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企业流程图

企业流程图概述

企业流程图(Business Process Diagram, BPD)

要再造流程,就不仅要给企业的流程进行命名,还要把各流程的活动关系表示出来,以及不同的流程之间的关系表示出来。这种表示可以通过文字表述,但企业流程的形式化表达只是在一般意义上对流程的一种抽象的描述,为了更好地认识流程、分析流程以及对流程进行重新设计,必须有比较直观的图形表示,这就是企业流程图。

通过企业流程图,我们也可以清楚地看出活动之间的关系如何,企业流程与流程之间又存在着什么样的关系。这样,在进行再造时,我们就能很方便地识别再造的关键所在,以及其他流程对将被再造的流程有何影响。流程图使得大家在讨流程时,有了共同的语言。

企业流程图的类型

企业是以流程为基础来进行运作的,企业中存在着形形色色的、难以计数的、大大小小的流程。企业的流程图一方面反映每一流程中各活动之间的关系,另一方面用来反映各流程之间的关系。因此,企业的流程图就其整体来说可分两大类:单体流程图与综合流程图。

一、企业的单体流程图

企业的单体流程图主要是反映单个流程中各活动的组成及活动之间的逻辑关系。企业中大量的流程图都是单体流程图。根据研究需要的不同,常用三种类型的流程图来表示单个流程。

1、流程的工艺视图

企业流程的工艺视图是按时间的先后顺序或依次安排的活动步骤,用标准化的图形形式表达的流程模型。这种图形表达之所以称为工艺视图,是因为它和制造工艺有类似之处。在ISO9000系列中,要求企业的运营流程和管理流程就用这种方式来表达,这种模型在企业中也称为“业务流程图”或“管理流程图”或“作业流程图”。企业流程的工艺视图的形式可以是框图形式,也可以是表格形式。

一般来说,从业务流程图上可以体现:

a.明确的活动;

b.各个活动所涉及的部门或岗位;

c.明确的工艺步骤和时间顺序;

d.各活动之间的主要信息联系。

流程的工艺视图的特点是:比较形象、直观,易于理解。

2、流程的系统视图

企业流程的系统视图是利用系统论的思想、方法和术语来分析和表达企业的流程。企业流程是一个复杂的人造系统,是一个多元的复杂的集合。用系统的观点来看待企业,往往关注的是企业流程的活动、活动之间的结构和流程的状态变化等。因此,在这种视图中,有两种建模方法:流程结构建模法和流程状态建模法。

(1)流程结构建模。流程的结构模型反映流程中活动与活动之间的相互作用的邻接关系。结构模型是利用系统分析方法研究企业流程的基础。流程的结构模型也可以用流程结构矩阵来表示。

(2)流程状态建模。流程结构建模是从企业流程整体来考虑活动之间的邻接关系,反映了流程的静态特性。当某个活动被执行以后,流程就由一个状态转化为另一个状态。流程状态模型就反映了企业流程中这种活动的状态变化,反映了流程的动态特性。常见的流程状态建模方法有:PERT、GRAI和Pertri等。

PERT,即Program Evaluation Review Technique,称之为“计划评审技术”,是1958年在安排和控制北极星导弹过程中,由美国海军特别项目办公室倡导发展起来的一种管理手段。它的基本原理是:用网络来表示生产和工作的进度,计算各项活动(也称作业或工序)的有关时间参数,使管理者对全局有一个比较完整清晰的了解,并通过网络分析制定日程计划,以求得完工期、资源和成本的优化方案。在PERT中,用一条有向边表示一项活动,有向边的权数即为此活动要消耗的时间和资源,节点表示事件,即有向边的始点和终点分别表示活动的开始和结束,活动的开始和结束均表示了流程的状态。

每项活动所需要的时间用三点估计法来估测,即由非常熟悉该活动的人员估计三个值;最乐观时间、最可能时间、最悲观时间。需要这三个时间估算值作为活动的不确定的度量标准,并代表人们对非标准的开发性方案中大部分活动的全部认识。根据这三个时间值可以期望时间值(TE)、方差(σ2)和标准差(σ)。需要用最大的期望时间值来完成的活动和事件的序列叫关键路线。关键路线的识别将有利于管理人员对整个流程的控制和优化。

