什么是会展物流管理

会展物流管理是参展商所在地与会展活动所在地之间，对会展材料设备与会展物品的高效率、低成本流动和储存而进行的一整套规划、实施和控制的管理过程。

会展物流管理的特征

区别于其他行业的物流的“单一输出模式”，会展物流的特点是“多元化输出模式”，即发生在短期内、同时与多个参展企业发生关联的物资流通活动。会展物流的特征可以概括如下。

1)物流过程复杂

由于参展商数量众多，展品种类不一，各参展商的展品物流不统一，因此会展期间的物流组织与管理的复杂性高。在明确了会展主题、功能与层次等方面的定位以及确定了参展商名单后，会展主办方就要尽快与参展企业取得联系，核定其参展产品的申报单，协助其进行相应的物流管理。因为会展物流过程的复杂性，所以在会展物流体系的规划与运行过程中必须注意科学决策，根据需要对其进行优化调整。

2)对专业化水平要求高

对专业化水平要求高，是指会展的物流服务必须保证将与参展活动相关的物品以安全、快捷、准确的方式运送到会展举办场所。安全是指物品不能丢失，而且在运输过程中其外观与内在品质不能受到损坏。除了安全以外，物品必须在确保运送质量并且满足经济原则的前提下，被适时地送到准确的地点，以便在展会正式开始之前有足够的时间完成展位的设计与布置。因为通常参展时间具有严格的限制，运输迟滞、供货不及时，会给会展活动造成重大的损失。此外，在发货、运货、提货等各项业务中，必须保证货单相符，在运送过程中不得发生错乱、丢失等事故。

3)信息化管理要求高

会展物流的信息化包括对展品代码和数据库的建立、运输网络合理化、销售网络合理化、物流中心管理电子化、电子商务和物品条形码技术的应用等。因为，会展的物流过程复杂而且对安全、迅速和准确性的要求高，所以对信息化管理水平要求较高。为了加强物流的信息化管理，会展主办方同各参展企业的有关人员必须不断对各种物流信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整物流过程中的具体行动措施。在构建会展物流体系中，还应注意借助先进的信息技术手段，形成完备的信息网络，从而提高效率。

4)特殊的逆向物流特征

通常的物流一般都是单向的，即物体从供给方向需求方的转移。一般的逆向物流更多的是针对“返回”供应链渠道中的产品或者材料而定义的，所以逆向物流主要是指处理损坏、不符合顾客要求的退回商品、季节性库存、残值处理、产品召回等，同时还包括废物回收、危险材料的处理、过期设备的处理和资产的回收。区别于一般的逆向物流，会展的逆向物流是指参展物品在会展活动结束后重新由会展举办方返回参展商的流动。可见，会展的物流既包括参展物品由参展商向会展举办场所的流动，也包括在展会结束后再由会展举办场所返回参展商处的流动。因为有别于一般的逆向物流，所以会展的物流具有特殊的逆向物流特征。需要注意的是，参展物品返回参展商的物流过程和参展品流向会展活动举办场所的过程基本相同，其程序一样复杂。

会展物流管理的目标

会展物流管理的目标是以最少的成本和最便捷的方式解决展品在仓储、包装、装卸、搬运、国内运输，以及国际运输和进出口报关等从参展商到会展场所的各项问题，从而为会展活动的举办者和参与者提供更好的服务和效益。

会展物流管理的内容

从管理层次上讲，会展物流管理的内容主要包括三方面，即会展物流的战略管理、会展物流的系统设计与运营管理和会展物流的作业管理。会展物流的战略管理是就会展企业物流的发展目标、战略定位、服务水平和内容等问题作出整体规划。会展物流的系统设计与运营管理是在确定相应战略后，对物流系统、物流网络和物流设施加以设计和规划，确定物流运作方式和程序，并且对整个会展物流系统的运营进行实时监控和调整。而会展物流的作业管理的主要内容是在物流系统框架内，根据业务需求，制订物流作业计划，并且按照计划要求对物流作业活动进行现场监督和指导，并对物流作业的质量进行监控。

