什么是信息系统转换

信息系统转换是指用新的信息系统代替原有信息系统的一系列的过程。

系统转换的准备

在系统转换之前，必须预先做好大量的准备工作，如数据的准备、文档的完善、用户的培训等，只有这样才能保证转换工作顺利进行。

1．数据的准备

系统切换工作中的一项十分艰巨的工作就是数据准备。如果新系统是在手工管理基础上建立起来的，那么就要将手工处理的各类数据如单证、报表、账册和卡片等按照新系统的规则进行分类并集中在一起，然后组织人力进行数据的录入工作，将这些纸介质中存放的数据转换成机内信息。由于系统运行可能是比较长时间段内的数据，因此数据的录入工作量非常大，要耗费大量的人力和时间等。如果信息系统是在已有的计算机信息系统上开发的，那么就要通过合并、更新、转换等方法，将原系统的数据转换到新系统中来。这种转换工作也是非常复杂而耗费时间的，有的还可能涉及数据库的改建或重组，但现在有些则使用数据仓库。

2．文档的完善

软件产品开发完毕后，要交给用户使用。而软件是程序以及开发、使用和维护程序需要的所有文档，一个软件产品必须有一个完整的配置组成。总体规划，系统分析、系统设计、系统实施、系统测试等各阶段都有最终产品的一个或几个组成部分(这些组成部分通常以文档资料的形式存在)，这些组成部分记录了开发过程的轨迹，是开发人员工作的依据，也是用户运行系统、维护系统的依据，因此文档资料必须符合一定的规范。在系统交付使用后，必须将整套文档资料准备齐全，形成正规的文件。

系统说明性文件主要有3类：

(1)系统的一般性说明文件。包括以下内容：

用户手册，给用户介绍系统全面情况，包括目标和有关人员情况。

系统规程，为系统的操作和编程等人员提供的总的规程，包括计算机操作规程、监理规程、编程规程和技术标准。

特殊说明，结合具体情况有些特殊要求，有时是不断进行补充和发表的。

(2)系统开发报告。包括以下内容：

系统可行性分析报告，提出系统分析的理由、系统实现的必要性、系统规模、子系统的开发安排等。

系统分析报告，描述系统的逻辑模型。

系统设计报告，涉及输入、输出、数据库组织、处理程序等方面。

系统验收报告。

系统评价报告，涉及到系统对管理和职工的影响、费用／效益分析、运行情况等。

(3)程序说明书。包括以下内容：

整个系统程序包的说明。

系统的计算机系统流程图和程序流程图。

作业控制语句说明。

程序清单。

程序实验过程说明。

输入输出样本。

程序所有检测点设置说明。

各个操作指令、控制台指令。

修改程序的手续，包括要求填表的手续和样单。

操作人员指示书。告诉操作员操作顺序、需要的输入／输出介质、程序中断时应采取的行动、例外情况的分析、各种参数输入条件、输出的份数等等。

3．人员培训

系统转换过程中最关键的问题是把新系统付诸于实际操作。由于系统转换工作牵涉到人力、物力和财力各个方面，所以整个过程要有计划、有组织地进行，在进行过程中会遇到许多困难，需要高层领导的参与和解决，也需要广大用户的支持和理解。软件系统转换后，要想发挥它应有的作用，就需要有人去操作，在管理信息系统中人是最重要的因素；管理信息系统运行成功基本上依靠系统分析员、系统设计员、程序员和管理人员的密切配合，因此要重视人员培训。

新旧系统的交替，往往使一些旧系统的知识拥有者对新系统工作人员产生妒忌和反感，或者重视新系统中脱离实际或想象不周之处。在此期间，领导要大力支持，管理人员和系统分析人员要竭尽聪明才智，调动新系统工作人员的积极性和创造性，鼓舞士气，这是努力完成系统转换的关键。

大多数系统在系统调试的同时就开始进行各种水平的培训。例如，对于操作人员或数据录入人员来说要进行操作培训，使他们掌握系统操作规则和操作过程；对于管理人员(各层的管理人员)来说要进行使用培训，使他们能够灵活地使用系统提供的各项功能，实现信息的查询检索，利用系统提供的各类信息进行决策；对于系统管理人员(维护人员、数据库管理员等)来说要进行系统技术培训，使他们掌握各种技能以保证整个系统的正常运行。除了上述的培训内容外还要进行信息管理规则的培训。用户培训可以根据实际需要采取不同的方式进行。

总之，在系统转换前要充分做好各方面的组织、准备工作，特别是要做好人的工作，为系统转换和运行奠定基础。

系统转换的基本条件

系统转换的基本条件是：系统实施前购置、安装、调试完毕；系统转换前配齐并参与各管理岗位工作；系统转换所需各种数据按照要求格式输入到系统之中；用户手册、系统操作规程、系统结构与性能介绍手册齐备。

系统转换的方式

信息系统转有直接转换、并行转换和分段转换三种方式，如图所示。

1)直接转换

直接转换是在原有系统停止运行时，新系统立刻投入运行，中间没有过度阶段的信息系统转换的方式统转换方式，如图(a)所示。采用这种转换方式时，方法较为简单，人力和费用最为节省，但风险大，万一最后系统运行不起来，就会给业务和管理工作造成混乱。直接转换方式适用于新系统不太复杂且不太重要，或原有系统完全不能使用的情况。

2)并行转换

并行转换就是新系统和原有系统并行工作一段时间，新信息系统经过这段时间的考验后，新信息系统正式替代原有信息系统，如图(b)所示。采用平行转换的优点是风险较小，在并行工作期间，原有系统和新系统并存，一旦新系统出现问题，可以暂时停止而不会影响原有系统的正常工作；在转换期间还可同时比较新、旧两个系统的性能，让系统操作员和其他有关人员得到全面培训。其缺点是在平行运行期间，要两套系统或两种处理方式同时并存，因而人力和费用消耗较大。在银行、财务和一些企业的核心信息系统中，这是一种经常使用的转换方式。

3)分段转换

分段转换又称逐步转换、向导转换、试点过渡转换，是采取分期分批逐步转换方式，在新信息系统正式使用之前，一部分一部分地替代原有信息系统，如图(c)所示。分段转换实际上是上述两种转换方式的结合。这种转换方式既能保证系统平稳运行，人力和费用消耗也不太高，但要求子系统之间具有一定的独立性，对信息系统的设计和实现也有较高的要求。一般比较大的系统采用这种转换方式较为适宜。