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流程优化

什么是流程优化

流程优化是一项策略,通过不断发展、完善、优化业务流程保持企业的竞争优势。在流程的设计和实施过程中,要对流程进行不断的改进,以期取得最佳的效果。对现有工作流程的梳理、完善和改进的过程,称为流程的优化。流程优化不仅仅指做正确的事,还包括如何正确地做这些事。

流程即一系列共同给客户创造价值的相互关联活动的过程,在传统以职能为中心的管理模式下,流程隐蔽在臃肿的组织结构背后,流程运作复杂、效率低下、顾客抱怨等问题层出不穷。整个组织形成了所谓的“圆桶效应”。为了解决企业面对新的环境、在传统以职能为中心的管理模式下产生的问题,必须对业务流程进行重整,从质上反思业务流程,彻底重新设计业务流程,以便在当今衡量绩效的关键(如质量、成、速度、服务)上取得突破性的改变。

对流程的优化,不论是对流程整体的优化还是对其中部分的改进,如减少环节、改变时序,都是以提高工作质量、提高工作效率、降低成、降低劳动强度、节约能耗、保证安全生产、减少污染等为目的。

流程优化的过程

流程优化要围绕优化对象要达到的目标进行;

在现有的基础上,提出改进后的实施方案,并对其作出评价;

针对评价中发现的问题,再次进行改进,直至满意后开始试行,正式实施。

流程优化的途径

流程优化的主要途径是设备更新、材料替代、环节简化和时序调整。大部分流程可以通过流程改造的方法完成优化过程。对于某些效率低下的流程,也可以完全推翻原有流程,运用重新设计的方法获得流程的优化。

(一)流程改造

在难以采用设备更新和材料替代优化流程时,往往采取以下措施:

1.取消所有不必要的工作环节和内容

有必要取消的工作,自然不必再花时间研究如何改进。某个处理、某道手续,首先要研究是否可以取消,这是改善工作程序、提高工作效率的最高原则。

2.合并必要的工作

如工作环节不能取消,可进而研究能否合并。为了做好一项工作,自然要有分工和合作。分工的目的,或是由于专业需要,为了提高工作效率;或是因工作量超过某些人员所能承受的负担。如果不是这样,就需要合并。有时为了提高效率、简化工作甚至不必过多地考虑专业分工,而且特别需要考虑保持满负荷工作。

3.程序的合理重排

取消和合并以后,还要将所有程序按照合理的逻重排顺序,或者在改变其他要素顺序后,重新安排工作顺序和步骤

在这一过程中还可进一步发现可以取消和合并的内容,使作业更有条理,工作效率更高。

4.简化所必需的工作环节

对程序的改进,除去可取消和合并之外,余下的还可进行必要的简化,这种简化是对工作内容和处理环节身的简化。

(二)重新设计新流程

如果决定采用重新设计的方法优化流程,可按以下步骤进行:

1.首先要充分理解现有流程,以避免新设计中出现类似的问题。

2.集思广益,奇思妙想,提出新思路。

3 .思路转变成流程设计。对新提出来的流程思路的细节进行探讨。不以现有流程设计为基础,坚持“全新设计”的立场,反复迭代,多次检讨,深入到一定细节的考虑,瞄准目标设计出新的流程。

4 .新流程设计出来之后,应该通过模拟它在现实中的运行对设计进行检验。流程图是一个描述新流程的理想手,检验前应画出流程图。

流程优化的条件

(一)外部条件

从外部条件的需要看,要建立在设备的完善或工艺水平的提高的基础上。

(二)内部条件

从内部条件的需要看,要建立在对流程内在机理进一步研究的基础上。

流程优化的内容

流程设计涉及到工期优化、工艺优化、成本优化、技术优化、质量优化等优化指标。进行流程优化时,应根据需要,针对某一个或多个指标进行优化。

(一)工期优化

(二)工艺优化

法兰是以钢材为材料制造的用于管道等的连接器件。从制造工艺看,有切削法和少切削法两种加工方法:

1.切削法

2 .少切削法

(三)成本优化

(四)技术优化

(五)质量优化

流程优化的方法

1.标杆瞄准法

标杆瞄准法/基准化分析法(benchmarking,BMK),又称竞标赶超、战略竞标,是将企业各项活动与从事该项活动最佳者进行比较,从而提出行动方法,以弥补自身的不足。