从具体业务上讲，会展物流管理的内容包括对会展物流活动诸功能要素的管理、对会展物流系统诸要素的管理以及对会展物流活动中具体职能的管理。会展物流活动的功能要素主要包括运输、仓储保管、配送、包装、装卸搬运、流通加工和信息处理等7个方面。会展物流系统诸要素主要包括人、财、物、设备设施、规章制度等内容。而会展物流活动中具体职能主要包括计划、质量、技术、服务、客户、营销等。

会展物流管理的核心内容

会展物流管理的目标是为了实现会展物品在流动过程中的效益，即时间效应和空间效应。为了实现这一特定的目标，需要协调各方资源、综合多方信息，以较低的成本和最有效的方式，在适当的时间将会展物品运送至指定的地点。会展物流管理中的质量管理、时间管理、运输管理、仓储管理以及信息管理正是为了实现会展物流管理的目标。

1．质量管理

会展物流质量包括会展物流对象质量、会展物流服务质量和会展物流工程质量：会展物流是为会展这一特殊的市场凝聚体服务的，而且会堤活动的开展具有期限的短暂性和展期的固定性等特点，这就要求会展物品必须在严格的时间和空间要求下，通过高质量的物流作业来完成其时空的转移：会展物流质量管理必须满足参展商的要求，保证按参展商的要求将其听需的展出商品送达展出地点。会展物流质量管理的目的就是用最经济的办法向会展企业客户提供满足其要求的高质量物流服务。会展物流质量管理必须强调“预防为主”，明确事前管理的重要性，即在上一道物流过程就要为下一道物流过程着想，预先防止可能会出现的问题，对流通对象的包装，装卸搬运、储存、运输、配送、流通加工等若于过程进行全过程的质量管理。

2．成本管理

物流成本是指产品在空间位移过程中听耗费的各种劳动和物化劳动的货币表现，它是产品在实物动力过程中，如包装、装卸、运输、储存、流通加工等各个活动中所支出的人力、财力和物力的总和，加强会展物流费用的管理对降低会展物流成本、提高会展物流活动的经济效益具有非常重要的意义：会展物流成本管理主要包含以下内容：会展物流成本预测和计划；会展物流成本计算；会展物流成本控制；会展物流成本分析；会展物流成本信息反馈；会展物流成本决策。

3．运输管理

所有物流活动的开展部离不开物品实体的流动，运输则是实现这一空间转移的主要环节。会展物品运输管理的主要目标就是在限定的时间内，科学组合各种运输方式，将会展物品从供给地运送到指定的地点。运输过程也是物流过程作为“第三方利润源”的主要实现途径，运输成本的控制对降低整个物流系统的成本有着至关重要的作用。

4．仓储管理

仓储源于仓库的储存保管功能，但仓储早己突破了其原始意义，仓库也不仅具有储存保管的功能，反之，这种功能也不一定由仓库来完成。在会展物流过程中，虽然没有生产企业产品物流的大批量、多批次的仓储作业，但是，在会展期间仓储的合理安排，也对会展活动的顺利进行和快速反应产生重大的影响。因此，会展物流仓储管理的目标主要就是通过会展物品在会展中心或附近的库存场所的仓储管理，实现会展的供求调节和配送加工等功能。

5．信息管理

从一般狭义的定义来讲，物流信息是指物流作业过程中的信息总和，与运输、仓储等各个环节有着密切的联系，起着神经系统的作用。广义的物流信息不仅指与物流活动相关的信息，还包括间接联系的其他流通活动的信息，譬如市场信息、商品交易信息等。在会展活动中，信息具有量大、变化快、关系复杂等特点，所以会展物流信息管理的主要目标是为会展活动提供迅速、准确、及时、全面的物流信息，以便进行科学的决策。

会展物流管理的要求

在会展产业链中，物流是一个重要的组成部分。会展业的飞速发展，急需物流运输业的强力支持和保障，也促进了物流运输业的发展和经济增长。在为物流企业提供发展契机的同时，对物流企业的规模、信誉、服务、质量、效率、效益等方面提出了更高的要求，势必对物流企业形成优胜劣汰的局面。

