什么是政府采购档案

政府采购档案是指与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料等，必须长期保存的、具有十分重要的参考价值的原始资料的总称，主要包括采购文件、会计档案、供应商管理档案。

政府采购档案分类及内容

1．政府采购档案分类。一是按政府采购的项目范围分类，可分为货物、工程、服务类。二是按政府采购的方式分类。可分为公开招标类、邀请招标类、竞争性谈判类、单一来源采购类、询价采购类。

2．政府采购档案内容。

(1)采购文件。主要指采购计划与方式、招标文件、开标文件、投标(报价)文件、评分办法、前期准备、评委评标、评审文件中标资料、合同履约、验收、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、评估报告、定标文件等一系列采购活动过程及各项决策的记录，它既记载着在政府采购工作执行落实《政府采购法》各项条款的情况，又记载着地方各级政府机关为推行政府采购制度制定的各项规定、细则、方法、政策等，同时它还记载着在政府采购活动过程中，政府采购人员遵循政府采购有关原则的情况。

(2)采购活动记录。包括采购项目类别、名称；采购项目预算、资金构成和合同价格；采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；邀请和选择供应商的条件及原因；评标标准及确定中标人的原因；废标的原因、采购方式的相应记载。采购当事人对政府采购项目活动记录应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

(3)会计档案。是记录和反映经济业务的重要史料和证据。主要是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。

(4)供应商管理档案。主要包括各类投标供应商预审材料、技术与商业资质材料、登记的相关信息、财务状况、信誉技术等级、供应商准入书面承诺、供应商履约情况、相关业绩情况、不良记录次数等，这些材料是对供应商进行管理与奖惩的最有力证据。

政府采购档案特点

1．专业性强。政府采购会计档案是各单位会计档案、会计核算的新内容，是与经济活动和财务收支紧密相关的。其内容直接反映各项采购业务，具有较强的专业性。

2．覆盖面广。只要采购人有公用支出、专项支出形成的采购业务，并进行独立核算的，都会形成政府采购会计档案。如政府采购支付资金请拨单、政府采购计划审批表、政府采购验收单、发票等复印件应与招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行备案管理。

3．有客观性、实证性与反腐倡廉等特点。政府采购档案在其形成过程中，主要是对采购活动及其财务收支进行价值量的记录和描述，以规定的指标体系记录经济活动，以记录反映采购活动及其财务收支的质的变化。

4．政府采购档案受国家商业秘密的保护。

政府采购档案的归档原则

政府采购可谓是一项庞大的系统工程，全面贯彻落实《政府采购法》，积极推行政府采购制度，需要做好政府采购的各项工作，其中做好政府采购档案的管理，是做好政府采购系统工程中必不可少的一项重要工作。由于我国推行政府采购制度时间还不是很长，今年初才正式步入法制化管理的轨道。时至目前，其采购文档的采编、保管尚不尽统一规范，使之在处理采购质疑、投诉时，难以拿出一份能够完整地体现采购工作“公开、公平、公正、诚信”性原则立场的采购档案为依据。由此可见，各级政府采购机构必须紧紧围绕政府采购文件的形成规律，严格遵循“保存从宽，销毁从严”、“孤本从宽，复本从严”和“保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则，全方位、多层面、真实记录和反映政府采购活动全过程，最大限度地确保政府采购档案资料齐全完整。依照《政府采购法》规定，政府采购档案保存期限应从每个采购项目结束之日起至少保存15年。对价值高、规模大、性能复杂的采购项目的采购档案，还应视情况确定延长其采购文档的保存期限。依此全面贯彻落实《政府采购法》、《档案法》，为与WTO《政府采购协议》接轨奠定坚实的基础。由此可见，此举对于真正意义上的规范政府采购行为来讲，不仅具有广泛地现实意义且尚有深远的历史意义。

政府采购档案的规范管理

政府采购档案的规范管理状况将直接关系到政府采购工作的质量。政府采购档案要从源头抓起，建立专门的档案管理组织，各级政府采购机构应选配政治觉悟高、责任心强、热爱档案管理工作并经相关机构培训合格，熟悉政府采购业务的人员到档案管理工作岗位。

已归档的档案，应按档案登记顺序放入指定的铁皮卷柜中，摆放整齐，目录清楚。采购档案的保管应“以防为主、突出重点、立足长远、保证当前”。所谓“防”即是要按防火、防霉、防虫、防鼠、防尘等要求建设库房，配备档案装具等。要消除各种可能损坏档案的不利因素，最大限度地延长政府采购档案载体寿命，维护档案的系统性和完整性。加强采购档案的安全管理工作，防止采购档案采编及保管期间有遗失、涂改、调换及损坏等情况的发生。

