代表处的定义

代表处是指外商投资企业在中国设立的代表机构是一个代表母公司在国内的业务联络机构。所以外商代表机构并不是一个独立的法人实体。必须指出的是，外商代表机构不能进行直接的赢利性质的商业活动。例如，它不能签订任何购买、销售合同，也不能接受服务所得的收入，不能开发票、向境外汇款。但是外商代表机构可以开立银行帐户、拥有工作人员来实现其业务联络的目的。其公司总部可以与外商代表机构的客户及供应商签订合同，但只能以公司总部的名义，而不是外商代表机构名义。因此，在外商想在中国建立合资企业、独资企业以前，首先建立一个外商代表机构来试探中国市场情况，是十分必要的。

一般的外国企业常驻代表机构只能在中国境内从事非直接经营活动，代表外国企业进行外国企业的业务范围内的联络、产品推广、市场调研、技术交流等业务活动。但是，如果中国和该外国企业所在国政府签订有双边条约，该双边条约明确规定外国企业常驻代表机构可以在华从事直接经营活动的，则应当按照这些规定办理。

代表处的设立流程

外商代表处的名称：总公司名称+上海代表处

外商代表处经营范围：从事本公司********（总公司经营范围）的联络业务。

外商代表处设立流程：提供材料→查名→办理登记证→刻章→办理组织机构代码证→办理税务登记证→办理统计证。

外商代表处设立所需材料

客户准备的材料

（一)申请书（此书由代理机构根据代表机构所提供材料内容代写,并由该董事或总经理签名)由该企业董事长或总经理签署的申请书内容如下:1)常驻代表机构的名称2)首席代表机构人员名单3)企业简况,设立常驻代表机构的目的.业务范围4)办公地址5)驻在期限

（二）任命书（此书由代理机构根据代表机构所提供材料内容代写,并由该董事或执行董事签名)任命书内容如下：由该企业董事长或总经理签署的委任常驻代表机构首席代表和代表的授权书，首席代表和代表的简历及身份证件（复印件）如董事长任首席代表或代表，其授权书必须由该企业董事会两名以上董事签署，不设董事会的企业由执行董事签署有关文件

（三）首席代表简历历

（四）首席代表护照或身份证复印件（复印件上签名）

（五）由该企业所在国的有关当局出具的开业合法证书（需经当地公证机关公证及中国驻当地大使馆认证）

（六）由同该企业有往来的银行出具的资信证明书注明信用评价及有效期

（七）房产证复印件、涉外办公楼驻在证明、指定办公场所批复、租赁合同、租赁合同的房地产登记证明备案

（八）首席代表和代表各需4张2寸照片

（九）（总）公司介绍

备注：

1、以上文件如为外文需经有资质的翻译公司翻译（此项我公司可代为办理）。

2、如首席代表为中国公民需提供劳动合同。

3、我公司准备有投资人签字的材料：申请书、委托书。

外商代表处设立时间：

查名——3个工作日

统计证——1个工作日

登记证办理——7个工作日

税务登记证——15个工作日

组织代码办理——3个工作日（加急一个工作日）

代表处有关税收政策

代表处纳税收入的确定

1.自营贸易免税

常驻代表机构仅为其总机构从事自营贸易进行联络洽谈，搜集商情资料等准备性、辅助性活动，由总机构与中国境内企业直接签定商品贸易合同，并且能够提供总机构与中国境内制造厂家签定的购买商品合同以及总机构将商品销售给中国境内企业的发货票的，经当地税务机关批准，其取得的商品进销差价收入及其他收入可免予征税。

2.总机构与代表处共同从事一项代理业务，应纳税所得的确定

常驻代表机构能够提供有关资料、凭证，证明其在一项代理业务中，有一部分业务是由其总机构在中国境外进行的，经当地税务机关批准，可暂按其收入的50%核定在中国应申报纳税的金额。

3.广告代理业务的特殊规定

从事广告代理的常驻代表机构从事代理业务，如果合同、协议中没有明确规定服务费金额，纳税人又不能提供准确的证明文件证明其实际取得的数额，可暂按合同、协议的成交额的15%作为该代表机构应取得的收入额。