会展物流的基本任务，就是安全、快捷、准确、低耗地组织会展活动所需的物资和参展企业的展销产品，完成其由供货地点向会展现场的空间转移以及由会展现场向购买者的过渡，以满足会展活动的需求。

1．安全

主要是指在物流过程中的货品安全。一般而言，会展活动所需的设备物品由组织者采购，而参展企业展销产品的运输则在参展企业自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、腐败、水渍等损害物资原有使用价值的事故，避免因此而造成的供货质量不合格而导致的会展准备的中断。

2．快捷

在确保运送质量、符合经济合算原则的前提下，要以最快的速度完成会展物资从供货地点到会展现场甚至购物者的空间转移，切忌物资运输迟滞，供货不及时，给会展活动造成不必要的损失。

3．准确

会展物流的准确性要求很高，在发货、运货、提货等各项业务中，要保证货单相符，在物资运送过程中不发生错、乱、丢、差等责任事故，力求准确地完成物资的运输流通任务。

4．低耗

经济性是物流运作的一个普遍原则，会展物流的低耗是指对物资运送所选择的运输路线、运输工具、运输方式等进行综合评价，继而选择最节省人力、财力和物力的组合，以最大限度地降低物流成本。

会展物流管理的主要环节

1．展品包装与装箱

在会展物流管理体系中，展品的包装与装箱是琐碎而重要的工作，是保证整个展品运输顺利的第一步。

展品的包装与装箱有许多环节，具体包括：

(1)给展品包装分类。在这个环节中，要针对不同的工作要求对展品进行分类包装。用于销售的包装，又称小包装，要注意两点：一是保护功能，主要指运输过程中对产品的保护；二是艺术功能，放在柜台上吸引顾客。用于运输的包装，又称大包装，多是木箱或纸箱。运输包装应以结实、耐用为原则，还要注意包装箱的尺寸，要能够出入展场的门和电梯。此外，在展品的包装与装箱方面，对集装箱或木套箱、包装衬垫物等也有一定的要求。

(2)包装箱标识。运输包装箱要按规定标识，标识的内容主要有：运输标志、箱号、尺寸或体积、重量，以及参展企业的名称、展馆号、展台号等。对于易碎物品要打上国际通用的易碎的标志——玻璃杯，作特别标记。

(3)装箱单和展品清册。展品运输的特点之一就是杂，任何一个环节疏忽，都可能造成麻烦和混乱，要防止漏装、错装、装箱不符的情况。装箱后，须制作装箱单和展品清册，以确保准确无误。

2．运输代理与保险

国际展览运输协会对现场运输代理的业务标准有明确的规定，规定主要体现在联络、海关手续及搬运操作三个方面。

(1)联络。联络的第一要求是语言。国际展览运输协会现场运输代理成员必须会说流利的英语、德语、法语及展览会举办国或地区的主要语言。协会要求现场运输代理能够与客户的大部分人员进行交谈。现场运输代理必须在展览会场设立全套的办公设施，提供详细、有效的邮政地址，参展企业要在展览会前后把运输单证文件(提单、海关文件等)直接寄给现场代理。

(2)海关手续。现场工作最重要的是办理海关手续。根据海关规定，现场代理可能还需担保或交保证金。海关对进出口手续都有一定的要求，办理人员必须在规定的时间期限内提供参展企业的全套、准确文件，事先通知并准确地表述和申报。

(3)搬运操作。协会代理必须熟悉现场，并在展览施工和拆除期间能随时使用合适设备和有经验的搬运工。现场代理有责任事先预计到非常规、大尺寸的物品的运输装卸问题，并应当准备好特殊设备。

现场搬运操作的成功完全在于现场代理，现场代理必须事先协调好所有参展企业的搬运要求，并提前将相应的安排通知组织者和所有参展企业。这样就能避免参展企业提出计划工作之外的搬运要求，或提出临时遇到的问题。

