结账的概念

结账，是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额。

结账的内容（程序）

（1）检查本期内日常发生的经济业务是否已全部登记入账，若发现漏账、错账，应及时补记、更正。

（2）在实行权责发生制的单位，应按照权责发生制的要求，进行账项调整的账务处理，以计算确定本期的成本、费用、收入和财务成果。

（3）将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。

（4）在本期全部经济业务登记入账的基础上，结算出所有账户的本期发生额和期末的余额。计算登记各种账簿的本期发生额和期末余额。

结账的规范

结账，是指把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后，计算记录本期发生额及期末余额，并将余额结转下期或新的账簿。

会计人员应按照规定，对现金、银行存款日记账按日结账，对其他账户按月、季、年结账。

1 ．日结或月结时

应在该日、该月最后一笔经济业务下面划一条通栏单红线，在红线下“摘要”栏内注明“本日合计”或“本月合计”、“本月发生额及余额”字样，在“借方”栏、“贷方”栏或“余额”栏分别填入本日、本月合计数和月末余额，同时在“借或贷”栏内注明借贷方向。然后，在这一行下面再划一条通栏红线，以便与下日、下月发生额划清。

2 ．季结时

通常在每季度的最后一个月月结的下一行，在“摘要”栏内注明“本季合计”或“本季度发生额及余额”，同时结出借、贷方发生总额及季末余额。然后，在这一行下面划一条通栏单红线，表示季结的结束。

3 ．年结时

在第四季度季结的下一行，在“摘要”栏注明“本年合计”或“本年发生额及余额”，同时结出借、贷方发生额及期末余额。然后，在这一行下面划上通栏双红线，以示封账。

4 ．年度结账后

总账和日记账应当更换新账，明细账一般也应更换。但有些明细账，如固定资产明细账等可以连续使用，不必每年更换。年终时，要把各账户的余额结转到下一会计年度，只在摘要栏注明“结转下年”字样，结转金额不再抄写。如果账页的“结转下年”行以下还有空行，应当自余额栏的右上角至日期栏的左下角用红笔划对角斜线注销。在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

5 ．编制会计报表前

必须把总账和明细账登记齐全，试算平衡，不准先出报表，后补记账簿和办理结账。

6 ．凡涉及债权债务及待处理事项的账户

填写“上年结转”时，还应在摘要栏填写组成金额的发生日期及主要经济业务内容说明，一行摘要栏写不完的，可以在次行摘要栏继续填写，最后一行的余额栏填写上年度余额。

结账的程序

会计电算化条件下，结账工作可以利用计算机进行。

一、财务处理模块自动结账的过程是

（1）月结前，首先检查“本月记账凭证制是否已全部记账”和其它结账条件是否具备，如果不具备结条件，则不能进行结账；如果结账条件具备，则执行以则每个月末都要进行此项工作；如果采用“账结法”，则在年末进行此项工作。

（2）把本期账户数据转为历史数据。

（3）将本期期末余额转入下期期初余额。

（4）结账后，做结账标志，不允许再输该期凭证。

（5）开始下个会计期财务处理的有关准备工作。

二、《会计基础工作规范》规定的结账程序

（1）结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

（2）结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计’字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下应当通栏划双红线，年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

结账的注意事项

对结账程序规定，在实际工作中要注意以下四点：

（1）

结账时应当根据不同的账户记录，分别采用不同的方法。

①对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内的余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下划一单红线，不需要再结计一次余额。

②现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账。每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面划一单红线，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，在下面再划一条单红线。

③需要结计本年累计发生额的某些明细账户，如产品销售收入、成本明细账等，每月结账时，应在“本月合计”行下结计自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面再划一单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下划双红线。

④总账账户平时只需结计月末余额。年终结账时，为了反映全年各项资产、负债及所有者权益增减变动的全貌，便于核对账目，要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下划一双红线。采用棋盘式总账和科目汇总表代替总账的单位，年终结账，应当汇编一张全年合计的科目汇总表和棋盘式总账。

⑤需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，由于这笔记录的金额就是本月发生额，结账时，只要在此行记录下划一单红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不需另结出“本月合计”数。

（2）

结账如何划线。结账划线的目的，是为了突出本月合计数及月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。根据《规范》规定，月结划单线，年结划双线。划线时，应划红线；划线应划通栏线，不应只在本账页中的金额部分划线。

