一、 OA概念

1、OA基本概念

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。

但是我们发现OA承载过多， 那到底办公自动化应该包含那些内容：

广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。

狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

2、协同OA定义

协同办公(OA)软件就是采用Internet / Intranet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

在基础OA的应用上，可供企事业机构自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架，以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。

3、协同管理定义

在协同OA的应用基础之上，以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等，最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同，企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素，协同管理将这些资源整合在统一的平台上。

总结而言，协同管理的本质就是打破资源(人、财、物、信息、流程等)之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。

二、 OA由来和发展历程

基本界定OA系统以后，我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。（下文如果非特指，办公自动化即指狭义的OA系统）。

1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。此时的OA系统的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公其实就是办文。

2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。

在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。

办公自动化的发展经历了五个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。弟五个阶段，也就是移动化阶段。随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能[1]，把OA应用推向了新的额高度。

1、第一代OA

以e m a i l、个人 o f f i c e办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。

2、第二代OA

主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，B B S、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的大的帮助。

而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。

3、第三代OA

第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能，我们会问：这样的办公自动化到底解决了什么问题？企业用了办公自动化到底解决了什么问题。

实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的OA系统。

4、第四代OA

当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。

1、集成，这是第一点需求。

从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，J a v a S c r i p t，A c t i v e x，IIOP，DHTML，X M L,J A V A等才能在一个界面下容纳，否则的化，技术难度就会导致集成不可能实现。

2、完全基于w e b，这是第二点需求。

对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）

3、流程优化的，这是第三点需求。

进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。

4、基于知识的，这是第四点需求。

总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

5、协同管理

针对”信息孤岛”、”应用孤岛”和”资源孤岛”，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想，即”信息网状思想”、”业务关联思想”和”随需而应思想”。

“信息网状思想”：

企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张”信息网”，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。

“业务关联思想”：

一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松”启动”其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。

“随需而应思想”：

企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，为这个目标或事务”各司其能”并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的”虚拟团队”。比如说一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的”虚拟团队”成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，”虚拟团队”不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。

总结而言，协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。

三、 协同OA未来发展趋势

从目前企业公司、事业单位、政府机构对管理信息化的角度来看，无非会集中在三大方面，即协同OA类、ERP类、BI类，通过这三大类的信息化推广，可全面部署内部管理信息化的支持体系。

随着信息化的全面推进，三大类的信息化，会你中有我、我中有你的趋势，但对于各阶层的使用者来看，可集中通过协同OA单一入口，灵活处理协同OA中工作内容、也可以及时处理ERP数据、以及对内部数据的数据报表分析。

1、协同OA产品服务方式

(1). ASP:

ASP即Application Service Provider（应用服务提供商），ASP模式就是集中为企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台，负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务，使得企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员，只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费，即可通过互联网享用信息系统。

众所周知，信息化包括硬件和软件两部分，对于硬件部分，大部分的中小企业都进行了IT产品采购并已建立了局域网，但软件部分的应用水平还比较低，像OA这类中高端管理应用，国内的中小企业一般都没有实施，或者实施得不完全。据有关调查结果显示，在中国上千万家企业中，有37%的被调查企业认为所需费用过高，有24%的企业缺乏专业咨询机构的支持协助，有8%的企业认为是内部人员素质偏低、意识薄弱，有5%的企业认为是实施周期长、见效慢，而这些都是阻碍企业有效实施0A的核心要素。据获，近期国内协同软件供应商泛微软件和中国电信面向中小企业客户联合推出基于E-OFFICE产品的商务领航泛微ASP平台。

ASP模式的OA相对于传统项目型0A，它具有进入门槛低、成本低、风险小、易实施、不需维护软硬件等的特点，很好解决了众多中小企业所面临的问题。从现有的600多万个客户中抽样调查发现，中小企业薄弱的地方不是外部资源，也不是市场应变能力，而是管理。泛微认为，无论是ERP、CRM、OA，还是SCM都是用来提升企业管理效率，梳理工作流程，整合信息流的。而对于那些以商贸为主的中小企业来讲，除了必须的财务软件和进销存软件之外，首当其冲的自然是OA，中小企业从OA使用中轻易获得大公司的管理方式，一旦应用，必将大幅提升企业竞争力和效率。

