概述

会计电算化核算岗位工作流程图会计核算电算化是会计电算化的第一个层次，主要内容包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计帐簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软体，实现会计数据处理电算化。

（一）设置会计科目电算化

设置会计科目电算化是通过会计核算软体的初始化功能实现的。初始化功能是供软体开始正式投入使用时运用的功能，除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外，还要输入：会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括年初数、累计发生额，往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字；计算有关指标需要的各种公式；选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转帐凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作许可权、操作密码等。

（二）填制会计凭证电算化

会计凭证包括原始凭证和记帐凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软体中有所不同。记帐凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软体是要求财会人员手工填制好记帐凭证，再由操作人员输入电子电脑；有的会计核算软体是要求财会人员根据原始凭证，直接在电脑屏幕上填制记帐凭证；有的会计软体是要求财会人员直接将原始凭证输入电子电脑，由电脑根据输入的原始凭证数据自动编制记帐凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记帐凭证，一个是边输入边做记帐凭证，但都是把所有的记帐凭证输入电子电脑。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由电脑来做记帐凭证。

（三）登记会计帐簿电算化

会计电算化后，登记会计帐簿一般分两个步骤进行，首先是由电脑根据会计凭证自动登记机内帐簿，其次是把机内会计帐簿列印输出。

（四）成本费用计算电算化

根据帐簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本费用核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软体中，成本计算是由电脑根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软体提供了多种成本计算的方法，供用户选用。

（五）编制会计报表电算化

编制会计报表工作，在通用会计软体中都是由电脑自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。

主要特点

会计核算电算化使用电脑进行会计数据处理与传统手工方式相比有以下特点:

(1)数据处理一体化。

在手工方式下，从编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能性；而电脑则不同，数据一旦迸入系统，记账、对账、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处理过程中。

(2)信息存放磁碟化。

在手工方式下，一切信息都记录在会计凭证、账薄、报表等媒介上;而电脑方式下，除原始凭证，其他所有信息都能存放在电脑的磁性介质(硬碟、软盘)中，同时，随时可以根据需要，将信息列印到纸介质上。磁碟可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。

(3)查询高速自动化。

在手工方式下，要查询一个数据，特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢，而用电脑查询，可以设定查询的条件，很快地查到所需要的数据；另外，在查询时，还可以归类列印查询结果。

核算方法

会计电算化后的维护与应用提高会计核算方法是对经济业务进行完整、连续和系统的记录和计算，为经营管理提供必要的信息所应用的方法。一般包括设置账户、复式记账、填制会计凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、报表编制和会计资料的分析利用等，以下我们称之为传统会计方法；在电算化环境下，为完成会计核算任务而采用的新方法，以下我们称之为电算会计方法。传统会计方法与电算会计方法的综合运用并不断提高，才是会计电算化发展的必要保证。把会计电算化说成是在计算机环境下传统会计方法的模拟是只看到了事物的表面或结果，而没有看到事物的本质；电算会计方法只有建立在传统会计方法的基础之上，才能得到发展和提高；同时，也要以电算化环境下特有的方法去解决新形势下的新问题。

一、明确会计主体与会计对象：“建立账套”的电算会计方法

在电算化会计信息系统中，一般采用通用会计软件来建立自己的系统，这样，不同会计主体在核算上的差异、不同会计对象适用的具体会计方法必需通过软件的“选项”来加以区别和明确。在应用会计核算软件开展会计核算工作的开始，第一件事就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据，并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求。这就是“建立账套”，建立账套时，一般至少要明确下列事项。（1）账套编号：为便于计算机的数据处理，以区别不同的账套或据以命名并建立相应的文件夹、数据文件名或数据库名称等；（2）账套名称：一般为核算单位名称；（3）会计主管：电算化系统主管的姓名，以便进行全面的操作授权；（4）启始会计期间：在电算化系统中进行会计核算的开始期间；（5）具体核算方法或计算方法的选用：如会计科目编码规则、固定资产折旧方法、存货成本计价方法、会计凭证分类方法等；（6）选择所属行业以预置会计科目。以上在电算化系统中称之为账套参数。建立账套完成后，就具备了在电算化系统中开展会计核算的物质基础。在传统会计方法中当然也有账套的概念，但只有在电算化系统中才需要把它列为一个重要的会计核算方法，在编制会计软件时，需要以特定的技术方法才能实现。有了建立账套这一方法，就可以在同一电算化系统中为多个会计主体完成会计核算任务。这给学习与掌握会计电算化技术、开展代理记账、划小核算单位并分别进行独立核算等带来了方便。