(4)保险。为确保展品安全准时到达，除了与运输代理公司签署责任合同外，还应与保险公司签署保险合同。

展览涉及的险别比一般人想象的多，包括展览会取消险、展会推迟险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等。参展企业可根据规定和需要选择险别投保。

保险最重要的是单证和保险单，其他可能使用的单证有受损报告书等。

3．展品运输

展品运输大致可分为三个阶段：运输筹划、去程运输和回程运输。每一个阶段在实际操作上都有一些特殊的要求，具体包括：

(1)运输筹划。运输筹划的主要内容有：物流调研、线路与方式、日程、费用，以及集体运输和单独运输等问题。

物流调研的主要内容包括：运输公司、报关代理、交通航运条件，可能的运输线路和方式，发运地和目的地，车船运输设施，港口设备和效率、安全状况，运输周期和班轮、班车、航班时间及费用标准，发运地和展出地对展品和道具的单证和手续要求规定等。调研是运输筹划的基础和依据。运输线路与运输方式有着密切的关系。运输路线最简单的是门到门运输，即卡车直接开到参展企业所在地装货，然后直接开到展场卸货的运输方式。国际运输最常使用的路线可以分三段：第一段，从参展企业所在地将展品陆运到港口；第二段，从港口将展品海运到展览会所在国的港口；第三段，从港口陆运到展览会所在地。运输方式主要有水运(包括海运和内陆水运)、空运、陆运(包括火车运输、汽车运输等)、邮递、快递、自带等。在运输日程的安排上要及早筹划，做到及时准确到位。通常将费用分为展品费用和运输费用，具体详见表。

为了避免运输公司乱收费，可以要求几家公司报价，从数家报价公司中选择一家。降低运输费用还有诸如尽量使用正常的运输方式，用定期班轮，避免使用加急运输方式等，这都是在运输筹划时要考虑到的。

集体出展通常由组织者统一运输，不安排集体运输时则需要各参展企业自行安排、单独运输。

(2)去程运输。是指展品自参展企业所在地至展台之间的运输，一个比较完整的集体安排的去程运输过程可以大致分为展品集中、装车、长途运输、交接、接运、掏箱和开箱。

(3)回程运输。是指将展品自展台运回至参展企业所在地的运输，简称“回运”。但对统一安排运输的集体展出组织而言，将展品自展台运至原展品集中地的运输称作“回运”，然后将展品自展品集中地分别运回至参展者所在地的运输称作“分运”，还有一种情况是将展品运至下一个展览地，传统上称作“调运”。

不论是去程还是回程运输，都可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况，因而，展品运输是一项需要重视并认真做好的工作。

会展物流管理的过程

按照会展物流管理进行的顺序可以将会展物流的过程分为三个阶段，即展前规划阶段、物流管理具体实施阶段和展后评价阶段。

1)展前规划阶段

展前物流规划阶段的管理对实现会展物流的具体目标、保证物流管理的具体实施至关重要。展前的物流规划可以分为三个步骤。首先，要确定所要达到的目标，以及为实现这个目标所进行的各项工作的先后次序。其次，要分析研究在会展物流目标实现的过程中，可能发生的各种影响，尤其是不利因素，并确定对这些不利因素的对策。最后，要提出贯彻和指导实现物流目标的人力、物力、财力的具体措施。

2)具体实施阶段

会展物流计划确定以后，要把物流计划付诸实施。因此，这个阶段在会展物流各阶段的管理中有突出地位。会展物流的实施管理就是对正在进行的各项物流活动进行管理，包括对会展物流活动的组织和指挥，对会展物流活动的监督和检查，以及对会展物流活动的调节等活动。

3)展后评价阶段

展后物流的评价是对会展物流实施后的结果与原计划的物流目标进行对照、分析过程，可分为专门性评价和综合性评价。专门性评价是对会展物流活动中某一方面或具体活动作出的分析，如仓储中的货物吞吐数量完成情况、运输中的吨公里完成情况等。而综合性评价是对某一管理部门或机构物流管理水平的全面分析，如仓库的全员劳动生产率、运输部门的运输成本等。

