什么是政府采购档案管理

政府采购档案管理是指对政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称。

政府采购档案管理的内容

(一)政府采购档案管理原则

1．全面性。收集档案要具有完整性，政府采购由于与部门预算、国库集中支付相连接，大大丰富了会计凭证的内涵，使发票原始凭证项下的会计信息清楚和明了，解决了发票与实际品目不符的问题。应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效。尽量避免残缺不全、支离破碎的档案，削弱档案应有的资料功能。

2．客观性。档案必须真实客观地反映政府采购全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破，需要特别强调的是现场记录的真实性，记录人必须掌握当事人的原话精神，若当事人拒绝现场签字认可，要取得旁证者的证明。

3．保密性。采购资料以及整理到位的档案不得随意借出，特别是刚刚结束的采购数据与评审意见，更加需要严格保密，非开标人员不得接触采购资料；公开中标结果期间所有资料一律不得外借，待公示结束以后再转给专职档案管理人员。

(二)明确管理内容与职责与分工

1．采购项目档案内容要明确，项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理，以保证项目资料的完整、真实、有效，包括项目资料是否有遗漏和相互矛盾；采购操作中形成的文件和材料是否齐全；必须是原始件的是否以复印件替代；文件资料中的签名、印鉴是否齐全；例如评标记录相关人员是否签字，工作人员记录填写内容是否合理全面、符合法定要求，是否缺少相关资料等。其他不符合项目档案完整性、真实性的情况是否存在，如发现项目资料不符合要求的，项目负责人应尽快补齐相应材料。

2．财务、采购、档案分工要明确。档案收集并非专职档案员个人能解决的事，必须是采购代理机构多数成员共同努力的结果。由于岗位分设，一个采购项目涉及的资料会分布在各个工作人员手中，各项采购任务结束后，收集的一整套政府采购文件，必须及时移交给档案管理部门统一立卷、归档、造册，并要与其他日常公务档案分开归档管理。档案员还要鉴别审查资料的完备性。

编制政府采购预算、报批政府采购计划、办理政府采购资金缴拨手续等都是财务部门的工作内容。财务部门主要负责编制政府采购预算、报批政府采购计划审批表、办理政府采购资金缴拨等工作。采购部门主要根据采购计划参与采购代理机构活动或直接实施本单位的分散采购活动，采购活动结束后，应将采购合同、中标通知书、供货原始发票、采购验收单等提交给财务部门办理政府采购资金支付手续。财务部门除必须装订在会计凭证中的一些政府采购原始凭证外，应将其原件的复印件载明凭证、会计档案名称、编号等返还采购部门，由采购部门将有关采购文件和资料一并送政府采购档案管理部门进行管理和保存。档案管理专职部门根据财务部门记录在案的政府采购原始凭证复印件和采购部门采购等相关文件资料，统一立卷、归档、造册。其中：对同一采购单编号的有多个合同或多个支付申请的采购档案应当存放在一起，对同一支付申请而有多个采购任务单或多个合同的采购档案，要以支付申请中排在第一的采购任务单编号存档。

(三)建立政府采购档案管理制度

1．严格规范政府采购档案收集工作管理制度。档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点，为政府采购工作提供良好的资料保障。因此，要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。档案装订要符合通用装订要求，目录编写清晰，档案页码有序，同类招标方式要合并归类，要撰写档案总目录，便于查阅。要建立归档、保存和销毁的规范程序等。

2．做好政府采购项目档案的保管工作。一是要严格执行检查、保管制度。保管工作特别要讲究安全性和保密性，未收集完备未归档成册的档案不得外借，确实由于工作需要时，可以由档案员代为查阅。二是保管期限一般分为永久和定期两种。对工作总结、查考研究具有长远利用价值的档案应永久性保存，要注意保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防湿、防火、防盗工作。

3．依法做好档案的销毁工作。对于保管期满的政府采购项目档案，应按规定程序销毁：一是政府采购档案部门提出档案销毁清单及销毁意见并登记造册。二是销毁意见报单位领导同意后，报经同级政府采购管理机构批准。三是销毁政府采购项目档案时应由政府采购档案部门、采购部门、同级政府采购管理机构共同派员监销。四是监销人在销毁政府采购项目档案前，应认真核对清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。销毁的副本必须编号登记，由经办人及监督人员书面签字认可。

对政府采购会计档案可以比照《会计档案管理办法》第10条情形送到保密纸回收点实施销毁。一是本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制政府采购会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起至年度和档案编号、应保存期限、已保存期限、销毁地点和时间等内容。二是单位负责人分别在政府采购会计档案和会计档案销毁清册上签署意见。三是本单位在销毁政府采购会计档案和会计档案时，必须由政府采购主管部门、采购档案部门、财务部门、采购部门共同派员现场监销。四是监销人员在销毁政府采购会计档案和会计档案时前必须对销毁清册逐一核对，销毁后，应当在销毁清册上签名，并将监销情况报告本单位负责人。对于保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独立卷，保管到未了事项完结为止。

4．建立借阅制度。规定借阅范围、时间、次数，严格登记，归还时要逐页检查。对内部借阅登记也不能松懈管理，采购档案不得随意借出。如有特殊需要，必须办理查阅登记手续，在登记簿上注明查阅人姓名、单位、查阅时间、内容，防止涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。借阅应规定一定的时限，借阅期间，借阅人对所借档案的真实性、完整性负责。查阅人如需要复印档案，必须报领导批准同意后，由档案管理人员复制，并在登记簿上注明复印内容及档案的具体卷号、页数。

