什么是外贸业务信函

外贸业务信函是外贸工作人员同世界各国开展进出口贸易业务时，用来洽谈交易，联系业务的专用书信。目前，在国际贸易中，大量的业务磋商和市场信息都是通过信函完成和获得的。因此，业务信函在开展国际贸易的过程中，是不可缺少的，是非常重要的。写好业务信函，能直接起到促进交流、发展贸易和增进㈤友谊的作用。一个外贸工作者必须掌握写外贸信函的基本常识和基本词汇，才能胜任自己的工作。

外贸业务信函的写法

外贸业务信函的构成：

外贸业务信函由两部分组成，即标题和信文。

标题：

写在信笺的上方正中间，独立于信文之外。标题要能简明地概括出写信的事由和写信人的态度，使收信人对书信的内容一目了然。

信文：

信文由称呼、正文、落款、日期四部分组成。

称呼：

称呼就是收函单位的名称或具体负责办事人的姓名。顶格写，写全称，单占一行。

正文：

正文是信的主要部分，也就是信的内容。要写明事由，表明态度，讲清原因。即对某件事表明是肯定还是否定的态度，阐明采取这种态度的道理。叙事、说明要清楚明白；说理要有逻辑性和雄辩性；商榷问题、提出异议时，意见要明确，态度要明朗，证据要确凿。为了减少流转环节，提高工作效率，便于归类存档，外贸信函要求一事一信。

落款：落款就是在信的右下角写上发函单位的名称。要写全称，并加盖公章。

日期：在右下角发函单位名称的下一行写上发文日期。

外贸信函写作要求

1．内容要明确、具体。

外贸部门一般都是工作头绪纷繁，这就要求每封书信都要明确地指明是哪笔生意，什么意见，什么理由。

例如：“上次贵方来函，指出我方货价偏高”一句，“上次”指的是哪次?“我方货价”具体指哪批、哪种货?都不明确。如说成“贵方3月5日来函说我269号货的005品种的印花府绸价格偏高”，这就明确、具体了。

这就要求把信中涉及到的货物合同号、货号、货物名称、数目、金额、日期都要交待清楚。

2．态度要明朗。

每封信函都有自己的意见，是肯定还是否定，是接受还是拒绝，要明确地、语气坚定地表示出来，不能含糊其辞，模棱两可。例如：“贵方提出的意见我方基本同意”，“可以考虑”，“每月可交货五六百箱”，“估计五月中旬前后即可发货”等等都是不肯定、不明确的表达方法，都不能使用。

3．表达要准确。

要做到准确，必须注意做到以下三点：第一、避免歧义。_句话可以这样解释，也可以那样解释，叫歧义。例如“凡订购量在5000码以上者，可享受2％折扣婷的优惠。”如果对方刚好订5000码，买方可能理解成应享受优惠，卖方可能解释成不属优惠之列，这就会产生歧义，引起纠纷。如说“凡订购5000码或者以上者，可享受2％折扣的优惠”，这种表达是明确的，就是说：订购5000码者同样享受优惠。如果说“凡订购量超过5000码者，可享受2％折扣的优惠”，那么，订购5000码者就不包括在优惠之列了。再如，“不能让价”，“不拟让价”，“不应让价”等，肯定程度各不相同。外贸信函要求语言一定要准确，用词要严密，不然就会因理解不同造成争执和纠纷，甚至带来经济损失。

第二、防止褒贬失当。外贸信函有时涉及到对双方经营能力、信用状况、产品质量、经营态度、损失、获利等的评价时，要客观、公正、实事求是，防止不恰当地夸大长处或短处。例如信用调查、催货、催款、索赔等，都会遇到褒贬的问题，写信时不应受情绪影响，要科学、冷静、求实。

第三、杜绝错漏。

外贸工作责任重大，如果在书信中少了一个“不”字，意思就恰好相反，如数字丢掉一个“0”，就差十倍，如果是“十万”丢掉一个“万’’字，就相差一万倍。一旦出现这种情况，不仅自己负不起责任，更重要的是将给国家或集体带来不可挽回的经济损失。因此必须杜绝错漏现象。

外贸业务信函范例

W．H．Jones Company，Ltd．

245 Lambart Street

Lagos，Nigerial

Cale Address: Our Ref No．FEC／Jk一112

“JONES”LAGOS Your Ref No．98／02

Date：March23，1981

The China Nafioned Light Industrial

Products Import&Export Corporation,

Beijing Branch，

28 Huqiu Road,

Beijing,China

Dear sirs，

　Re： Electric Refrigerator

We are one ofthe Leading importers of electric goods in this city and shall be pleased to establish business relations with yourcorporation．We would like to mention that if your price is attractive and delivery date acceptable,we shall place our order with you immediately．We look forward to your early reply．

　Very truly yours

　W．H．Jones Company,Ltd．

　Signed,……

　Manager

Encl．As stated

译文：

　琼斯有限公司

　尼日利亚拉哥斯姆巴特街245号

电报挂号：“琼斯”拉哥斯 我方参考号码：FFC／JK一112

事由：电冰箱 贵方参考号码：98／02

敬启者：

我公司是此地最大电器用品进口商之一。愿与你公司建立贸易关系。目前我公司对你们的电冰箱有兴趣。详见所附第785号询价单。希能尽早收到你方最低报价。我们提示一下。如果你方价格便宜。交货期可以接受。我公司将立即向你定货。

　此敬

盼早复

　琼斯有限公司谨上