什么是事务改善

事务改善是指间接部门的改善活动，包括生产管理、销售管理、行政后勤管理以及其他间接管理业务的改善活动，目的主要是消除各类管理损耗、减少间接人员、改进管理系统、提高办事或事务效率，更好地为生产活动服务。

事务改善的原则

1．效率化

无效率和办事拖拉是事务工作的常见问题，尤其是办公室工作人员的老爷作风较为普遍，动手能力较弱。再加上长期以来企业重点放在改善生产的效率上，将事务工作放在了一边，对事务工作影响生产效率的因素不够重视。因而形成事务作业流程普遍较长较繁杂，往往是将简单的作业复杂化。所以我们在改善事务作业时须向简化作业流程和提高作业效率方面入手。

2．少量化

尽量将事务工作的手续简化，可以将一部分相同性质的工作进行合并，也可以将部分作用不大的工作干脆删除等方法，使不产生效益的事务工作项目减少。比如有一家企业员工在打完工卡进入车间前还必须在门口的保安处签名。这种看上去毫无意义的重复工作的发生，就是因为在企业没有实行工卡考勤前要员工签名来作考勤，而在企业实行工卡考勤后保安部门的做法却没有立即改进造成员工在进入车间前排队签名这种无意义的浪费存在。

3．规范化

各种企业管理标准、软件大多都是为生产管理的规范而设计的，当生产作业进行高度的规范化后企业仍存在影响生产效率的因素，那就是事务工作的间接原因造成的。所以在对生产工序进行规范化的同时，企业要想全面提高生产效率就必须对事务工作实行和生产工作一样的规范化才行。具体的方法包括流程制度化、动作标准化、浪费明显化等。

事务改善的形式

事务愈来愈繁杂，则有必要推行合理化的事务改善。事务改善有两种形式：一种是事务改善，一种是事务革新。

1．事务改善

所谓事务改善是指对现行的事务制度及事务手续进行研究改善，以提高事务作业的效率。这种提高事务作业效率方法又可分为下列两种：

(1)事务作业效率个别性的提高。对于个别性的事务作业适当地加以改善，设法花最小的事务费用而获取最高效率的事务作业。例如应用电子计算机代替人工，或推行事务人员职能分析。

(2)事务作业效率综合性的提高。个别事务作业常常难以分开，经营管理者应以综合性的眼光来衡量事务作业的全系统，并没法加以改善，使事务作业的处理既迅速又经济。例如统一支付制度的实施或事务流程及工作分配的推行。

2．事务革新

事务革新是一种以管理目的为出发点的事务改善、其同的在于革除一些与管理日的不相符合的事务，创立一些合乎管珲目的的事务，使新设立的事务制度最经济最有效。

事务改善的要领

1．一次写成的制度

在一般事务处理中，各部门分别填制形式不同而内容相似的同一事务系统，因而增加许多抄录的麻烦与错误。因此我们可以利用一次写成的制度，将该事务系统所需要的各种传票仔细分析归并，把所需要传票的份数一次填制，如此可节省抄录的麻烦与错误。我们可用复写的方式或复印的方式，将所需要的传票一次印制。

任何一种制度有利必有弊，一次写成的制度亦是如此。一次写成的制度优点很多，列举如下：

(1)一次写成制度的优点

①节省填写时间；

②增加事务处理的效率；

③减少转记或抄录的错误与麻烦；

④信息传递迅速。

(2)一次写成制度的缺点

①复印过多，成本提高；

②传票装订成册代替账簿之用而缺乏一览性的功能；

③增加传票的保管或寻找的麻烦。

2．督促制度

督促制度是指所应该处理的事务督促者到要处理的时日会自动地加以催促的一种方式。它可以弥补记忆力的不足或备忘录的不敷应用。

我们可订制一个督促箱(如图表1)，各种文件或事项(表格)按必须处理的日期放进督促箱内，每日上班我们可以从督促箱内取出今日所必须完成的文件或事项(表格)并加以处理。

3．查检表的应用

查核表亦可用作事务改善的工具，其一般的内容如下：

(1)日常事务工作有无可取消之处?

(2)日常事务工作有无可合并之处?

(3)部门之间有无重复工作机能发生?

(4)传票或表格有无改善的余地?

(5)传票或表格是否传递过多部门?无关紧要的部门是否可取消?

(6)类似的表格是否可一次书写完成?

(7)是否可利用督促箱帮助事务工作的进行?

(8)事务处理手续可否固定化?

(8)文件表格的副本或抄本是否要求过多?

(10)签章是否过多?转记是否错误过多?