会展物流管理的模式

我国的会展物流管理发展时间不长，管理水平较低。鉴于会展组织者的理念与水平或者会展的规模与性质等因素的限制，传统的会展物流管理模式依然在国内被广泛使用。传统的会展物流管理模式具有两个主要的弱点：成本较高，服务水平较低；信息不畅，反应滞后。成本较高，服务水平较低表现在各参展商的展品物流需要自己寻找其物流服务商以完成展品从参展商处至展览场馆的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少，难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商也难以获得全面有效的服务。而信息不畅，反应滞后主要表现在缺乏有效的物流信息管理系统，无法实现会展主办方、参展商、展馆方、物流服务商及时的信息共享，因此整个物流系统反应滞后。此外，鉴于各参展商都有自己的物流供应商，整个会展活动信息的流动发生在众多的物流供应商、展览主办方、场馆方之间，线路繁杂，沟通过程中经常会出现信息流通受阻现象，从而导致展品在场馆外滞留，并影响搭建、布置展台的时间。

针对传统会展物流管理模式的问题，现代会展物流管理模式可以通过指定会展唯一的高水平物流供应商，来降低服务成本、保证服务质量。此外，现代物流管理模式还强调加强会展举办方、参展商和物流服务商之间的信息沟通和合作。这就要求参展商需要将展品的种类、数量、起运时间、需要办理的手续、展位布置时间等信息及时与物流服务商进行沟通。而物流服务商收集到所有参展商的物流信息后，需要根据各参展商的不同要求，兼顾安全、快捷、经济等原则，与各参展商共同制订最佳的物流方案。

与传统的会展物流管理模式相比，现代会展物流管理模式具有物流供应链成本较低、服务水平高及信息交流通畅等特点。因为会展举办方指定唯一的物流服务商，完成整个会展的物流活动，所以可以通过规模效应，大大降低会展的物流成本。而所指定的物流服务商一般规模较大、网络分布广、具有丰富的经验和很高的服务水平，能够高效、顺利地完成所有会展的物流活动。此外，由于指定了唯一的物流服务商，物流信息交流主要在参展商与物流商之间直接进行，缩短了信息渠道的长度。专业性的物流服务商熟悉物流各环节，在收集到所有参展商的展品物流信息后，可以统筹安排，协调一致，使各参展商的展品进场、布置等按顺序交错进行，从而避免展品滞留、等待、拥挤等现象的发生，提高工作效率。

尽管随着物流理念的发展和物流信息技术的进步，越来越多的会展企业开始沿用现代会展物流管理模式；但是我国的会展物流管理现在还处在初级阶段，其特征是传统的会展物流管理模式和现代物流管理模式并存，且在一定时期内仍将以传统的会展物流管理模式为主导。

会展物流管理的措施

1．制定相应的会展物流政策

对于跨国境的会展物资流通，应坚持国家有关政府行政部门主导，并通过各种有效手段进行组织、引导、协调、管理，可采取以下具体的政策措施：在某些口岸会展举办城市，允许国外参展人员实行口岸签证(即落地签证)，或允许过境参展企业的工作人员在一定期限内实行免予签证制，或对特定国家和地区参展人员在一定期限内实行一次签证，多次出入境；公安、边防、海关等部门简化会展物资的证照办理手续，实行一站联检制，创造快捷、便利的验放条件，为会展物资的出入境创造优良环境；在新开辟的国际机场，在一定时期内对特定的外国航空公司允许不对等飞行，以增大会展物资运送的灵活性和自由度。对于国内各省市之间的会展物资流通，则需在政策上由地方政府主导，广泛进行区域合作，形成稳定、高效、成熟的区际物流网络。

2．规划组织化的物流渠道

组织化渠道是人们按照渠道形成机制加以系统组织所形成的渠道系统，在该系统中，传统渠道内部关系再造，渠道成员之间通过不同程度的一体化合作而形成稳定的业务关系。这种组织化渠道是适应大市场、大流通的要求而产生的。