二、站在电算化会计核算的起点：“初始设置”的电算会计方法

建立账套完成以后，首先要进行一些日常核算之前的准备工作，主要是三个方面的任务。一是操作人员设置，将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有了合法的使用者；二是会计科目设置（即设置账户），在系统中建立起用于进行会计核算的会计科目（账户）体系（这部分内容在下一部分单独讨论）；三是输入初始余额，是指将原来已经存在于手工系统的数据转入到电算化系统中来，以开始以后的会计核算。初始设置是会计软件中建立账套后必需首先完成的，并且只有正确完成了初始设置，才能进行以后的操作。其中较典型的方式是输入初始余额后要进行试算平衡，初始余额平衡后，正式启用账套。启用账套后即进入日常业务处理阶段，不能再行修改初始余额。初始设置中的操作人员设置、会计科目设置和输入初始余额都需要采用具体的方法来实现。其效果的好坏对会计核算的大部分内容都有着重要的影响。可以说是系统中最为关键的部分，是系统设计水平的集中体现。在应用中，初始设置工作应尽可能做到准确、恰当、周到、细致，才能取得更好的会计核算质量

三、会计核算体系的建立：“设置账户”的传统会计方法的发展运用

“设置账户”这一传统会计方法在电算化系统中一般称之为“会计科目设置”。账户是会计科目在核算中具体形式。会计科目是会计要素的进一步细化。通过对会计科目开设账户的方法，分别对会计对象的不同内容进行反映和监督，是会计核算的主要形式。在大部分会计资料中（如凭证、账簿、报表等），都要以会计科目作为直接对象来加以反映，从而建立了一个完整的核算体系。

电算化系统在运用这个传统会计方法时，在形式上进行了变通，在结构上进行了突破，使电算化系统的会计核算体系较之手工会计核算更全面、更完整、更合理。具体有以下几个方面：（1）从形式上，以“会计科目表”代替了所有分列在不同账簿或账页上的“账户”。在计算机数据处理系统中，数据主要以“表”的形式存在，无论是设置的账户，还是输入的凭证。“会计科目表”中，对会计科目首先要分级编号并顺序排列；其次以每一会计科目的“属性”来表示该科目所适用的账页格式或核算要求；还有，在会计核算软件中，总是由多个相当于“会计科目表”的部分，共同构成了完整的核算体系，它们主要是“会计科目主表”、“部门目录”、“单位往来目录”、“个人往来目录”、“项目目录”等，它们之间以从属或交叉的关系，组合成一个大的“会计科目表”。（2）从内容上，丰富了传统“设置账户”的方法。系统内部处理数据时，以科目编码作为会计科目的惟一标识和所属关系的判定依据，使分级核算更加紧凑、严格、清晰；可以根据需要产生新的账页格式或核算内容：“会计科目表”各部分之间在使用时随时组合，既保证了科目设置的完整性，又具有较强的灵活性，巧妙地解决了事先不可知会计科目的设置。如“营业费用/通讯费”按部门设置明细科目进行核算时，到底哪些部门实际上真的会发生“通讯费”呢，在电算化核算系统中，只有真的发生时，该账户才正式存在；电算化系统中“部门目录”、“往来目录”等，本身可以继续分类或分级，而且“部门目录”与“会计科目主表”之间是交叉关系，有级次的会计科目都可以同时进行“总分类核算”和“明细分类核算”，即同时具有本期累计发生额、本年累计发生额、余额等概括性数据和含有业务事项（会计分录）的详细数据（明细账），提高了会计核算的详细程度，使会计核算体系更加完善。

四、业务处理的核心：“填制凭证”与“登记账簿”

电算化会计之所以仍然只是会计，而不是另外一个新的学科，就在于它仍然是以形成“凭证”、“账簿”、“报表”等会计档案资料为主要任务形式。“填制凭证”和“登记账簿”这样的传统会计方法仍然是电算化会计系统的业务处理的核心。电算化会计系统与手工会计系统形式上的主要差别就是这些会计档案的存在形式的不同，这就决定了“填制凭证”与“登记账簿”这些方法的直接对象有着明显的区别，在使用这些方法时，自然也因其对象属性的变化而有所变化。