应列入代表机构经费的各项费用

1.在中国境内、外支付给工作人员的

（1）工资、薪金、津贴、福利费

（2）物品采购费

（3）通讯费

（4）差旅费

（5）房租

（6）设备租赁费

（7）交通费

（8）交际费

注：属于在中国境外的经费支出部分，应提供总机构和注册会计师的签字证明文件。

2.驻华机构为总机构垫付的如下费用：

（1）为总机构从中国境内购买样品所支付的样品费和运输费；

（2）国外样品运往中国发生的在中国境内的仓储费用、报关费用；

（3）总机构来华人员访问聘请的翻译费用；

（4）总机构为中国某个项目投标，而由代表处支付的购买标书的费用；

（5）总机构代表团来华进行以商务洽谈或签定合同为目的的访问，

由代表机构代垫的各项费用。

3.代表机构的存款利息收入不得冲减经费支出额。

准予扣除的各项费用支出

1.外国企业常驻代表机构在中国境内从事居间介绍等业务所取得的回扣收入，如果合同中载明该项收入是由常驻代表机构与中国国内企业分别收取的，并且能够提供有关单据、凭证，其支付给中国国内企业的回扣收入，可准其在计算交纳所得税前列支。

2.常驻代表机构为总机构代垫的下列费用：

（1）总机构邀请访问，由常驻代表机构垫付的有关人员费用；

（2）总机构组织的代表团访华，有常驻代表机构垫付的该代表团人员在华食、宿费用、交通费以及交际应酬费用。但不包括为来华从事商务洽谈或签定合同等代表团所垫付的上述费用；

（3）总机构在华举办大型展览，有代表机构垫付的有关布展费用、样品的关税、境内运输费用及其他有关费用；

（4）总机构组织在华召开与商务洽谈或签定贸易合同无关的研讨会，由代表机构垫付的有关会议场地的租金；

（5）总机构为对华销售某些特殊商品，按我国有关法律规定，需进行注册登记，而由代表机构代制造商垫付的登记费用及驻华代表机构为其总机构以外的其他公司垫付的广告宣传费，如能提供制造商等偿还垫付费用的证明文件，可不作为代表机构的费用；

（6）总机构与中国有关部门签定合同，因违约而发生的由代表机构垫付的贸易赔款；

（7）总机构为在华提供劳务服务而运进我国境内的工具等，由其驻华机构垫付的在海关交付的押金和保证金。

3.代表机构各项税收的滞纳金、罚款，可不列入经费支出。

代表处变更经营范围程序

1．变更范围所需材料

1)《外国（地区)企业常驻代表机构变更登记申请书》；

2) 关于业务范围变更的申请书；

3) 登记证、IC 卡

2．由于代表处业务范围变更后，代表处全部证件都需要变更，因此，我公司在代办外国企业名称变更时，将办理以下事务：

1)代表处登记证变更

2)代表处代表证变更

3)代表处电子营业执照变更

4)代表处组织机构代码变更

5)代表处公章变更

6)代表处外汇登记证变更

7)代表处税务登记证变更

代表处的注销程序

1、首席代表签署的《外国（地区）企业常驻代表机构注销申请书》；

2、外国（地区）企业董事长、总经理或其他有权签字人签署的注销申请报告；

3、税务机关、海关出具的完税证明、银行账户注销证明；

4、债务和其他有关事宜清理完结的证明文件；

5、登记证；

6、公章、代表证；

7、外国（地区）企业委托代理机构办理的委托书、代理机构营业执照

注：

①属于未取消审批的行业的，申请人应当持审批机关的批准文件或证件向工商局申请登记。

②相关文件如用外文书写，须提交由翻译公司或代理公司翻译的中文翻译件。

③相关文件如由授权代表签字的应提交授权书。

④上述文件如未注明为复印件的，均须提交原件。

子公司、分公司、代表处及办事处之间的区别

分公司可以从事经营活动，而办事处一般只能从事总公司营业范围内的业务联络活动。办事处、代表处是不能申请领取营业执照的，是不具有经营资格的，不能以自己的名义签订商业贸易合同进行营利性的贸易、投资活动，否则其签订的营利性协议是无效的。其职责仅仅是联络、了解分析市场行情、参与商务谈判。分公司、办事处税收待遇不同，主要体现在企业所得税和流转税上。