PERT网络除了用于基于时间的关键路线分析外,扩展的计划评审技术还用于时间费用、时间-人力的权衡和优化。PERT网主要用于生产和工艺流程。

3、企业流程的信息视图

信息是企业流程处理的一个主要对象,企业流程的信息视图着重刻画了企业流程中信息流程的变化过程。信息视图的主要建模方法有:结构化方法和面向对象法。这两种方法的专业性都是很强的。

二、企业的综合流程图

我们说企业的流程图可以与企业组织图相对照、相媲美,这并不意味着企业的单体流程图就具有这种功能。企业的单体流程图展示的只是流程中各活动与活动之间的关系,仅反映了从事这些活动的个体与个体之间的某种关系,它无法让人对企业的全部流程有一种整体的把握。而企业的组织图却反映了企业的群体与群体之间的关系。在企业的组织图中,企业的员工个体与个体之间的关系并没有体现,也不需要体现。企业的组织图以简洁明了的形式,展示出企业组织的整体构架,让人一看就知道该企业是如何构建的。实际上,能与企业组织图相对照的是企业的综合流程图。

企业的综合流程图反映的是企业众多的流程中,流程与流程之间的关系。它不是以活动为基本单位,相反,它以一个个活动的集合–流程作为基本单位。它反映了构成一个个流程的群体与群体之间的关系,而不是企业的个体与个体之间的关系。

企业综合流程图具有以下几个特点:

1、简洁明了性。通过一张简单的企业综合流程图,就能一目了然地勾画出一个复杂的公司的运作程序:其中的战略制定流程为企业制定出发展战略;产品开发流程则创造出整体的产品设计;顾客特定设计与辅助流程满足了顾客特殊的设计要求;生产能力发展流程创建了工厂;顾客沟通流程解答了顾客的问题与要求;而订单落实流程则把顾客所需要的产品送到顾客手中。

2、顾客特性。在这张企业的综合流程图中会出现单体流程图和企业的组织图上都未曾出现过的对象:顾客。虽然,我们很清楚流程的对象是顾客,流程是毓活动的集合,从而创造出对顾客有价值的结果,但从企业的单体流程图中,我们很少能看得出流程服务的真正对象–特定的顾客。企业的组织图提示的是企业中部门与部门之间的关系,根本就没想到要把外部的顾客体现出来,因此,组织图上就更见不到“顾客”的身影。而在综合流程图上,顾客却占据重要位置。它体现了企业的本质;企业是通过流程的运作来满足顾客的需要。因而,顾客不仅能出现在企业的流程图上,而且还处于中央位置。

另外,顾客在这种企业综合流程图中,不仅是企业流程运作的最终接受者,而且是企业运作流程中的一部分。这里,不是个体组成的群体概念,而是与概念的形成、产品开发以及制造这三个关键流程互动的要素。

3、非顾客特性。在综合流程图上,还有一个概念–“市场”,它实际上是公司全部潜在顾客的通称,这对公司目前来说还只是“非顾客”的概念。这种“非顾客”为企业战略的制定流程提供了非常重要的“输入”。这种“非顾客”特性更显示出了综合流程图的不同一般之处。它使企业的决策者能一览无遗地看出:公司真正的服务对象是谁,谁是它的目前服务对象,谁又是它的未来服务对象。这为企业制定正确的战略决策提供了清晰的方向。

4、层次特性。流程有一个重要的特性是其层次性,也就是说,组成复杂流程的一个或多个活动本身就是一个流程,结果,使得流程中往往还包含着一个或多个流程。同样,在企业综合流程图中,尤其是高阶层流程图中,各个流程可能就是由多个流程组成的复合体。其中的很多流程,如战略制定流程、生产能力发展流程等都可以派生出多个子流程。企业综合流程图正是通过这种高度综合,利用其层次特性,使各流程安排得错落有致,层次分明,从而使得综合流程图简洁明了。

企业综合流程图利用其层次特性,使得企业能够不必将企业事无巨细的流程全部展示在一张图上。在高阶层的综合流程图中,几乎每一个流程都可以分解出许多次阶层的流程,直到不能分解为止。总之,正是通过这些多阶层的企业综合流程图,清楚醒目地展示出任何一家企业究竟在做什么。