五、自动化处理的充分体现：“自动转账”的电算会计方法

根据用户定义，由系统自动生成转账凭证的方法称为“自动转账”，它已经成为电算化会计系统非常成熟的方法之一。自动转账有两种情形，一种是直接从账项数据中取数生成记账凭证，如结转期间损益；另一种是要通过函数进行较为复杂的运算才能得到凭证上所需的数值，如计算并分配应付福利费。自动转账又分为两个层次，一个层次是在总账系统（或称账务处理系统）中定义并使用的自动转账；另一个层次是在各个子系统中定义和使用自动转账，如工资系统中的工资费用分配、固定资产系统的折旧费用分配等。“自动转账”一旦完成定义，即可在不同会计期间重复使用，大大提高了系统的效率。

六、会计信息的集中与概括：“编制会计报表”

编制会计报表，是会计工作中的重要组成部分，也是阶段性地完成会计核算任务的标识性工作。在电算化会计系统中，更给这一传统工作任务赋予了新的活力。在会计核算软件中，编制会计报表分为两个步骤：第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计”，二是“数据来源定义”；第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。生成会计报表的过程快速准确，可以进行正确性检验和审核。会计报表之间随时可以横向或纵向的汇总或比较分析。

发展要求

会计核算电算化速发展的信息社会中，计算机的运用已渗透到各个领域。会计电算化是以电子计算机的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及替代部分由人脑完成的对会计信息的处理。分析的和判断的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的要求。

一、会计电算化与手工记帐的联系、区别会计核算是一个信息系统。会计的记帐、算帐、报帐等构成了一个完整的会计核算系统。会计核算信息系统按照会计数据处理技术的不同，主要分为传统手工式会计核算信息系统和现代的电算化会计核算信息系统。这两种系统存在着必然的联系，但也有根本的区别，主要表现在以下几个方面：

（一）联系：1.基本目标一致。手工和电算化操作都是为了提高企事业经济效益，为有关部门提供符合质量的会计信息。2.都要遵纪守法。各项会计法规和财务制度是会计工作规范化的重要保证，无论手工还是电算化操作都要无条件的执行。此外，电算化核算还是要遵守有关会计电算化的专门法规。3.基本会计核算方法一致。虽然两种系统的具体处理技术不同，但都必须运用相同的基本核算方法。如：会计科目设置J己帐方法、帐簿设置、编制会计报表等。4.都要保存会计档案。两系统都必须按照规定妥善保管会计核算资料。5.系统基本功能相同。手工和电算化为了达到基本目标都必须具备系统的功能，即：信息的采集与记录；信息的存储；信息的加工处理；信息的传送；信息的输出等。

（二）主要区别：1.运算、书写工具不同。手工系统以算盘或电子计算器为运算工具，以笔墨为书写工具，工作量大，运算和记录速度都很慢。电算化系统使用电子计算机运算，以打印机书写，计算的精度和速度快。2.记录和传送数据的载体不同。手工系统是以凭证、帐簿为记录和传送数据的载体，占用空间大，重复抄录。电算化系统是以磁盘。磁带作为记录和传送的载体，占用空间小，查找方便。帐表存在的介质也由纸张变为电磁。3.数据处理的起点不同。手工系统条件下，原始数据是原始凭证；会计电算化系统条件下，以记帐凭证作为输入数据的起点。在会计核算的具体环节和程序上也有许多方面与手工系统不同。4.记帐的含义不尽相同。手工条件下，记帐由不同的会计人员按照不同的科目，分别在不同的帐簿上加以记录；会计电算化条件下，记帐只是一个数据处理过程，从“凭证临时文件”转移到“流水帐文件”中存放.

社会意义

会计核算使用电子电脑，使其在经济管理中发挥重要作用。主要表现在以下四个方面：

1.保证了会计核算的及时性。

电子电脑以极高速度处理会计数据，手工方式几个人几天的核算工作，采用电子电脑用很短时间就可以完成，大大地减轻了财务人员的工作量，提高工作效率。因而可以确保会计核算的及时性。

2.保证了会计核算的正确性。

采用电子电脑进行会计核算，计算精度高，只要按程式正确输入数据，很少引起错误.而在手工方式下，由于重覆登记工作较多，难免发生各种差错。使用电子电脑可以确保会计信息的正确性。

3.充分发挥会计的职能作用。

会计职能，主要包括对经济活动的反映和监督。由于电子电脑能以极密集的方式存储会计信息，使反映过去和保持记忆的这种记录功能大大提高，可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。并使财务人员从传统的事前记帐、算帐、报帐转变为有效的事前预测、事中控制、事后分析等管理活动，全面发挥会计在经济管理中的作用。

4.会计电算化能有效地防止造假作弊现象的发生。

符合国家规定的会计软体，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用过程中，根据工作性质设置相应许可权，增设密码，相互牵制。财务人员只能使用，不能篡改其程式，确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。