提ASP平台主要考虑了客户使用和实施这一块，在自定义流及个性化设置十分完善,除了满足大多数企事业单位在内部管理过程中的共性需求外，在租赁方式上，采用月租和年租的方式也体现了灵活的特点。另外，电信成熟的托管运营经验也将更大程度的保障客户的数据安全及无间断的在线使用。而泛微庞大的渠道体系也将在实际推广过程中对客户更好的服务。

近来，在线型的应用软件市场在近几年异彩纷呈，ASP模式在OA领域将有大有可为。不管最终是否象预言那样垄断市场，但对中国中小企业信息化的推进而言，无疑是一种强大的推动力。

(2). Saas:

SaaS是Software-as-a-service（软件即服务）的简称，它是一种通过Internet提供软件的模式，用户不用再购买软件，而改用向提供商租用基于Web的软件，来管理企业经营活动，且无需对软件进行维护，服务提供商会全权管理和维护软件，对于许多小型企业来说，SaaS是采用先进技术的最好途径，它消除了企业购买、构建和维护基础设施和应用程序的需要，近年来，SaaS的兴起已经给传统套装软件厂商带来真实的压力。

SaaS服务提供模式：

SaaS服务提供商为中小企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台，并负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务，企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员，只需前期支付一次性的项目实施费和定期的软件租赁服务费，即可通过互联网享用信息系统。服务提供商通过有效的技术措施，可以保证每家企业数据的安全性和保密性。企业采用SaaS服务模式在效果上与企业自建信息系统基本没有区别，但节省了大量用于购买IT产品、技术和维护运行的资金，且像打开自来水龙头就能用水一样，方便地利用信息化系统，从而大幅度降低了中小企业信息化的门槛与风险。

SaaS服务的优势：

对企业来说，SaaS的优点在于：

I. 从技术方面来看：企业无需再配备IT方面的专业技术人员，同时又能得到最新的技术应用，满足企业对信息管理的需求。

II. 从投资方面来看：企业只以相对低廉的“月费”方式投资，不用一次性投资到位，不占用过多的营运资金，从而缓解企业资金不足的压力；不用考虑成本折旧问题，并能及时获得最新硬件平台及最佳解决方案。

III. 从维护和管理方面来看：由于企业采取租用的方式来进行物流业务管理，不需要专门的维护和管理人员，也不需要为维护和管理人员支付额外费用。很大程度上缓解企业在人力、财力上的压力，使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营。

(3). Mobile:

SaaS是一个为企业提供开箱即用的行业管理软件托管平台，支持企业个性化需求，应用随身定制、随需而变。

而Mobile将软件应用服务延伸到移动商务领域，通过定制手机应用，实现电脑和手机的双终端使用。用户只需要一部支持WAP2.0或者支持JAVA的手机就可以随时随地的访问OA。

(4). Sms:

Mobile用来扩展用户使用OA的一种途径，可达到类似通过IE访问OA使用的一样效果。

但Sms服务，可以直接把一些相关信息转换为文本信息，利用短信功能发送到用户手机上，并通过短信的简单回复可与OA系统智能的双向沟通，达到人机互动处理的效果。

2、协同OA产品架构模式

(1). SOA(Service-Oriented Architecture)应用:

面向服务的体系结构（Service-Oriented Architecture，SOA）是一种 IT 体系结构风格，支持将您的业务转换为一组相互链接的服务或可重复业务任务，可在需要时通过网络访问这些服务和任务。这个网络可以是本地网络、Internet，也可以分散于各地且采用不同的技术，可让最终用户感觉似乎这些服务就安装在本地桌面上一样。可以对这些服务进行结合，以完成特定的业务任务，从而让您的业务快速适应不断变化的客观条件和需求。

当在战略业务目标的引导下进行 SOA 实现工作时，可确保对业务进行积极转换，并能够实现 SOA 的好处，具体如下： IT 与业务的一致性 、IT 资产的最大化重用。

这些有助于确保在耗资巨大的 IT 项目中的投资能够给业务带来长远的价值。

那么，该如何步入 SOA 的领地，它又会如何影响您的业务呢？协同管理确定了五个切入点，可确保所进行的每个基于 SOA 的解决方案都能提供真正的业务价值。

协同管理可定义的五个切入点能帮助您和您的业务实现预定义的 SOA 解决方案，从而从中获益。这些切入点同时受到业务需求（人员、流程和信息切入点）和 IT 需求（连接性和重用切入点）的驱动。以下是五个切入点的一般描述信息：