事务改善的步骤

在获得具体的事务改善方案之前，事务改善小组能具备愈多的知识、技术、方法，对事务改善愈有利。若事务改善小组知识技能不足，则“事务改善”立意虽好，却无法获得良好的效果，而徒然浪费公司资源，故不可不慎。优良的事务改善小组本身必须具备事务管理理论与经验，调查分析的技术，原有掌务作业的技术、思考方法与洞察能力，有了这些能力后，只要好好地依照事务改善的步骤去推行，就能够达成合理化的事务改善。

合理化的事务改善应经历哪些步骤呢?图表2指出合胛化的事务改善包括事：务分析、改善方案的实施与实施后的评价。事务分析包括把握现状与发掘问题，改善方案的实施包括改善方案的拟订与实施，实施后的评价在于了解事务改善的成果。

1．把握现状

在合理化的事务改善里．把握现状包括两个项目：一为现状观察，一为拟定计划划。一方面从现状观察中了解目前的事务作业情形，另一方面拟订调差计划以进一步发掘原有事务作业中存在的问题。

没有事务作业经验的人或对事务作业现状没经过仔细观察的人，缺乏事务作业的知识。他们往往凭脑子里的想象去推行事务改善，结果却阻碍了事务作业的进行。敝不管要在哪一部门推行事务改善，必先对该部门原有事务作业现状充分予以了解。了解事务作业的现状后才能从中发掘出问题点。此外，我们亦可从调查事务作业中了解事务作业现状，进而从中发掘问题。在调查事务作业现状之前应拟订调查计划，例如决定所要搜集的资料、资料搜集的对象以及数据搜集的方法。

2．发掘问题

现状调查的目的在于了解目前事务处理的情形。把调查所得到的数据与事务管理理论相互比较，就可以发掘目前事务作业不合理的问题点，作为迈向合理化的事务改善之用。至于事务作业现状调查的技术很多，一般常被采用的有下列几种：

(1)通盘调查法；

(2)事务流程分析法；

(3)职务分担分析法；

(4)事务作业研究法。

3．改善方案的拟订

改善方案的拟订包括改善方案的制作与改善方案的修正。前者只是寻找最佳的可行改善方案；后者是根据后来事务作业的演变而对“最佳可行方案”加以修正。

把目前事务作业的问题点找出来并加以检讨之后，从中制作可行的改善方案。从可行的方案当中再挑选出最有利的改善方案，然后付诸实施。改善方案可大可小，小的改善方案如表格的改善。大的改善方案如整个事务管理制度的改良。

最佳改善方案在付诸实施时，有时因事务作业的演变或其他需要，“最佳改善方案”已非尽善尽美，这时制作好了的“最佳改善方案”必须加以修正，使改善方案更趋完美。

4．改善方案的实施

拟订改善方案的目的在于改善方案的实施。改善方案的实施能否成功要看实施前的准备是否允分。对于改善方案实施前的准备，我们应考虑下列事项：

(1)事务改善的时机或气氛是否已经成熟。在实施改善方案之前，事务改善小组应该扼要地分析改善方案的益处以获取最高决策当局的核准与有力的支持，然后设法让实际推行单位及有关单位理解。改善方案的实施由事务改善小组负责去推动，但最主要的还是实际推行单位的配合。故如何使推行单位同心协力乃为事务改善方案能否成功的关键所在。

(2)人员准备是否充足。事务改善方案由事务改善小组负责去推动。优良的事务改善小组必须具备事务管理理论与经验、渊查分析的技术、原有事务作业的技巧、思考方法与洞察能力。事务改善小组应该设法对那些事务推行单位的人员进行教育训练，使他们在心理上或事务改善技巧上都有所准备。

(3)表格或账票的准备是否充分。在推行事务改善方案时，哪些新表格或账票要加以采用，咧5些旧表格或账票要继续沿用，哪些旧表格或账票要废弃不用，这些都应事先准备妥善。

(4)事务机器的准备与操作人员的养成。事务机器到底是要购买还是要租借呢?这要从经济观点去做决定。事务机器准备妥善后，要培训操作人员如何去使用事务机器。

改善方案实施前的准备已经完成之后。应该设有3～6个月的试行期间，因为通常在更换制度期间会发现意想不到、不妥当的地方。若有发现则应立即将不妥当的地方修正过来。在试行期间事务改善小组要设法加强事务人员的信心。对制度变更或事务作业方式的改变，事务人员多多少少会感到不习惯或操作不熟练，但这只是短暂的，试行期间一过，一切均会改观。此外，在试行期间内表格与账票的形式或复写的张数都可能随时变更，因此表格或账票的印制只要能满足试行期间的用量就好了。

完成改善方案实施前的准备，经过3～6个月的试行阶段，并且已将不妥当的地方修正过来之后，则下一步应该根据修正后的改善方案，逐步实施事务改善了。

5．实施后的评价

事务改善的新方案必有许多优点，但是在新方案实施之后，这些优点是否能够全部表现出来呢?我们应将新方案实施之前后情形互相加以比较。其情形如下：

(1)新方案实施之后能否节省事务作业时间?能节省多少?

(2)新方案实施之后能否提高事务作业效率?能提高多少?

(3)新方案实施之后能否降低事务作业成本?能降低多少?

时代在进步，环境在变化，今日认为满意的事务管理，明日可能已显得十分落伍。新方案的实施效果虽佳，但过了一段时期谁能担保该新方案的效果不会降低呢?这时应该设法提出其他的改善方案，继续从事事务改善。