什么是档案价值
档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出来的有用性及有用程度。
档案价值的内容
其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。承载知识、信息的档案——客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。主、客体之间是一种满足与被满足、需求与被需求的关系。如果档案馆保存的档案根本不被机关、社会需求和利用，就谈不上有什么价值，管理档案的一系列活动也失去了存在的意义。反之，如果档案馆的档案被机关或社会广泛利用，并能满足各方面的需要，就体现出价值。由于档案价值是指主体与客体的关系，因而决定了档案这一客观物是档案价值的物质承载者，它只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，并同人的实际需要相联系，相统一时，才使档案及其属性进入价值化过程，与人的需要构成价值关系。故档案的价值不是单方面决定的，而是相互作用的产物，即取决于档案的客体属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。据此，所谓档案的价值实为档案的使用价值，就是档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性及有用程度。
此外，关于档案价值的定义还存在着其他的不同观念。
档案价值的形态
原始价值和从属价值。
按照档案价值的源流关系，可将档案价值从整体上划分为原始价值和从属价值。原始价值是源，从属价值是流，两者之间是源和流的关系。这一思想最早是由美国的档案学家T·R·谢伦伯格提出的。谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中指出：“我们现在承认，文件要能够成为档案，其产生和积累就必须是为了达到某种特定的目的，并且除了达到此种目的的价值之外尚有其它一些价值。这就是说，成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其它机构和非政府使用者的从属价值”。（注：谢伦伯格著，黄坤坊等译：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版。）我们应当正确理解谢伦伯格的本意，谢氏认为，档案对于原机构的价值是由文件当初被产生和被积累的特定目的决定的，这说明档案的原始价值包括文件价值（由文件当时的作用大小决定）与档案的初始价值（文件产生机构积累的意义）两部分。而档案的从属价值是由其原始价值衍生而来的价值，表现为对文件形成者以外的利用者的意义和作用。当档案不再被其形成者所利用时，并不说明此时的档案已没有价值了，实际上，档案的原始价值已转化为从属价值了，表现为档案价值的扩展趋势。在我国档案界，通常把档案的原始价值叫第一价值，把档案的从属价值叫第二价值。吴宝康主编的《档案学概论》指出：“档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。从双重性来说，档案时机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用可称为第二价值。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第50页。）可见，档案价值一方面表现为双重性，另一方面又表现为过渡性。当档案由第一价值（原始价值）过渡到第二价值（从属价值）时，其价值发生了扩展，我国档案界称之为“档案价值扩展律”。其实，从实质上看，档案价值并不是静止的，而是处于转化过程中。档案的第一价值向第二价值的过渡实质上是档案的原始价值向从属价值的转化。
凭证价值和参考价值。
关于档案的凭证价值和参考价值的思想，最早也是由谢伦伯格提出的，他当时称之为证据性价值和情报性价值。所谓档案的参考价值，是指档案所记载的内容对档案形成者及其以外的机构、组织和个人的参考意义和作用。笔者认为，谢伦伯格所说的情报性价值即指的参考价值，因为“证据性”和“情报性”就如同“凭证”和“参考”两个概念一样，它们的外延界限非常清楚，非此即彼，非彼即此。
对于一个政府机关来说，要判定其档案的凭证价值，应当从3个方面去把握：一是该机关在所属行政等级系统中的地位；二是该机关的职能及其性质；三是该机关根据规定的职能所进行的活动及其性质。总之，判定档案的凭证价值，主要是根据机关的地位、职能和活动，地位越高，职能越重要，档案价值就越大；反之，档案价值就越小，谢伦伯格认为：“在考察证据价值时，档案工作者也可能会同时保存具有其它价值（不仅对于行政官员和行政管理研究者有价值，而且对于经济学家、社会学家、历史学家和一般学者有价值）的文件”，（注：谢伦伯格著，黄坤坊等译：《现代档案——原则与技术》，档案出版社1983年版。）并进而认为，档案的情报性价值一般也被称为研究价值，即公共文件由于含有对各种研究有用的情报资料而固有的价值。情报价值来源于公共文件中有关公务机构所处理的人、地、问题之类的情报资料，而不是来源于公共文件中关于公务机构本身的情报资料。