会展活动的组织化物流渠道主要有两种类型：公司系统与计划系统。公司系统是指由一家公司控制物流渠道的若干层次甚至整条渠道而形成的渠道系统，在会展物流过程中，扮演这一角色的是专业化物流中介公司，这些公司一般规模较大，兼容了物流过程中必然涉及的各个领域的业务服务，使物流过程中的社会分工转为同一企业集团内部的分工，大大减少了矛盾冲突，增强了协调性。在实际操作时，这些公司是经参展企业和会展组织者的考察，通过竞标方式选择出来的，各方以契约关系为基础，经过长期的合作则形成一条较为固定的组织化渠道。计划系统与公司系统并不是在相同层面的并列关系，就会展物流而言，它是一种以会展展览计划为核心，按会展物资的流通方向、预设线路而紧密衔接所形成的渠道系统，计划系统对物流渠道的长短、宽窄等指标都有一定的规定，这些指标的额定数值是在长期的物流运作实践中总结出来的。

因此，规划好组织化的物流渠道，选取最佳的专业中介物流公司作为合作伙伴，并制定好物流计划是构建现代化会展物流体系的重要一环。

3．完善会展物流的配套设施

标准化是现代化的一个显著标志，尤其是中国“入世”以后，各行各业、各方各面都要做到与国际接轨，在会展活动物流的组织与管理方面也是一样，不仅要在物流运转流程、操作方式等“软件”上实现标准化服务，还要在物流配套设施设备等“硬件”的建设方面向国际先进水准看齐。

会展场馆和会展仓储配送中心的建造都应充分考虑到物流因素。具体来说，会展场馆是会展活动的主会场，其物资通道的口径与场馆空间及面积要符合科学的比例，场馆应配备合理大小的停车场和临时仓库；会展仓储配送中心是集中储存和管理参展企业展销产品的场所，内部格局的设置要按照“快捷、便利”的原则进行动态设计，也就是说，随时可以根据会展主题的不同，依据差异性展销产品的特点更新，同时，仓储中心还需配置计算机网络监控室，运用微机开展数据化管理。

4．运用多元化的物流手段

交通运输条件的改善和运输工具的进步将在很大程度上缩短时空距离，扩展物资的空间流通领域。在我国，目前广泛用于物资运输的运输工具主要有货物列车、汽车、船舶、飞机以及民问运输工具等，这些工具有机地组合在一起，形成了多元化的会展物流手段。

货物列车和船舶通常用来运送体积大、吨位重的大型物品，适宜时间条件较为宽松的中远程运输；汽车则是近程小型物资运输的最佳载运工具，随着近几年公路情况的巨大改观和众多物资运送对汽车自身灵活性优势的日益需要，公路运输在物资运输中的比重将越来越大；飞机以其快速、安全的优势在运输业中发挥出重要的作用，由于会展展销产品作为“样本”，数量有限，且对时间条件有较高要求，飞机运输这一物流手段得到众多参展企业的青睐，在会展物流的过程中始终占据着“龙头老大”的地位；民问运输工具包括三轮车、手推车、平板车等多种类型，在小批量短距离运输时可适当采用这些工具，如当会展仓储配送中心到会展现场的空间距离相对较短时，使用民间运输工具既灵活、成本又低，十分划算。

5．专业人才培养与物流技术创新

人才是发展的基石，创新是发展的动力。会展活动物流体系的发展水平与专业人才的培养和物流技术的创新息息相关，会展物流必须具备一定数量的专业技术人员，并且不断引进全新的物流技术成果在会展物流实践中加以应用。培养专业人才的路径很多，可以吸收一部分从物资学校或高校物流管理专业毕业的技术操作与管理人员，将其推向会展物流组织管理工作的“前线”参与理论联系实践，还可以定期从岗位上抽调部分有潜力的从业人员返回学校深造，接触前沿的物流技术知识。物流技术主要指物资的运输技术和仓储技术，运输技术的进步有利于物资“位移传送”的“更快、更准、更安全”，先进的仓储技术则提高了储存物品的养护能力，物流技术的创新是时代的要求，也是提高物流效率最直接、效果最好的方式。