企业流程图的特性

在多年盛行的职能型企业中,企业的员工们都是分布在不同的职能部门中工作,各部门的员工对自己所从事的工作范围有着清楚的认识,部门与部门之间也有着清晰的边界,而部门与部门之间的关系则通过一张组织图就能直观的反映出来。组织图勾画出正式组织系统的权、责关系。它使企业组织中的任何人一看就知道自己所处的位置、向谁汇报、相互间的工作关系、沟通渠道和直线职权等。通过企业的组织图,管理人员可以很方便地协调各种活动。

组织图以简洁、明了、直观著称。同样,一个合适的流程图也必须有一定的特色。通过对大量企业的流程图的研究,我们发现一张好的流程图往往具有如下特性之一或多个:

1、表达完整性。

表达完整性指的是流程图要能充分地描述出企业流程的主体–流程的各组成活动及其相互关系。由流程的整体特性我们知道,流程是由若干个活动通过一定方式的结合而形成的,它有自己明确的起始活动与终止活动,及特定的接受对象。一个完整的流程才能产生特定的结果。通过完整的流程图,人们很容易就能看清流程的来龙去脉,流程所包含的活动组成,各活动之间以什么主式结合的,有的流程图中还可看出各活动是由什么部门的人参与的。流程的完整性要求流程图能显示出流程的基本特性。不会使人感到困惑。

2、简洁明了性。

流程是由活动组成的,而活动是一个相对概念,很多活动本身就是一个复杂的流程,流程中套着流程。因此,在绘制流程图时就存在着取舍问题,即视研究安全的需要而确定画到哪一层次,对研究无关的层次就不要画出。以免干扰视线,使流程图出现了不必要的复杂化。流程图的简洁明了性要求流程图一目了然,不拖泥带水。

3、可计算机化。

所谓可计算机化,指的是企业的有些流程图应该能够便于计算机来辅助建模,且能够让计算机模拟,这样在再造过程中,就可用计算机来优化流程,从而提高流程再设计的效率和效果。并不是企业中的所有流程都要求具备可计算机化特性。事实上,目前只有为数不多的很复杂的营运流程才动用计算机来模拟,这些流程图才需具备可计算机化特性。但随着现代信息技术的发展,会有越来越多的企业流程图可用计算机来模拟与优化。因此,可计算机化也应成为流程图的一个特性。

企业流程图的绘制方法

在进行再造流程时,我们如何绘制出企业的流程图呢?一般来说,企业的单体流程图相对比较简单,人们跟踪活动的转移,就能清楚地知道该流程是如何运作的,可一步步地记下各活动名称和活动之间的关系,把它们连接起来就成了特定的单体流程图。由于单体流程图的形式比较多,应根据需要选择合适的形式。这样就可以很快地完成单体流程图的绘制。

企业的综合流程图就复杂多了。首先要绘制其公司级的综合流程图,再根据需要绘制次级的综合流程图。在绘制公司级的综合流程图时,要理清企业中有哪些主要的单体流程,这些单体流程之间的关系如何,其层次性又如何,也就是说,通过高度的概括,使这些单体流程尽可能的包含进去,形成一些最高级主要流程,再理清这些主要流程之间的关系,从而可绘制出企业的高阶层综合流程图。

当然,说起来比较简单,真正做起来还是不容易的,尤其是不同的人对于次一级的单体流程是如何被浓缩成为高一级的单体流程的看法上常常会出现分歧,这样对什么是企业必须完成的主要工作就会有不同的意见,促使高层次综合流程图的绘制出现困难。因此,在综合流程图的绘制过程中,再造小组成员要超越组织的藩篱,不要仅站在自己所曾工作的部门立场来思考,而应站在公司的角度对企业的工作作通盘考虑。要走出办公室,深入企业的各流程中去亲身感受,并与流程的参与者们多多接触,使自己对流程不仅有理性认识,而且也有一定的感性认识。不管怎样,对综合流程图的绘制是要有一个心理准备。绘制出一张令人满意的综合流程图,虽然不需要几个月时间,但几个星期还是少不了的。

总之,绘制企业的综合流程图是企业再造流程的起始点,再造小组成员对此一定要有深切的认识,并给予高度的重视。若企业的综合流程图都不能正确绘制,再造流程也就会成为一句空话。

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