从企业所得税看，办事处由于不能从事经营活动，没有业务收入，不存在利润，也就没有应纳税所得额，无需缴纳企业所得税；对于分公司而言，企业所得税可以在分公司所在地税务机关缴纳，也可以汇总后由总公司集中缴纳。对于由总公司汇总缴纳的，由总公司所在地国税局开具企业所得税已在总机构汇总缴纳的证明，分公司凭此证明到所在地国税局办理相关手续。一般来说，汇总纳税优于独立纳税，因为总公司和分公司的盈、亏可以相互弥补。

从增值税上看，办事处由于不从事经营活动，所以在当地无需缴纳增值税；而分公司的经营活动必须在当地缴纳增值税。

一、子公司

子公司是指被母公司有效控制的下属公司或者是母公司直接或间接控制的一系列公司中的一家公司；所谓分公司是一指作为公司的分支机构而存在，在国家税收中，它往往与常设机构是同义词。当一个企业要进行跨地区经营时，常见的做法就是在其它地区设立下属机构，即开办子公司或分公司，从法律上讲，子公司属于独立法人，而分公司则不属于独立法人，它们之间的不同在于：一是设立手续不同，在外地创办独立核算子公司，需要办理许多手续，设立程序复杂，开办费用也较大，而设立分公司的程序比较简单，费用开支比较少；二是核算和纳税形式不同，子公司是独立核算并独立申报纳税，当地税务机关比较喜欢，而分公司不是独立法人，由总公司进行核算盈亏和统一纳税，如有盈亏，分公司和总公司可以相互抵扣后才交纳所得税。三是税收优惠不同，子公司承担全面纳税义务，分公司只承担有限纳税义务。子公司是独立法人可以享受免税期限、优惠政策等在内的各种优惠政策；而分公司作为非独立法人，则不能享受这些优惠政策。如我国对外商投资企业实行的“两免三减半”、“税收优惠税率”等优惠政策，则只能适用于独立法人企业。由于法律上认为子公司和母公司不是同一法律实体，因而子公司的亏损不能并入总公司帐上；而分公司和总公司是同一法律实体，其在经营中发生的亏损可以和总公司相抵。因此，当企业扩大生产经营需要到国外或外地设立分支机构时，可以在进入地的初期，针对当地情况不熟、生产经营处于起步阶段、发生亏损的可能性较大的情况，考虑设立分公司，从而使外地发生的亏损在总公司冲减，以减轻总公司的负担。而当生产经营走向正轨，产品打开销路，可以盈利时，应考虑设立子公司，可以在盈利时保证能享受当地税收优惠的政策。

二、分公司

分公司指客户已经在中国大陆地区设立了有限责任公司，在上海欲设立分支机构。分公司有2种形态：独立核算的和非独立核算的。（虽然说起来有2种不同的形态，但对客户而言，实际拿到的营业执照和税务登记证等都是一样的。只是在申请税务的过程中，填写的表格内容不一样而已。）

独立核算的分公司，财务是可以独立核算的，和母公司相对独立。

非独立核算的分公司，财务是不独立核算的，所有的收益和成本都计入母公司帐目。

客户可以自由选择独立还是不独立核算，无需注册资金。

三、代表处

“XXXXX代表处”只有在一种地方会出现这样的称谓，那就是外商在大陆直接投资设立的代表处，比如“美国阿而赛热能上海代表处”。内资公司是不能设立代表处的——至少从工商的角度而言，不可以设立。

四、办事处

办事处一般可不单独核算，可不单独进行税务登记，其业务类似于民法规定的行纪，只联系业务，一般不单独与客户形成直接的购销关系；而分公司则不然，分公司一般应单独进行工商登记，单独进行税务登记，单独计缴流转税，除所得税由总公司汇总计缴以外，其他的业务可以按总公司的业务处理（当然，部分业务须总公司授权如对外担保等），类似于子公司，除所得税以及所有者权益核算（分公司收到总公司启动资金应作上级拨入资金，总公司作拨付所属资金，并可设置内部往来科目核算与总公司往来，报表可单独报送税局，总公司应编制汇总报表对外报送，而子公司与母公司则应编报合并会计报表）。

办事处，是一种老的说法。在2005年之前有这样的称呼。从2006年新公司法实施以后，工商局取消了这样的说法。比如：客户的母公司在北京，到上海来找个办公室只是从事联络业务和市场拓展，那是不用去工商局办理任何手续的。您可以直接在外面挂牌“北京xxx公司上海办事处”。如果您打电话给工商局，他们也不会有任何的执照可以颁发给你。——这一点，我们已经在实际中得到多个区的工商局的证实。