（3）

账户余额的填写方法。每月结账时，应将月末余额写在本月最后一笔经济业务记录的同一行内。但在现金日记账、银行存款日记账和其他需要按月结计发生额的账户，如各种成本、费用、收入的明细账等，每月结账时，还应将月末余额与本月发生额写在同一行内，在摘要栏注明“本月合计”字样。这样做，账户记录中的月初余额加减本期发生额等于月末余额，便于账户记录的稽核。需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，“本月合计”行已有余额的，“本年累计”行就不必再写余额了。

（4）

能否用红字结账。账簿记录中使用的红字，具有特定的涵义，它表示蓝字金额的减少或负数余额。因此，结账时，如果出现负数余额，可以用红字在余额栏登记，但如果余额栏前印有余额的方向（如借或贷），则应用蓝黑墨水书写，而不得使用红色墨水。

年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

结账的不规范方法及正确处理

对于怎样把有余额的账户余额结转下年，实际工作中有以下两种不规范的方法：

（1）将本账户年末余额，以相反的方向记入最后一笔账下的发生额内，例如某账户年末为借方余额，在结账时，将此项余额填列在贷方发生额栏内（余额如为贷方，则作相反记录），在摘要栏填明“结转下年”字样，在“借或贷”栏内填“平”字并在余额栏的“元”位上填列符号，表示账目已经结平。

（2）在“本年累计”发生额的次行，将年初余额按其同方向记入发生额栏内，并在摘要栏内填明“上年结转”字样；在次行登记年末余额，如为借方余额，填入贷方发生额栏内，反之记人借方，并在摘要栏填明“结转下年”字样。同时，在该行的下端加计借、贷各方的总计数，并在该行摘要栏内填列“总计”两字，在“借或贷”栏内填“平”字，在余额栏的“元”位上填列“θ”符号，以示账目已结平。

正确的方法应该是：

年度终了结账时，有余额的账户的余额，直接记入新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额的账户的余额变为零。因为，既然年末是有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。否则，就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。

对于新的会计年度建账，问题一般说来，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续使用。

结账业务管理

一，办理结账业务的注意事项

(一)散客结账时的注意事项

(1)客人结账时，要注意收回房门钥匙及房卡(“Hotel　Passport”).如客人暂不交钥匙，在通知楼层客人结账时，提醒服务员收回钥匙，并记下楼层接话人工号.

(2)通知楼层服务员迅速检查客房，以免有客人的遗留物品或房间物品有丢失或损坏现象.

(3)委婉地问明客人是否还有其他临时消费(如电话费，早餐费等)，以免漏账，给酒店造成损失.

(4)注意做好“验卡”工作.

①检查客人信用卡的安全性.

●辨别信用卡的真伪.检查信用卡的整体状况是否完整无缺，有无任何挖补，涂改的痕迹；检查防伪反光标记的状况；检查信用卡号码是否有改动的痕迹.

●检查信用卡的有效日期及适用范围.

●检查信用卡号码是否在被取消名单之列.

②检查持卡人的消费总额是否超过该信用卡的最高限额.如超过规定限额，应向银行申请授权.

(5)如果客人用支票结算，则要注意以下几点：

①检查支票的真伪：注意辨别那些银行已发出通知停止使用的旧版转账支票.

②检查支票是否过期，金额是否超过限额.

③检查支票上的印鉴是否清楚完整.

④在支票背面请客人留下联系电话和地址，并请客人签名，如有怀疑请及时与出票单位联系核实，必要时请当班主管人员解决.

(二)团客结账时的注意事项

团队结账时应意以下问题：

(1)结账过程中，如出现账目上的争议，及时请结账主管人员或大堂经理协助解决.

(2)收银员应保证在任何情况下，不得将团队房价泄露给客人，如客人要求自付房费，应按当日门市价收取.

(3)团队延时离店，须经销售经理批准，否则按当日房价收取.

(4)凡不允许挂账的旅行社，其团队费用一律到店前现付.

(5)团队陪同无权私自将未经旅行社认可的账目转由旅行社支付.

二，一些特殊情况的处理

1，当住店客人的欠款不断增加时

2，当客人A的账由客人B支付时

3，过了结账时间(一般为当天中午12：00)仍未结账

4，客人在结账时才提出要折扣优惠，而且也符合优惠条件，或者结账时收银员才发现该房间的某些费用是由于某种原因而输入错误

5，客人结账后，没有交回房间钥匙