定义

单证就是指在国际结算中应用的单据、文件、证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。

狭义：单据和信用证

广义：各种文件和凭证。

基本信息

就出口贸易而言，出口单证是出口货物推定交付的证明，是结汇工具。

单证作为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序。单证工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了外贸企业内部各部门之间的协调外，还必须和银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构、有关行政管理机关发生多方面的联系。环环相扣，相互影响，互为条件。

单据是办理货物的交付和货款支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约，履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证，有了单据，就表明有了货物。

单证制作“五要求”

“五要求”说起来共十个字，操作的时候难度还是不小的，如果真的做到了这十个字，就说明你的制单水平炉火纯青、无人能比了。

1.正确/准确（CORRECTNESS）。正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。

2.完整（COMPLETENESS）。从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。可从以下几方面理解：第一、内容完整；第二、份数上完整；第三、种类的完整。凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。

3.及时（INTIME；PUNCTUALITY）指单据制作不迟延。具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。制作单据是个复杂的工程，多数单据由出口方完成，有些需要相关部门配合完成；审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关方面提交，及时交单肯定意味着能及时收汇，及时收汇意味着又一个良性业务环节的开始。

4.简明（CONCISENESS）指所制作的单据简单、明了。UCP500规定，“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多的细节内容”，有关专家也指出，单据中不应出现与单据本身无关的内容。

5.整洁（TIDINESS）指单据应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少加签修改。

海运散货出口单证基本操作

一、打制订舱单。

1. 订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、 DES CRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT INKILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

2. 打制完上述内容后，注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真，并加盖代理人方章，送至配载的船公司。

二、收到货主正式单据后进行审单。

1. 单证 必须齐全。

货主必须提供的单据有：合同副本（售货确认书、形式发票）、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇核销单，出口货物如需 海关 监管条件还必须提供相应证件。

2.如果货主提供的单据已缮制好，可以从以下方面审核：

A、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。

B、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致（合同金额不小于发票金额）。

C、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。

D、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。

E、正本单据不许有任何涂改。

F、合同不能是手写，否则用打字机重新缮制。

3.如果货主提供的单据空白，可按下列项目缮制：

A、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。

B、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。

三、转 报关单 据。

接到船公司集港通知后，取回下货纸。在集港前一天下午3时前，电话同港务局货运科做集港计划，制下货小条（一式三联）。

A、转至报关行的单据有，装箱单、发票、合同、委托报关协议、 报关单 、下货纸、联系单（一式两联）、 海关 监管条件涉及的证件，上述单据各1份。

B、编号为1、2、3的单据必须由货主提供。

C、委托报关协议（副本也可以），用规定格式加盖出口单位公章，填上相应内容。

D、下货纸。在前述订舱单的基础上，在相应的位置补充船名、航次、提单号，货物描述需用中文加以标识，报关只需提供装货单收货单留底联，每一联的右上角都应加盖代理人方章。下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。

E、联系单。联系单是代理人与报关行联系的单据，上面列明代理人转给报关行何种单据及份数，将单据转至报关行前，应填好一式两联的联系单，单据转至报关行后，其中一联应有报关行相关人员的签字，以备存档。

F、合同、装箱单、发票、 报关单 、许可证、商检证转至报关行前应有留底。

四、确认提单。

A、缮制提单前应注意货主有无特殊要求，一般情况下，货主都会在委托中注明。

B、如要求在提单中显示”SHIPPED ON BOARD”签单时，应注意上、下签章(其中之一应签在SHIPPED ON BOARD 旁边)。

C、如果涉及倒签、预借，应事先与船公司确认好是否能接受，如果可以接受，应填制好保函传真给货主，让其加盖公章，返回后再由代理人提供给相关船公司。

单证不一致可采取的措施

在出口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人又因时间条件的限制，无法在规定期限内更正，则有下列处理方法：

凭保议付。受益人出具保证书承认单据瑕疵，声明如开证行拒付，由受益人偿还议付行所垫付款项和费用，同时电请开证人授权开证行付款。

表提。议付行把不符点开列在寄单函上，征求开征行意见，由开证行接洽申请人是否同意付款。接到肯定答复后议付行即行议付。如申请人不予接受，开证行退单，议付行照样退单给受益人。

电提。议付行暂不向开证行寄单。而是用电传和传典通知开证行单据不符点。如开证行同意付款，再行议付并寄单，若不同意，受益人可及早收回单据，设法改正。

有证托收。单据有严重不符点，或信用证有效期已过，已无法利用手上的信用证，只能委托银行在向开证行寄单函中注明”信用证项下单据作托收处理”，作为区别，称为”有证托收”。而一般的托收，则称为”无证托收”。由于申请人已因单证不符而不同意接受，故有证托收往往遭到拒付，实是一种不得已而为之的方式。[1]

单证审核指南

单证审核指南单证的审核是对已经缮制,备妥的单据对照信用证(在信用证付款情况下)或合同(非信用证付款方式)的有关内容进行单单,单证的及时地检查和核对,发现问题,及时更正,达到安全收汇的目的。

单证审核的基本要求:

及时性：及时审核有关单据可以对一些单据上的差错做到及时发现，及时更正，有效的避免因审核不及时造成的各项工作的被动。

全面性：应当从安全收汇和全面履行合同的高度来重视单据的审核工作，一方面，我们应对照信用证和合同认真审核每一份单证，不放过任何一个不符点；另一方面，要善于处理所发现的问题，加强与各有关部门的联系和衔接，使发现的问题得到及时，妥善的处理。

