备忘录的涵义和用途

备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。

备忘录可用于个人事务的记录，也可作商务谈判或业务合作的记录。

备忘录的特点

• 事务性。备忘录所记录的事项有两类：一类是如实记录现实中曾经发生过的事实真相，如记录商务谈判中双方所表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。
• 提醒性。即提示当事人避免忘却的特性。

备忘录的类型

备忘录可分为三种类型：

• 个人备忘录。即属于个人事务的备忘录，记录的事情其他人不参与。
• 交往式备忘录。这是记录人际之间活动的备忘录，这种备忘录必须真实地记录各种情况，包括对当事人有利或不利的情况。这类备忘录有商务谈判备忘录等。
• 计划式备忘录。即提醒将来之事的备忘录。

备忘录的结构和写法

（一）标题

标题通常有两种写法：一种直接写文种名称，即《备忘录》；另一种由单位、事由和文种组成，如《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。

（二）商务谈判备忘录正文

个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。

下面专门介绍商务谈判备忘录正文的一般写法。

1．导言。记录谈判的基本情况，包括双方单位名称、谈判代表姓名（与外商谈判需注明国别）、会谈时间、地点、会谈项目等。

2．主体。记录双方的谈判情况，包括讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。

3．结尾。备忘录多数不另写结尾。

（三）商务谈判备忘录落款

由参加谈判的各方代表签字认可并标明时间。

备忘录的注意事项

• 注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别：一是效力不同。商务谈判纪要一经双方签字，具有一定的约束力，而商务谈判备忘录没有约束力，只起提示备忘作用。二是内容不同。商务谈判纪要中记的主要是谈判双方达成的主要的一致性意见，而商务谈判备忘录中记的则不一定是谈判达成的一致意见，是为了下一次谈判、洽谈或磋商而提示的问题。
• 内容要详实、具体而完备。
• 语言要朴实、准确。

备忘录的例文

龙湖公司与××公司会谈备忘录

中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下：

一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额太约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法，亦待进一步协商。

二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60％一70％，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。

三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45％，甲方希望乙方将销售额提高到70％～75％，其余的在中国市场上销售。

四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议；

五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。

×××公司×国××公司

　代表×××(签章)：代表×××(签章)：

二OO×年×月×日