2.DMAIC模型

DMAIC模型是实施6sigma的一套操作方法。

DMAIC是6sigma管理中最重要、最经典的管理模型,主要侧重在已有流程的质量改善方面。所有6σ管理涉及到的专业统计工具与方法,都贯穿在每一个6sigma质量改进项目的环节中。

3.ESIA分析法

所有企业的最终目的都应该是为了提升顾客在价值链上的价值分配。重新设计新的流程以替代原有流程的根目的,就是为了以一种新的结构方式为顾客提供这种价值的增加,及其价值增加的程度。反映到具体的流程设计上,就是尽一切可能减少流程中非增值活动调整流程中的核心增值活动。其基原则就是ESIA。

4.ECRS分析法

ECRS分析法,即取消(eliminate)、合并(combine)、重排(rearrange)、简化(simplify)。

5.SDCA循环

SDCA循环就是标准化维持,即“标准、执行、检查、总结(调整)”模式,包括所有和改进过程相关的流程的更新(标准化),并使其平衡运行,然后检查过程,以确保其精确性,最后作出合理分析和调整使得过程能够满足愿望和要求。

企业在流程方面存在的核心问题

管理流程和业务流程混为一谈;

核心业务流程不清晰,核心业务流程受到职能的不合理制约,导致流程不顺畅;

核心业务流程不是以客户、市场为关注焦点,不利于提高企业市场竞争力;

核心业务流程不顺畅,导致研发、生产和营销不匹配,整体效率低下;

流程人为分割,各自为政,造成浪费现象严重;

工作流不畅,工作方法经验化,协调多;

采购业务环节控制不力,导致采购成高、质量下降;

物流配送流程不合理,导致供货周期长,客户不满意;

对管理信息系统缺乏统一规划,领导重视程度不够;

企业信息化管理平台建设失败。

流程问题的解决思路

帮助企业对业务流程、战略、组织职能,信息化水平综合诊断分析;

理清管理流程和业务流程;

对企业原有核心业务与管理流程进行梳理和评价;

为企业提供业务、管理流程优化培训;

进行业务流程重组、设计与优化,建立以市场、客户为导向的工作流程;

疏通企业信息流、工作流,满足业务需要;

帮助企业建立信息化管理平台,提高快速反应能力;

协助企业软件选型,配合软件厂商实施信息化管理。

围绕流程制定管理制度和作业规程。

流程优化后给企业带来的收益

建立一个以客户、市场为导向的业务,管理流程体系;

核心业务、管理流程清晰、简洁,工作效率提高;

工作方法优化,提高了工作质量与效率;

流程顺畅,无效劳动减少,成降低;

工作流、信息流顺畅,运营成易于控制;

减少不必要的流程环节,提升效率;

基础管理规范,信息化管理实施成功;

业务流程的关键控制点加强,对工作的结果更加可控,目标更易达成。

流程优化的实施内容

总体规划:首先要得到管理层的支持与委托,设定基方向。要明确企业战略目标、内部需求和IT建设,确定流程优化目标和范围、项目组成员、项目预算和计划。

优化项目启动:召开项目启动大会,进行全员动员,宣传造势,并进行内部流程优化理念培训。

流程描述及诊断分析:通过企业内外部环境分析及客户满意度调查,了解流程现状,描述与分析现有流程,通过问题归集,得出诊断报告。

流程优化设计:建立目标,确认关键流程,明确改进方向及流程优化设计,配套辅助信息初步形成,确定优化方案。

配套方案设计:配套辅助信息的收集与整理,职能方案调整,配套方案设计。

实施:制订详细的优化工作计划,组织实施,并完善配套方案。

项目评测:项目效果评估,总结成功得失经验,指导完善流程管理。

持续改进:观察流程运作状态,与预定优化目标比较分析,对不足之处进行修正改善,并使流程优化成为一种持续行为。

总之,企业在实行流程优化过程中,必须研究整个业务流程中输入、处理、输出三个环节的内容、形式和方法。此外,流程优化体系中的评价体系不但要有定性的评价内容,还要有各种用于定量分析的相关经济指标、管理过程评测指标及其指标值。只有这样,才能使流程优化落到实处,才能实现流程优化的预期目标,从根上提高企业的管理水平和竞争力。

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