按照“严格符合”的原则，做到“单单相符，单证相符”。 单单相符，单证相符是安全收汇的前提和基础，所提交的单据中存在的任何不符哪怕是细小的差错都会造成一些难以挽回的损失。

单证审核的基本方法 单证审核的方法概括起来有以下几种：

纵向审核法 是指以信用证或合同（在非信用证付款条件下）为基础对规定的各项单据进行一一审核，要求有关单据的内容严格符合信用证的规定，做到“单单相符，单证相符”。横向审核法 在纵向审核的基础上，以商业发票为中心审核其他规定的单据，使有关的内容相互一致，做到“单，单相符”。上述审核一般由制单员或审单员进行，为第一道审核；为安全起见，应当对有关单据进行复审。

单证审核的重点

(一)综合审核的要点: 检查规定的单证是否齐全包括所需单证的份数. 检查所提供的文件名称和类型是否符合要求. 有些单证是否按规定进行了认证. 单证之间的货物描述,数量,金额,重量,体积,运输标志等是否一致. 单证出具或提交的日期是否符合要求.

(二)分类审核的要点:

汇票 汇票的付款人名称、地址是否正确；

汇票上金额的大、小写必须一致；

付款期限要符合信用证或合同（非信用证付款条件下）规定；

检查汇票金额是否超出信用证金额，如有信用证金额前有“大约”一词可按10%的增减幅度掌握；

出票人、受款人、付款人都必须符合信用证或合同（非信用证付款条件下）的规定；

币制名称应信用证和发票上的相一致。

出票条款是否正确如出票所根据的信用证或合同号码是否正确。

是否按需要进行了背书。

汇票是否由出票人进行了签字。

汇票份数是否正确如“只此一张”或“汇票一式二份有第一汇票和第二汇票”

商业发票 抬头人必须符合信用证规定；

签发人必须是受益人；

商品的描述必须完全符合信用证的要求；

商品的数量必须符合信用证的规定；

单价和价格条件必须符合信用证的规定；

提交的正副本份数必须符合信用证的要求；

信用证要求表明和证明的内容不得遗漏。

发票的金额不得超出信用证的金额，如数量、金额均有“大约”，可按10%的增减幅度掌握。

保险单据

保险单据必须由保险公司或其代理出具;

投保加成必须符合信用证的规定;

保险险别必须符合信用证的规定并且无遗漏;

保险单据的类型应与信用证的要求相一致,除非信用证另有规定,保险经纪人出具的暂保单银行不予接受;

保险单据的正副本份数应齐全,如保险单据注明出具一式多份正本,除非信用证另有规定,所有正本都必须提交;

保险单据上的币制应与信用证上的币制相一致;

包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致；

运输工具、起运地及目的地，都必须与信用证及其他单据相一致；

如转运，保险期限必须包括全程运输；

除非信用证另有规定,保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期；

除信用证另有规定，保险单据一般应作成可转让的形式，以受益人为投保人，由投保人背书。

4.运输单据

运输单据的类型须符合信用证的规定;

起运地、转运地、目的地须符合信用证的规定；

装运日期/出单日期须符合信用证的规定；

收货人和被通知人须符合信用证的规定；

商品名称可使用货物的统称。但不得与发票上货物说明的写法相抵触；

运费预付或运费到付须正确表明；

正副本份数应符合信用证的要求;

运输单据上不应有不良批注;

包装件数须与其他单据相一致；

唛头须与其他单据相一致；

全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章；

应加背书的运输单据，须加背书。

5.其他单据如装箱单、重量单、产地certificate、商检certificate等，均须先与信用证的条款进行核对，再与其他有关单据核对，求得单、证一致，单、单一致。

6．常见差错

汇票大、小写金额打错；

汇票的付款人名称、地址打错；

发票的抬头人打错；

有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定；

发票上的货物描述不符合信用证的规定；

多装或短装；

有关单据的类型不符合信用证要求;

单单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致；

应提交的单据提交不全或份数不足；

未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证; 漏签字或盖章；

汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书；

逾期装运；

逾期交单。

有问题单据的具体处理通过对有关单据的认真审核，对于有问题的单据可根据具体情况做如下处理：

对有问题的单据必须进行及时更正和修正。否则，将影响安全收汇。

在规定的效期和交单期内，将有问题的单据全部改妥。

有些单据由于种种原因不能按期更改或无法修改，可以向银行出具一份保函（通常称为担保书），保函中交单人要求银行向开证行寄单并承诺如果买方不接受单据或不付款，银行有权收回已偿付给交单人的款项。对此银行方面可能会接受。不过最好不要这样做。因为出具保函后，收不到货款的风险依然存在。同时要承担由此产生的其他费用。

交单人向银行出具保函一般应事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件。

请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传（俗称“打不符电”）。有关银行在收到开证银行的确认接受不符单据的电传后再行寄送有关单据，收汇一般有保证，此种方式可以避免未经同意盲目寄单情况的发生。但要求开证行确认需要一定的时间同时要冒开证行不确认的风险并要承担有关的电传费用．

改以托收方式。由于单据中存在不符点，原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用，如果客人信用较好且急需有关文件提取货物，为减少一些中间环节可采用托收方式。

上述各项措施主要是从有效控制货物所有权的前提下，以积极，稳妥的方式处理不符合有关规定的单据，避免货款两空情况的发生。因为只要掌握了代表物权的运输单据，买方就不能提取货物的.如果买方仍然需要这批货物，那么买方也会接受有不符点的单据的。 这里必须切记的是，不符单据是有很大风险的，对不符单据的接受与否完全取决于买方。[2]