利用价值和保存价值。
档案的“利用价值”是档案界最常用的一个关于档案价值的术语，“在档案学和档案工作实践中，通常所说的档案价值，指的是档案的利用价值”。（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第50页。）也就是说，一提起档案价值，人们首先想到的是档案的利用价值而非其保存价值。因为，“利用价值”可能会更通俗、更直接地反映档案可供人们利用从而满足人们某种需求的价值属性。实际上，档案的利用价值是针对档案的具体用途而言的，即指某一（或一部分）档案对具体的利用者的具体意义和作用。
档案的保存价值是在人们意识到档案的利用价值之后才认识到的价值形态，因为只有人们认为档案有用，才有可能有意识地保存它。再者，当我们判定档案的保存价值时，不仅要首先断定档案有无利用价值，而且要搞清楚其利用价值的大小，以确定合适的保管期限。
潜在价值与现实价值。
按照档案价值的存在状态或表现状态可将档案价值分为潜在价值和现实价值。档案的潜在价值是指档案处于“休眠”状态时的价值形态，此时的档案没有被纳入主体的活动范围，档案的作用尚未发挥出来。这就是档案价值的隐含性。档案价值虽然是客观存在的，但它毕竟不像档案实体那样具体。档案实体是档案价值的载体，档案价值是档案载体的灵魂。无论是档案的凭证价值还是档案的参考价值，平时都表现为潜在价值，只有被人们利用时，档案的潜在价值才能外现，即转化为现实价值。如一份合同，平时只是放在档案室或档案馆里，这时，它只具有潜在价值而不具有现实价值。
档案的现实价值相对于其潜在价值而言，是档案正在被利用所表现出来的价值形态。由于档案被利用，从而对档案主体造成一定的效应（包括正效应和负效应），可以为人们的感官所感知，所以说，此时的档案价值表现为现实价值。一份房产证为某起民事纠纷的解决提供了证据，维护了当事人的利益。这一过程使该房产证的潜在价值转化为现实价值。
绝对价值与相对价值。
如果撇开具体的档案，把档案作为一个整体来认识的话，我们就会发现，档案价值表现为绝对价值形态。因为档案是人们社会实践活动的原始记录，别的不说，单从延续人类文明史这一角度来说，档案价值也是绝对的，也就是说，档案具有绝对价值。再者，从档案价值的客观性来说，档案价值不依人的主观意志为转移，档案对于人的价值是绝对的。
档案的相对价值是人们从微观上对档案价值进行认识的结果。从微观上看，有四条理由可以说明档案具有相对价值：其一，同一份档案对于不同的利用者具有不同质或同质不同量的价值；其二，同一份档案在不同的时间具有不同的价值，如我国至今还保存的6件唐代档案，在当时来说，可能就没有现在这么珍贵；其三，同一份档案在不同的空间条件下具有不同的价值，如一个地区的土壤档案对于另一地区来说，可能就没有多少价值；其四，同一份档案在全宗内档案完整程度不同条件下，具有不同价值，完整程度高时，其价值相对小，完整程度低时，其价值相对大。
自在价值与自为价值。
所谓档案的自在价值，是指客观存在的未必为人们认识实现的档案价值；所谓档案的自为价值，是指已被人们认识和发现的档案价值。档案价值是不依赖于档案价值认识和档案价值评价主体的意志而客观存在的。对于档案价值和档案价值评价主体来说，一切档案价值都是自在的，都具有自在性。但是经过人们的实践、认识、评价以后，人们就可以观念地把握档案价值。当人们正确地认识并在观念中把握档案价值时，档案的自在价值就转化为自为价值。档案的自为价值是其自在价值在人们头脑中的反映，是档案自在价值的已知形态，是档案自在价值的近似反映。
正价值与负价值。
档案价值最终表现为档案客体对档案主体的效应或功效，由此可知，档案价值应当包括正价值和负价值。所谓档案的正价值，就是指档案客体对档案主体的正确的、积极的效应；所谓档案的负价值，是指档案客体对档案主体的反向的、消极的效应。那么，档案价值如何表现为正价值、负价值呢？是由什么决定的呢？我们知道，档案价值是通过人们的利用活动表现出来的。人们从事任何活动都有其特定目的，而且这种目的往往是由特定需要决定的。因为人们的需要形成人们的动机，动机又形成目的。档案价值的标志是档案客体对档案主体的效应或功效。档案主体的需要是产生档案价值的出发点，没有档案主体需要，也不会产生档案价值。
眼前价值与长远价值。
在现实生活中，人们常常提到眼前利益与长远利益，其实就是指的眼前价值与长远价值，档案价值同样存在这样的问题。所谓档案的眼前价值，就是指档案对于人们眼前或近期的生存、发展具有的功效；所谓档案的长远价值，是指档案对于人们将来的、长远的生存发展具有的功效。档案的眼前价值与长远价值，一般指档案的正价值，它们是按照档案功效的长短来划分的。档案功效的长短既与档案客体本身的特点有关，也会受到档案主体的档案意识的影响。