概述
总分类账一般采用订本式账簿。总分类账的账页格式，一般采用“借方”、“贷方”、“余额”在栏式，根据实际需要，也可以在“借方”、“贷方”两栏内增设 “对方科目”栏。总分类账的账页格式，也可以采用多栏式格式，如把序时记录和总分类记录结合在一起联合账簿，即日记总账。
总分类账的登记依据和方法，主要取决于所采用的会计核算形式。它可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以先把记账凭证按照一定方式进行汇总，编制成科目汇总表或汇总记账凭证等，然后，据以登记。
用友软件总账简介
用途
总账是用友通产品财务系统的核心，业务数据在生成凭证以后，全部归集到总账系统进行处理，总账系统也可以进行日常的收、付款、报销等业务的凭证制单工作；从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处理工作均在总账系统实现。
建账
由用户根据自己的需要建立账务应用环境，将用友账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。
· 自由定义科目代码长度、科目级次。
· 可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。
· 提供中英文科目的录入与切换功能。
· 若有外币核算，还需定义各外币币种、汇率。
· 可录入开始使用用友总账系统时各科目的余额。
· 可定义凭证分类。
· 若要进行辅助项管理，还需要定义各辅助项的目录。
· 自由定义会计期间。
凭证管理
· 通过严密的制单控制保证制单的正确性。提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。
· 最少击键次数的设计：提供快捷键自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。若有外币核算可自动由外币、汇率、本币金额中的两方计算出第三方。
· 可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证，可助您更加快速准确地录入凭证。
· 提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。
· 提供对原始单据及明细账的联查功能。
· 增加凭证及科目的自定义项定义及录入，提高凭证录入内容的自由度。
· 可完成凭证审核及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。
· 凭证填制权限可控制到科目。
· 凭证审核权限可控制到操作员。
· 灵活的打印功能。
· 标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递：
引入：按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证。
引出：按规定格式引出总账系统中的凭证。
复制：按规定格式将相同版本账套中的凭证复制到其它账套中。
标准账表
· 可随时提供如下标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据：
总账、余额表
序时账、明细账、 多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。
日记账、日报表
· 在查询各标准账表的同时，可同时查询到数量账、外币账。
· 在查询时，可随时调整列宽，且可在退出查询时对符合各自需要的列宽进行保存。
· 提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件，加快查询速度。
· 任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。
· 提供总账哙明细账哙凭证哙原始单据相互联查、溯源功能。
· 明细账的查询权限可以控制到科目。
· 灵活的打印输出：提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。各类正式账簿提供套打功能。
4、现金管理
为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表，以及进行银行对账。
5、数量核算
适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。
6、外币核算
· 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。
· 可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币。
· 月末可自动调整汇兑损益。
7、月末处理
· 自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。
· 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。
· 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。
辅助管理
1、个人借款管理
· 主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。
· 提供个人借款明细账， 催款单， 余额表， 账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。
2、部门核算
· 主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较便于进行部门考核。
· 提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。
3、项目管理
· 用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队，合同， 订单等等。
· 提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。
4、应收应付管理
· 主要进行客户和供应商往来款项的发生，清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。
提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。