人员：SOA 的这个切入点关注用户体验，以帮助生成调用和实现更好的协作，从而获得一致的人员与流程交互，提高业务效率。例如，通过使用 SOA，可以创建基于服务的 Portlet 来提高此协作。

流程：流程切入点可帮助企业了解其业务中发生的情况，从而支持其对现有业务模型进行改进。通过使用 SOA，可以将业务流程转换为可重用且具有灵活性的服务，从而改进和优化这些新流程。

信息：通过使用 SOA 的这个切入点，能以一致而可见的方式利用公司中的信息。通过在所有业务领域提供这个一致而受信任的信息，可促进企业各个领域的创新工作，从而更为有效地进行竞争。通过使用 SOA，可以更好地控制信息，而且通过信息与业务流程的结合，可以发现很多有意义的新关系。

连接性：利用连接性切入点，可以有效地连接基础设施，从而将企业中的所有人员、流程和信息整合到一起。通过在服务间和整个环境中实现灵活的 SOA 连接，可以获取现有业务流程并在不需要太多工作的情况下通过其他业务通道提供此流程。甚至还能以安全的方式连接防火墙外的外部合作伙伴。

重用：通过 SOA 重用服务，可以充分利用企业中已经存在的服务。通过对现有资源进行构建，可以简化业务流程，在整个企业内确保一致性并缩短开发时间。所有这些将能帮助您节约大量的时间和资金。另外，还能减少服务中的功能重复，并能获得使用企业中为大家所熟悉的经过验证的核心应用程序的好处。

(2). Web services/套件化:

实际上，Web Service的主要目标是跨平台的可互操作性。为了达到这一目标，Web Service完全基于XML（可扩展标记语言）、XSD（XMLSchema）等独立于平台、独立于软件供应商的标准，是创建可互操作的、分布式应用程序的新平台。由此可以看出，在以下三种情况下，使用WebService会带来极大的好处。

总之，只要从应用程序结构的角度看，有别的方法比Web Service更有效、更可行，那就不要用Web Service。

四、 企事业机构对协同OA的需求

1、企业机构

协同OA类：着重关注内部管理制度的规范执行、内外部信息动向的自动获取和推送、知识经验分享利用、高效率的沟通渠道、行政类事务的集中处理；

ERP类：分为标准应用类和非标应用类；标准应用类集中会从关注财务或者生成制造入手，形成对人力资源、生成设备、客户销售资源、供应商采购资源、分销渠道等方面较为通用标准的应用，但缺乏工作流引起的强力支持；非标应用类是指非完全制造型企业对内部资源的管理，企业个性化管理比较强，且应用可完全基于工作流引擎传输；

BI类：着重于对数据的分析处理，可直接获取协同OA类、ERP类后台数据，并自行制定分析样本，供高层领导多方位的决策分析。

2、事业政府机构

协同OA类：从公文即收发文管理、以及档案文件管理入手，贯彻推行行政指令或上行汇报，以及对外政策法规的公布；

ERP类：即电子政务，集中处理各局单位、科室职能工作所包含的数据档案归档处理，也是政府机构对外办公窗口；

BI类：着重于对数据的分析处理，可直接获取协同OA类、ERP类后台数据，并自行制定分析样本，供机关领导多方位的报告分析。

五、 协同OA选型推广

1、协同OA整体价值点

协同OA从企事业机构的应用来看，可以看到总体具备以下几大价值点：

(1). 落实管理制度、工作流程自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。

(2). 知识文档自动化管理的自动化

使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

(3). 信息发布平台

内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。?

(4). 内部通讯平台

建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。

(5). 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。

(6). 信息集成

我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。?

(7). 实现分布式办公

就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

2、协同OA选型

上OA条件：

如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：

(1). 了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。

(2). 组织保障

OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。

很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴…

OA规划：

在具备上OA的两个本条件后，同时需要来规划OA系统，但是如果规划自己的OA系统，许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。系统规划包括这些问题的考虑：

· 实施目标及明确需求？

· 是分期实施、还是一次性实施？

· 系统实施的范围？是全单位，还是局部？

· 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？

· 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？

在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。

许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解：

· 某些管理问题在系统中是如何解决的？

· 如何确保系统实施和推广？

· 在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？

误区：

用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。

误区一：自己开发

自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？

首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；

其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；

再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；

最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。

误区二：功能越全越好

只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？

首先，容易造成功能闲置，系统空洞；

其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；

再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；

最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。

误区三：价格越贵越好

选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？

首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；

其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；

再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费；

最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。

我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。

对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如新思创OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为7200元，这些特点很适合中小型单位。

