什么是信息利用行为

信息利用行为是指将经过采集、处理并存储的信息资源提供给相关组织或者个人，以满足其信息需求的过程。在企业信息管理中，信息资源利用指的是有意识地运用存储的信息去解决管理中具体问题的过程。有效利用信息资源不仅可以降低其他资源的消耗，还可以增大其他资源的价值，同时在信息资源的积累和利用过程中还可以重新生产信息资源，提升信息资源的存量和质量。利用信息资源获取商业价值和生产力价值已经成为企业以及整个社会的共识。

信息利用行为的本质

由于信息利用的过程就是问题解决的过程，所以关于信息利用的研究就集中在“问题解决”上。问题解决的过程一般包括：问题提出、问题空间确立、问题空间搜索、问题解释、问题解决。

①问题提出：用户在有了信息需要并进一步在信息动机的驱使下产生信息行为时就已经提出了具体的“问题”。

所谓“问题”就是问题解决者(即用户)在面临一项任务又没有直接的手段去完成时所产生的复杂的心理活动。

需要明确指出的是，信息利用行为中所说的问题提出，要求所提问题必须具有明确的目标，并受这一目标的导引。有些人冥思苦想，虽然也是一种复杂的心理活动，由于没有明确的目标，不能认为是“问题解决”中的“问题提出”。

②问题空间确立：问题空间是问题解决者对一个问题所达到的全部认识。人们要解决问题，首先要理解这个问题，明确问题的初始状态，构想问题的目标状态，从记忆中提取相关信息，对问题进行解释和表征，构成问题空间。

问题空间不是自然生成的，它是问题解决者根据所掌握的信息自我主动构造的。所以，问题解决者的素质、修养和能力对问题空间的构建有很大的影响。

由此导致问题空间的复杂性。不同的人，对于同一个问题可能构成不同的问题空间；而同一个人，对同一个问题所构建的问题空间在问题解决之前也会不断发生变化，甚至会由于情况的变化而重新构建新的问题空间。

这里，最重要的问题是用户如何构建一个适宜的问题空间。因为适宜的问题空间对解决问题有直接的影响。

③问题空间搜索：问题空间搜索，就是查询解决问题所需要的信息，以找到一条从问题的初始状态达到目标状态的通路。

在问题空间中，需要被解释的信息，称作“被解信息”。而解释本身所含的信息，称作“解含信息”。所谓“解释”，就是寻求被解信息与解含信息之间的关系。要获得圆满的解释，就要对问题空间中的被解信息和解含信息进行不断的搜索。

问题空间搜索的范围，一般首先是用户的大脑，然后是已有的社会信息流总库。搜索的结果，会获得新的被解信息，接下来就是运用新信息进行解释。

④问题解释：问题解释是整个问题解决过程的核心环节。解释就是变本来不可理解为可以理解而进行思考和陈述的信息激活工作。认知心理学认为，思维主体在接受到新信息之后，就开始了对问题的解释。解释过程不是照相式、录音式的机械过程，而是一个对感知的信息加以理解、选择、组织，使之成为一个统一体的复杂过程。显然，在这里人具有主动性和选择性，所以人的心理因素、文化背景、阅历经验、知识修养等素质、修养和能力都会对解释产生影响。

在解释中，由于获得的新信息的信息量大于信息管理者原有知识结构的信息量，或者是新信息导致原有知识向深层发展，或者是新信息与原有的预测相反，因而需要对新的被解信息进行激活加工，提出新的合理的解释，或者确认原来的知识结构不能容纳新信息，或者确认原来的知识需要向深层次发展，或者确认原来的预测有误，并由此形成新的知识结构。

当然，这个过程不是一次就完成的，是在反复思考、不断获取反馈、不断修正信息行为的过程中实现的。

⑤问题解决：问题得到圆满的或相对圆满的解释就是最后的问题解决。问题的解决关键在于对问题做出有价值的解释。这就要求所获得的信息必须是相关、合适的。这种与问题直接相关的、适量的信息被称为合适的信息度。要达到完全的合适信息度是困难的，但是尽可能地接近这个合适信息度，减少偏离度是可能的。

整个信息行为过程是“信息需要、信息检索、信息选择、信息利用(问题解决)”的过程。

信息利用行为的作用

信息资源利用的作用主要体现在以下三个方面。

1．实现信息资源的价值，提高科学技术成果的数量与质量信息资源具有知识性、增值性和效用性等特点。人们通过有效地利用信息资源，使它渗透到企业的管理活动中，直接影响科研成果和技术发明的数量与质量，能够产生巨大的社会效益和经济效益，从而实现信息资源的使用价值。

2．实现信息资源的增值和共享在实际工作中，通过信息资源的转换、复制和传递等环节，可以实现信息资源在空间中的广泛传递。通过对信息资源的合理存储与管理，可以实现信息资源在时间上的长久传递。这样就使得可供利用的信息资源在更广阔的时空范围内进行扩散和渗透，促使信息资源不断增值，从而达到信息资源共享的目的。

3．提高组织决策的成功率决策可被看成是信息资源的深层加工和再生产过程，而信息资源的传递和利用则决定着该过程的“原料”（即信息资源）供给，从而间接地影响到组织决策的成功率。获取正确和足够的信息，利用这些信息开展决策行为显得十分重要和必要。以经济信息的利用为例，正确而即时的经济信息不仅可以给相关人员带来正确的经济决策，而且可以以此获得重大的商业利益。