什么是信息化工程组织协调

信息化工程组织协调是指联结、联合、调和所有的活动及力量，以保证建设单位信息化项目成功实施为目标，是实现信息化项目目标控制不可缺少的方法和手段，是重要的监理措施之一。组织协调涉及与建设单位、承建单位等多方关系，它贯穿于信息化工程建设的全过程，贯穿于监理活动的全过程。

信息化工程组织协调的内容

1)系统内部的协调

所谓系统内部的协调是指信息化项目内部各种关系的协调，如内部的人际关系、内部的组织关系、内部的需求关系及其他关系的协调等。系统内部关系协调主要包括以下几个方面。

(1)系统内部人际关系的协调。如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先应做好人际关系的协调工作，充分调动系统内部各个成员的积极性，这样才能保证信息化项目的顺利实施。良好的人际关系可以使双方相互信赖，相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性反过来能够进一步提高监理工作的效率。和谐的人际关系是做好监理工作的基础。

(2)系统内部组织关系的协调。这里说的组织是指信息化工程项目中若干个子项目组(子项目组负责对应的子系统)。组织关系的协调是指要使这些信息化项目组都能从整个项目的质量、进度和成本监理的目标出发，并积极主动地完成本组的工作，使整个项目处于有序状态。可以经常开一些工作例会、业务碰头会，会议后应有会议纪要，并采用信息传递卡的方式来沟通信息，这样可使各个单位、各个部门了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。通过及时有效地对组织关系进行协调，可以避免资源的浪费，节省人力、物力和财力。

(3)系统内部需求关系的协调。系统内部需求关系的协调是指在项目实施中，对人员需求、材料需求、硬件设备和软件需求、其他资源需求进行的协调，达到内部需求的平衡，实现内部资源的合理配置。

2)系统外部的协调

所谓系统外部的协调是指信息化项目建设活动以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，而划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素(即非合同因素)的协调。具有合同因素的协调主要是指建设单位与承建单位、建设单位与相关产品的供货商等关系协调，它们之间的关系可能是与合同直接相关，也可能是不与合同直接相关。

(1)对于系统外部关系中合同因素的协调，主要是协调建设单位与承建单位的关系。由于双方签订合同后，在整个实施与开发过程中有可能产生各种矛盾，监理工程师作为信息化工程建设的第三方，应该本着公正原则进行调解，正确协调好各种矛盾。在不同的阶段，需要协调的内容也不尽相同。如招标阶段的协调、实施和开发准备阶段的协调、实施和开发阶段的协调、交工验收阶段的协调、总包与分包商之间关系的协调。此外，还有建设单位与供应商关系的协调，以及建设单位与设计单位关系的协调。

(2)非合同因素的协调。在信息化项目建设过程中，建设单位与承建单位签订合同或修改合同期间，所进行的大量磋商只是组织协调工作的一部分。但是，要做好全面的信息化项目建设组织协调工作，除了合同方面的组织协调外，还有许多被称为非合同因素或非合同活动的组织协调工作。非合同因素协调与合同因素协调相比，涉及的范围更广，可能遇到的问题更多，监理单位的协调工作量更大、更复杂，而这些关系又不受合同的约束。非合同因素协调工作涉及社会团体、新闻媒体、服务单位、金融机构、社会团体等组织机构。虽然在信息化建设项目中，与建设单位和承建单位无合同关系，但它们的作用不可低估，对项目建设的某些方面、某些场合起着一定的控制、监督和支持作用，甚至起着很大的决定性作用。例如，信息化建设项目的资金运转离不开银行，建设单位和承建单位均须通过开户银行结算各种款项，正常的手续是将项目的合同副本报送开户银行备案，经开户行审查同意后作为拨付工程款的依据。若开户银行不配合，就将耽误工程款的拨付。因此，如果这方面的关系协调得不好，就会影响信息化项目建设的进度。而这方面的协调工作仅靠监理单位是难以有效进行的，需要各有关管理部门和建设单位的大力配合。

信息化工程组织协调的原则与方法

1)组织协调的原则

(1)统揽全局原则。监理单位要明了项目的全部工作量和所有承建单位的职责范围，要了解项目韵总任务和分任务，做到分任务之间的无缝衔接，消除责任真空和监理盲点。要了解和熟悉与监理有关各主要管理人员的性格、爱好、工作方式、方法等。要了解和掌握有关各方当事人之间利益关系，做到心中有数，头脑清醒。要借助信息的发布、信息接收，及时掌握和跟踪各方信息，应用正确的信息，在有限的时间内，有的放矢地协调好内外关系。监理人员对重大项目建设活动情况，进行严格监督和科学控制，认真分折各家的情况，摸清来龙去脉，不马虎从事；对出现的问题，要分析原因，对症下药，恰当地协调好各方关系。

(2)公平公正原则。公平、公正是指协调过程中要坚持中立，中立能增加协调工作的成功率。要做到中立，监理人员就必须严格遵守监理的职业道德，克制自身行为；在行为举止上要保持中立和公正，与建设单位、承建单位的相关管理人员之间，既要形成良好的工作关系，又要保持一定距离。监理人员都应站在公正、客观的立场上，依据有关的法律、法规、规范和承发包合同，以科学分析的方法，正确的调解参建各方的矛盾；不看后台，不讲情面，不论亲疏，公正无私地处理项目过程中的人和事，维护参建各方合理、合法的利益，使当事各方心服口服。

(3)灵活性原则。协调工作应有原则，这是一切活动的准则。灵活性是指在不违背原则的前提下，为了实现总体目标而作出的一些让步、牺牲、妥协、折中与变通。实际情况复杂多变，如果_味地强调原则，往往难以达到较好的协调效果。在必要情况下使用一些灵活的手段，可以提高工作的效率，使问题迎刃而解。

(4)及时性原则。矛盾和问题，一旦出现，若不及时协调，会积少成多、积小变大，甚至无法正常解决，积重难反。有些问题当初只要稍加注意，用很少的时间和精力就可以解决的。这就要求监理人员善于发现问题，在矛盾形成初期就及时解决。

2)组织协调的方法

监理工程师组织协调可采用如下方法。

(1)会议协调法。会议协调法是工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括监理例会、专业性协调会议等。

监理例会是由总监理工程师主持，按一定程序召开的，研究项目过程中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的会议。监理例会应当定期召开，宜每周召开一次。参加人员包括：总监理工程师(也可为总监理工程师代表)、其他有关监理人员、建设单位项目经理、承建单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。会议的主要议题和会议纪要由项目监理单位起草，经与会各方代表会签，然后分发给有关单位。

除定期召开监理例会以外，还应根据需要组织召开一些专业性协调会议，并由监理工程师主持会议。

(2)交谈协调法。交谈包括面对面交谈和电话交谈两种形式。无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都相当高。其作用如下。①保持信息畅通。交谈具有方便性和及时性，所以建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用。②寻求协作和帮助。采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方式实现的可能性要大。监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时执行指令，另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后再以书面形式加以确认。

(3)书面协调法。当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表述自己的意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用予以下几种情况：书面报告、报表、指令和通知等；需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等；事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。

(4)访问协调法。访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在项目建设前或建设过程中，对与项目有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向它们解释项目的情况，了解它们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位(包括建设单位)代表到项目现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。多数情况下有关各方不了解项目的情况，一些不恰当的干预会对项目产生不利影响，此时，该法可能相当有效。