成高效的工作关系,但一些研究者并不同意这个观点。康尼·杰西克发现,团队最初通常会按照第一次团队会议时所设定的框架开展工作。在初始阶段,团队可能无法表现出可见的进展,因为团队还没找到如何在一起工作的最佳方法。在团队生命周期的中间阶段,团队成员开始为他们的工作寻找新的想法并接受新的观念,其目的是确保按时完成任务。在这一时期,重新评估工作的优先级,并且重新投入与外部的联系获取外部支持,是非常有用的,这样可以确保所处的情境框架并没有改变所需达成的结果或评价标准。这种转变会因团队成员意识到时间和最后期限的紧迫性而推动产生,并不一定要经过某一特定发展阶段后才会开始。实际上,很多团队经历了可以提高团队生产效率、形成高效团队的中间点转变。

团队规范

正如建立一个结构化的团队工作流程,或者采用高效的角色分工可以有助于提高团队的有效性一样,制定团队规范也可以起到同样的作用。团队最初的几次会议对于形成规范至关重要,这些规范应当列出可被团队接受的行为和工作流程。起初,团队领导者应当清楚团队的基本规范(如出勤、参与和保密守则等),团队成员的角色分工,以及对绩效表现的预期。团队规范通常分为五类:会议规范、工作规范、沟通规范、领导规范以及体谅规范。

虽然团队成员在讨论团队规范时经常感觉不舒服,但制定规范可以防止因为没有确定可被团队接受的规范行为标准而在团队中产生冲突。因此,当团队组建完成后,团队成员应该花些时间讨论团队规范,在管理破坏性行为的常用做法上达成共识。此外,团队规范有助于让成员担负起应承担的责任,还可以避免社会惰化。当团队成员不参与团队过程,也不能为团队最终应形成的解决方案或其他成果作出贡献时,社会惰化就会出现。这会导致团队士气沮丧并且增加团队成员之间发生冲突的可能。在这一阶段,团队成员通常彼此足够了解,并对于哪些做法是有效的和哪些做法应当改变,作出了很实际的评估。

促进团队学习

已经有研究者提出,团队不应该仅仅关注采用更加高效的流程,更应当注意到快速学习其实更加有效,也可以为团队带来更好的绩效表现。但很多团队领导者和成员有这样一种倾向性,他们更关注执行任务而不是促进合作和学习。促进团队学习需要为团队全体成员创造一种安全的氛围,让每一个团队成员在提供想法、提出问题和讨论疑虑时都不会担心被评判、遭受失败或者报复。为了创造一种安全的学习氛围,团队成员还应当把开放的心态和好奇心视为典范,确信当团队缺少回应时,要勇于提问以表明投入是会受到褒奖的,而且学习也会得到奖励。

因此,参与对话在促进团队学习中非常重要。研究者提出,对话的动机在于探索、发现和洞悉对方,但其目的是帮助团队成员得出结论,作出决策或者制订计划。弱这需要团队成员以一种每个成员都能从不同意见中有所收获的方式达成一致意见。研究者提出以下五种可以帮助团队成员从对话中有所收获的策略:

  • 确保所有团队成员事先理解讨论的目的。
  • 关注于询问团队成员的观点,而不是试图去挑战他们。例如,应该说:“你能解释一下为什么会认为那种方法可以帮助我们吗?”而不应该说:“嗯,我想我们还是应该那样做。”
  • 尽量避免使用不明确的、可能导致团队成员之间产生误解的语言。不应该说:“我们就是需要照这样接着干。”而应该说:“我想我们需要更多的数据来证明我们的观点。”
  • 当你觉得迷惑、愤怒或者沮丧时,把这些烦恼告诉其他成员,而不是向团队的其他成员发泄你的情绪。应该说:“我开始有些担心,似乎我们还没有作出任何决定,但是会议已经差不多开完了。”而不应该说:“你别说了,这会让我们错过最后期限。”
  • 当团队陷入僵局,通过提问找出产生分歧的原因。可以问这样的问题:“哪些是我们都同意的,而哪些我们不能达成一致意见呢?”
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