误区四：价格越低越好

价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？

首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；

其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。

最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。

记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。

还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。

误区五：系统案例越多越好

在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准[2]。

误区六：系统应该完全符合单位的办公模式

如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？

首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；

其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；

再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。

因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。

所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

误区七：大企业开发的一定好

大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？

首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念；

其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；

再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；

最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。

误区八：选一个OA软件来彻底改善管理

单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？

首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；

其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；

再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

误区九：一步到位，一劳永逸

一步到位就能一劳永逸么？

首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；

其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；

再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。

任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。

误区十：好的OA系统并不需要什么服务

服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？

首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；

其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；

再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。

总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：我为什么要用OA？我用OA主要解决哪方面的问题？我准备用这套OA解决几年内的问题？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。

3、协同OA需求建议

在实施一套OA系统之前，首先需要在规划的基础之上，细化具体的需求分析，在如果定义自己的OA需求，需要注意：

(1).需求陷阱——贪大求全

内部需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。为什么这样说呢？

我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。

其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所长，而且要100%满足。任何一家OA软件产品，都有自己的特色，亮点。要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？

(2). 需求分析建议

所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求———协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。

4、协同OA失败常见原因分析

首先协同OA实施上线时，大家就会有本位的思想在左右着日常实施工作的开展：

(1). 认为OA项目一上马就可以见效；

(2). 认为OA可完全代替传统工作操作；

(3). 认为OA只是IT类部门的事情；

(4). 认为可以把所有的流程电子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中；

(5). 认为OA项目可以在短时间内一步到位；

同时，也忽略了OA项目中存在的风险，在实施推广过程中没有加以控制和改进，如：

(1). 领导不重视

(2). 项目目标太大

(3). 项目人员不熟悉公司制度流程

(4). 项目人员变动

(5). 需求不断变更

(6). 不改变办公习惯

(7). 项目前热后冷

5、OA市场的情况

OA领域的佼佼者 lotus notes 在中国的发展，引发了OA协同软件市场的一次革命，众多的OA协同软件涌现出来，其中Fnotes 1800 协作系统可与lotus notes 相媲美。

Fnotes 1800是杭州龙峰连科技有限公司最新推出的一款可以满足各行业、企业、事业等不同用户深层次沟通需求的协作软件(也称群件)，提供内部群组邮件、电子流程、公告栏、论坛功能，能够有效的解决知识员工之间的沟通问题。

Fnotes 1800 协作系统可以完成：团队日常沟通(邮件、日志）、问题管理(bug跟踪)、需求管理、项目管理、费用报销、共享文件夹（TeamRoom)等常见应用及相应的统计分析评价系统，并且可以自扩展到客户、销售、物品管理等领域；

Fnotes软件可以广泛用于各企事业单位内部知识员工之间的信息交流、同时需要较高安全性、严格的权限控制的场合。

Fnotes与其它协同软件相比具备以下特点：

可以完全替代国内外现有的各种协作系统，在容量、高可靠性、可扩展性、交换效率上有着明显的优势；用户体验效果更好，使用上更简洁、更加符合中国人的使用习惯；

具备强大的内部群组邮件、流程、公告栏、论坛功能；文档格式包含RichEdit文本格式及附件、图片、文档链接等；可以轻松应对组织内部邮件、评审、讨论、信息发布、文档分类收集等应用。

具备灵活的帐号命名及群组定义方式，使得相关邮件发送，流程、公告栏、论坛的权限管理工作变得简单高效。

具备简单灵活的流程自定义功能，用户可以在3~5分钟内定义一个流程，可以通过Excel文件定义流程再批量导入系统。

可完全替代notes、用户体验效果更好，使用上更简洁、全中文界面、更加符合国人的使用习惯；架构上使用网络数据库，更开放、使用门槛降低、扩展功能成本更低；界面上取notes/outlook之长，每个人都有自己的个性化工作空间，另加可以隐藏的左边导航树，兼容不同的使用习惯。

我们希望Fnotes 能站在Lotus 以及所有优秀协作软件的肩膀上，青出于蓝而胜于蓝，将产品越做越强大，带动中国国内OA 市场的一场科技性革命。