为保证政府采购档案的安全、保密、不遗失，必须认真执行《政府采购文件档案阅读、外借保密制度》、《政府采购文件档案外借程序》等。按审批程序借、查阅的相关人员对采购档案内容应有保密义务。采购文件中的供应商投标文件，因涉及供应商的商业机密，没有得到有关方面的许可，不得对外提供。

政府采购档案的销毁必须有严格的程序，先由档案管理人员列出政府采购档案销毁清册和提出意见，报有批准权限部门审批，同意销毁的采购档案必须到指定的工厂或地点实行监销，未经批准，不得销毁。

做好档案管理既可以缩短政府采购调研工作，降低政府采购成本，节约财政支出，同时亦可提高工作效率又能从根本上促进党风廉政建设，全面促进政府采购工作的健康发展。

政府采购档案存在问题

(一)专业人员缺乏，管理质量差，层次低

档案管理是一项专业知识极强工作，目前很多采购代理机构档案员管理大多身兼数职，由于专业人员少，素质低下，档案管理充其量仅是资料的集中堆放，卷内目录编辑混乱，整理次序前后颠倒，甚至多人参与卷内目标编写，标准难以统一。资料收集不全，保密性、安全性堪忧，使用功能、实证功能、原始记录性功能未得充分体现。有的采购支付手续还没有结束，有关合同等资料已经丢失等。有些单位已经参与了政府采购，但在会计相关凭证里没有反映政府采购的任何手续。还有个别自行组织招标的单位或个别的采购代理机构，由于暗箱操作等原因，人为破坏、丢失政府采购活动中相关会计档案资料，销毁采购活动记录。一些采购人和代理机构在办理采购项目时，不注重采购活动记录，不及时准确地记录，有的只对开标等活动现场情况进行记录，对采购项目的资金安排、使用非招标方式原因等前期活动未做记录，对确定中标人原因、合同价格等采购后期的活动情况亦未做记录。有的采购代理机构没有明确专门人员负责记录。有主持人兼记录的，有公证员兼记录的，有监管人员兼记录的，有的采购活动记录出现多个笔迹，谁有空闲谁记录。更有一些别有用心的人伪造、变造采购活动记录。

(二)保存主体不明确

《政府采购法》规定，保存主体是采购人和采购代理机构，但实际工作中，大都由采购代理机构负责保存。

(三)管理设施缺乏

有的代理机构没有独立的档案室，采购资料存放杂乱，有的虽有档案室，但容量较小，环境不好，只有简易的可移动的档案柜，未能合理设立档案密集架，处在一种简单的资料堆积阶段。很多地方档案管理资料未能输入电脑，手工操作居多。档案收集工作不严密，造成关键资料的缺省，档案文件完整性受损、管理措施的滞后制约了档案管理手段的创新与升级。

(四)档案保存范围过小

会计报表、供应商资料以及采购文件资料等三者组成政府采购档案的主体，但未能实质性地进入档案管理范围。很多采购机构未能真正重视档案的管理，使得这部分宝贵资料散落在各岗位工作人员手中，给档案整理的完整性留下了隐患。由于分工的不同，或者出于工作职责和保密观念的考虑，个人拥有的档案资料总偏向于自己管理，没有存档意识。而负责供应商库的管理人员出于方便工作等目的，总想把资料当成私有财产，未考虑到档案的集体使用功能。

(五)管理方式陈旧，借阅制度混乱

所谓的管理仅是开门送材料，关门堆资料，没有借阅登记本或借阅不登记现象屡有发生，一些招标项目的关键性的数据与结论，在评标结束后往往是胡乱地往桌上一堆，增加了许多泄密变数，且为追查泄密者制造了麻烦与困难。

(六)档案管理与使用脱节

档案具有实证性功能和使用效用，供应商投标技术方案描述、技术参数，财务状况、售后服务承诺等方面的内容对制作标书与评分办法有很强的借鉴作用。政府采购档案是宝贵的智力资源，供应商登记资料是最原始的资质水平证明，是对供应商履约能力、资信等级、技术水准的直接记录，对投标名单确定、中标候选人的产生具有一定参考价值。然而一些采购代理机构为了达到所谓的保密效果，一律不得借阅档案资料，使可用的档案成为一堆死材料，造成了档案资源浪费。