(四)提高档案管理人员素质

档案管理者必须具备爱岗敬业、克己奉公、脚踏实地、认真负责、正直无私的道德素养和基本业务素质。各采购人和代理采购机构要创造学习条件，组织档案管理人员学习《会计法》、《政府采购法》、《档案法》、《会计档案管理办法》和对商业秘密的保护等方面的法律、法规不断提高档案管理人员政治素质和业务技能。

(五)推行政府采购档案电子信息化管理

1．统一规范归档资料的内容和格式，实施以电子档案为主、纸质档案为辅的档案存档方式。

2．建立政府采购档案管理系统。该管理系统应能做到以下几点：确认并记录所有真实的采购交易活动；及时且充分详细地描

述交易；准确计量交易的价值；确定交易发生的期间，并记录在适当的会计期间；在报表中适当表达交易相关事项。以反映政府采购会计制度要全面反映政府采购的价值运动和实物运动，从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案进行信息化管理。

(六)加强硬件设施建设

必须设立专门的档案室，符合安全等级要求，配备档案密码架，室内应有良好的通风系统。

政府采购档案管理的功能

政府采购档案管理具有多种功能。

一是实录功能，采购档案具有记录采购数据与过程的真实情形的作用。

二是实证功能，目前人们对政府采购中某些现象的置疑与投诉不断，而采购档案能够证明采购过程与本身的合规性与否。

三是使用功能。比如验收报告可用于证明物品的质量，会计凭证可以证明货款的支付等。

四是倡廉功能，完整的政府采购档案，可以保全采购行为的原貌，这对于防腐倡廉具有积极的作用。

政府采购档案管理的积极意义

一是政府采购档案管理可以帮助记录政府采购活动的真实过程。政府采购部门要按照公开、公平、公正的“三公”原则进行招标投标活动，既要体现采购活动的合法与合规的阳光操作，更要提高政府采购资金的使用效益，切实维护采购当事人的合法权益，促进廉政建设；

二是政府采购档案管理可以成为防范政府采购风险的有效手段。完善的政府采购档案管理，有利于促进政府采购工作的规范性，并将保证政府采购工作沿着正确的方向运行；

三是政府采购档案管理可以确保政府采购工作的质量。规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，是政府采购的目的，“公开、公平、公正、诚实信用” 是政府采购的原则。

完善政府采购档案管理的几点建议

(一)建立健全政府采购档案管理法规迫在眉睫

政府采购是一项新兴的事业，其人员基本上都是原财政部门的工作人员，各地的工作重点也都放在了采购业务上，对政府采购档案的管理意识十分谈薄。因此，要搞好政府采购档案工作，可从以下三个方面着手：首先，要加强对《档案法》及有关规定的宣传，提高政府采购部门的档案意识和法制观念，创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境，形成自觉依法加强档案管理，主动为社会经济服务的工作秩序；其次，要尽快出台《政府采购档案管理条例》等全国性法规，统一全国政府采购档案管理工作，可以在综合现行各地政府采购档案管理办法的基础上，取其精华，同时大胆借鉴国外先进做法而立法；再次，建立必要的政府采购档案管理法规的运行与监督机制，对贯彻政府法规不力或者不执行者给予必要的政纪、法纪处分。

(二)制定完善的政府采购档案管理制度十分必要

档案管理制度是档案管理的准则，是关于档案收集、装订、借阅、保密、使用、数据分析等方面的总体概括。一是收集档案要具有完整性，档案装订要符合通用装订要求，目录编写清晰，档案页码有序，同类招标方式要合并归类，要撰写档案总目录，便于查阅；二是保管工作特别要讲究安全性和保密性，未收集全尚未归档成册的档案不得外借，确实由于工作需要时，可以由档案员代为查阅；三是借阅制度要十分完备，规定借阅范围、借阅时间、次数，严格登记管理，归还时档案员要逐页检查，防止出现涂画、残损现象；四是对内部借阅登记里也不能有丝毫的管理松懈，因为有些泄密事情往往是从内部引发的，不要怕面子上过不去，要勇于坚持原则，铁面无私；五是采购中心内部也要加强档案管理的内部工作，自觉执行各项管理制度，互信互谅，团结协作；六是建立政府采购供应商诚信档案制度，完善档案管理内容，比如荆门市出台《政府采购供应商诚信档案管理办法》。

(三)建立健全政府采购档案管理人员任职体系

一是要明确政府采购档案管理人员的工作职责。根据实际与可能，政府采购档案管理人员的工作职责大致包括以下几个方面：采购档案日常管理工作；确保采购档案的完整、安全；年度的采购档案归档、整理、立卷和装订工作；编制采购档案目录、科学分类、查阅方便；过期档案的销毁工作；执行档案查阅制度，填写使用记录；执行档案保密制度，严防档案毁损、丢失和泄密；采购档案日常管理工作；确保采购档案的完整、安全；年度的采购档案归档、整理、立卷和装订工作；编制采购档案目录、科学分类、查阅方便；过期档案的销毁工作；执行档案查阅制度，填写使用记录；执行档案保密制度，严防档案毁损、丢失和泄密。

二是任职条件。大专以上学历，档案管理类专业或者文秘专业，或者经过专业知识培训、经考核合格的人员，年龄在40岁以下身体健康；具有三年以上档案管理工作实际经验；具备良好英语读写能力；能熟练运用电脑。

三是在职的岗位培训。有必要每年对政府采购人员的业务技能与新知识进行轮训，内容包括有关政府采购方面的法律法规、政府采购档案管理的制度、政府采购档案管理的工作实务、政府采购档案管理的经验交流。通过扎实有效的岗位培训，在较短期限内提高档案人员的政治理论水平与业务技能。在条件成熟的时候，尽早开设国家统一的政府采购档案管理职业资格考试。